Einrichten Ihrer Events

Um die bestmögliche Erfahrung mit InEvent zu haben, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Einstellungen in Ihrem Event entsprechend Ihren Bedürfnissen korrekt vorgenommen wurden. Sie können dieser Anleitung folgen, um Ihnen den Einstieg in die Erstellung Ihres Events zu erleichtern!

Erstellen eines Events

Der erste Schritt besteht darin, ein Event zu erstellen. Wählen Sie dazu auf der Seite auf Firmenebene im Menü der linken Leiste Events aus, und klicken Sie dann auf + Neues Event.

Wählen Sie einen Namen für Ihr Event, und Sie können auch eine Vorlage dafür auswählen. Um mehr über Vorlagen zu erfahren, klicken Sie hier: Vorlagen

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.

Screenshot of how to create an event
Bevor Sie Inhalte oder Informationen zu Ihrem Event hinzufügen, ist es wichtig, die für Ihr Event verfügbaren Tools zu überprüfen und anzupassen.

Um diese zu überprüfen, gehen Sie zu Einstellungen > Tools.

Hier haben Sie einige vordefinierte Tools nach Ihrem Plan, und diese können deaktiviert werden, wenn Sie möchten. Einige Funktionen können jedoch unabhängig vom gewählten Plan aktiviert werden. Die meisten davon befinden sich auf den Tabs Kontrolle, Block und Extra.

Um mehr darüber zu erfahren, klicken Sie hier.

Wenn das erledigt ist, können Sie jetzt mit der Einrichtung Ihres Events beginnen!

  1. Details zum Event

Auf der Detailseite können Sie die grundlegenden Informationen zu Ihren Events konfigurieren, z. B. ein Coverbanner, End- und Startdatum, Datenschutz und Modus des Events usw.

Um alle hier behandelten Themen zu überprüfen, lesen Sie bitte den Artikel Event Details.
  1. Sponsoren, Sprecher, Inhalte

Wenn die Details eingerichtet sind, können Sie damit beginnen, die grundlegenden Informationen zu Ihrem Event hinzuzufügen. Es ist wichtig, dass dies einer der ersten Schritte ist, um sicherzustellen, dass alles in der Struktur des Events fertig ist, bevor die Teilnehmer Zugang dazu haben.

Dieser Schritt besteht aus 3 verschiedenen Elementen:

How to access speakers, sponsors and content
  • Event > Sponsoren: Fügen Sie Unternehmen hinzu, die Ihr Event finanzieren. Auf der Seite Sponsoren können Sie Kontaktinformationen festlegen, ihnen einen virtuellen Raum geben (wenn Ihr Event online ist) und Anzeigen für sie erstellen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Sponsoren.
  • Event > Sprecher: Geben Sie Informationen darüber ein, wer auf Ihrem Event spricht.
Lesen Sie den Artikel Sprecher, um zu erfahren, was erforderlich ist, um Sprecher zu Ihrem Event hinzuzufügen.
  • Event > Inhalt: Dieser Bereich des Events ist in 4 Teilbereiche unterteilt.

Bitte klicken Sie auf die jeweiligen Rubriken, um zu den entsprechenden FAQ zu gelangen:

  • Feed – Eine Möglichkeit, mit Teilnehmern mit Beiträgen zu interagieren oder Ihre Social-Media-Konten zu verknüpfen.
  • Dateien – Ort, an dem Sie Dateien hochladen können, die für Ihr Event relevant sind.
  • Fotogalerie – Bereich, um Fotos im Zusammenhang mit dem Event zu posten
  • Feedback – Ort zum Erstellen eines Feedback-Formulars für die Veranstaltung als Ganzes
  1. Aktivitäten

Auf Agenda > Aktivitäten können Sie Sitzungen zu Ihrem Event hinzufügen. Diese Sitzungen können sowohl online als auch nicht online sein. Online-Sitzungen können als Live-Stream, vorab aufgezeichnete Inhalte konfiguriert oder sogar in Anwendungen von Drittanbietern integriert werden.

Lesen Sie den Artikel Aktivitäten, um mehr darüber zu erfahren und wie Sie bei jedem Schritt bei der Einrichtung vorgehen können.
  1. Virtual Lobby

Wenn Sie ein virtuelles oder hybrides Event veranstalten, gehen Sie zu Event > Virtual Lobby, um Ihre Einstellungen bezüglich Raumzugang, Willkommenskarte, Netzwerk, Interaktionen und anderen Optionen festzulegen.

Klicken Sie hier für weitere Informationen zur Einrichtung Ihres virtuellen Events.
  1. Anpassen Ihres Events

Nachdem die Grundstruktur fertig ist, ist es an der Zeit, Ihr Event anzupassen. Dies kann über Tabs, Tags und Überschriften erfolgen.

Screenshot of how to access the settings tab

Bitte überprüfen Sie jeden der folgenden Punkte, um zu den entsprechenden FAQ zu gelangen:

  • Tabs – Ein Ort zum Ändern und Anpassen der Tabs, die sowohl in Ihrer mobilen App als auch in der virtuellen Online-Lobby angezeigt werden.
  • Event-Tags - Diese sind eine Möglichkeit, Ihr Event zu organisieren und können auf Sprecher, Sponsoren, Aktivitäten und Teilnehmer angewendet werden.
  • Überschriften - Auf der Seite Überschriften können Sie Standardtexte und Nachrichten ändern, die während Ihres Events angezeigt werden.

Neben diesen Anpassungsfunktionen gibt es eine Möglichkeit zum Ändern und Vornehmen direkter Erscheinungsbildänderungen in der Virtual Lobby (auf verfügbaren Layouts, Hintergrundbilder,und Standardschriftart, zum Beispiel). Gehen Sie dazu zu Event > Virtual Lobby.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Virtual Lobby nach Ihren Wünschen anpassen können, lesen Sie den FAQ-Artikel, indem Sie hier klicken: Virtual Lobby
Es gibt einige visuelle Anpassungen für die virtuelle Lobby durch Änderungen im CSS-Code. Um mehr darüber zu erfahren, klicken Sie hier: Benutzerdefiniertes CSS für das Teilnehmerzentrum.
  1. Einrichten der Bestätigungs-E-Mail

    An diesem Punkt ist es wichtig, Ihre automatische Bestätigungs-E-Mail zu überprüfen, bevor Sie einen Assistenten zur Plattform hinzufügen. Dies liegt daran, dass die Bestätigungs-E-Mails automatisch aktiviert werden, sobald ein Teilnehmer zum Event hinzugefügt wird. Es ist zwingend notwendig, dass diese E-Mail nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert und mit der Marke und Ästhetik des Events übereinstimmen.
Um mehr über automatische E-Mails zu erfahren. Wie sie funktionieren und wie man Änderungen vornehmt, klicken Sie hier: Bestätigungs-E-Mail
  1. Anmeldung

Gegebenenfalls sollte das Registrierungsformular zu diesem Zeitpunkt eingerichtet werden. Die Registrierung ist für die Express-, Advanced- und Full-Tarife verfügbar.

Um auf Ihr Registrierungsformular zuzugreifen, gehen Sie zu Marketing > Registrierung > Anmeldeformular. Hier können Sie Fragen hinzufügen/löschen, die Antworten überprüfen und Ihr Formular freigeben.

In dieser Phase können Sie auch Tickets für Ihr Event einrichten, wenn diese bereits gebucht ist.

Um mehr über Registrierung und Ticketing zu erfahren, lesen Sie die FAQ-Artikel, indem Sie hier klicken: Anmeldeformular & Ticket-Managment.
  1. Teilnehmer

Nachdem alle anderen Schritte abgeschlossen sind, ist es endlich an der Zeit, Personen zur Plattform hinzuzufügen. Dies kann entweder über das Registrierungsformular erfolgen, in dem sich die Personen selbst anmelden, oder durch die Gastgeber des Events, die manuell Personen zur Teilnehmerliste hinzufügen.

Lesen Sie die Teilnehmerliste FAQ, um mehr darüber zu erfahren, wie es funktioniert und welche Informationen für jeden Teilnehmer enthalten sind.
  1. Interaktion mit Ihren Teilnehmern

Jetzt ist es an der Zeit, alle Funktionen einzurichten, die jede Art von Interaktion mit Ihren Teilnehmern beinhalten. Das kann sein in Form von:

Umfragen - Ort, um Fragen mit vordefinierten Antworten zu senden, um die Teilnehmer zu begeistern

Fragen - Jetzt sowohl in der App als auch in der Virtual Lobby verfügbar, können Personen an einem bestimmten Ort Fragen senden, die von anderen Teilnehmern abgestimmt werden können, um die Aufmerksamkeit der Sprecher zu erhalten.

Kommentare - Bereich, in dem die Teilnehmer Kommentare senden und mit Sprecher, aber auch untereinander chatten können

Gamification - Eine Möglichkeit, Ihre Teilnehmer an Ihrem Event zu stimulieren und zu engagieren.

Um mehr über die einzelnen Interaktionsfunktionen zu erfahren, folgen Sie den Überschriften zu den jeweiligen FAQ, um weitere Informationen zu erhalten.
  1. Probelauf

Um mögliche Fehler am Tag Ihres Events zu vermeiden, sollten Ihre Sprecher, Raumhosts und Administratoren ihre Berechtigungen und Präsentationen so früh wie möglich im Voraus durchgehen lassen.

Testen Sie Geräte und Internet-Verbindungsgeschwindigkeiten und identifizieren Sie Lösungen und Backup-Pläne

Sollten Sie mit kleineren Unannehmlichkeiten konfrontiert sein, überprüfen Sie bitte, ob Sie einen kompatiblen Browser verwenden, ob Sie die technischen Mindestanforderungen erfüllen und ob Ihre Einstellungen korrekt eingestellt sind. Klicken Sie hier, um auf unsere Anleitung zur Fehlerbehebung zuzugreifen.

Und einfach so bist du fertig! Sie sind bereit für eine innovative Erfahrung mit Ihren Online-Events! Vergessen Sie nicht, nach Abschluss des Events die Analytics zu überprüfen, um zu sehen, wie sich Ihr Event in Bezug auf Teilnahme, Engagement und vieles mehr entwickelt hat!

Um mehr über Analysen zu erfahren, welche Daten verfügbar sind und wie Sie Berichte darüber erhalten können, klicken Sie hier: live Analytics und Virtual Lobby Analytics


Wie haben wir es gemacht?