Gestión de actividades

La agenda es donde se colocan todas las actividades que tendrás en tu evento. Todas las actividades deben realizarse entre la fecha establecida de inicio y finalización del evento. El número de actividades es ilimitado y te permite ingresar una breve descripción de cada una de las actividades, también podras agregar oradores, patrocinadores y documentos. No es obligatorio si tu evento no tiene un horario específico, puedes desactivar esta función desde la aplicación

Agregar una actividad

  1. ¿Cómo agregar una actividad una por una?

Para agregar una actividad por vez, haga click en "Agenda > Actividades > Añadir actividad". Luego agregue el "Título de la actividad", la "Fecha y hora de la actividad" y luego haga click en "Crear".

  1. Cómo utilizar la importación de hoja de cálculo.

La importacion de una hoja de cálculo le permite subir a la plataforma todas las actividades de la agenda de una sola vez. La hoja de cálculo recopila toda la información, como el nombre de la actividad, la descripción, la ubicación, la hora de inicio y finalización y la cantidad de personas autorizadas a registrarse para cada actividad. Es posible descargar una hoja de cálculo ya predeterminada: "Agenda" > "Actividades"> "Editar" > "Importar" > "Descargar archivo de demostración".

No puedo cargar la hoja de cálculo de actividades. ¿Qué tengo que hacer?

Puede haber muchas razones por las que esto sucede:

1. La duración de una actividad se programó en un intervalo de tiempo diferente, de como está indicado en el calendario.

2. La primera fila (encabezado y descripción) se eliminó por error.

3. Se deben completar todos los campos obligatorios, y posiblemente uno de los campos se dejó en blanco (como: fechas o fecha de actividad).

Errores cuando carga una hojas de cálculo:

Agregue la ubicación de una actividad determinada, pero luego de cargar la hoja de cálculo, la ubicación no apareció en la agenda. ¿Cómo configurar la ubicación de cada actividad?

Antes de importar su hoja de cálculo, es importante haber establecido la ubicación correcta de cada actividad en: "Agenda > Lugares" Después de este paso, haga click en "Agenda > Actividades > Seleccione la actividad > Ubicación".

Editar información para una actividad

Puede editar la información de su actividad sin tener que importar una nueva hoja de cálculo. Para editar la información de cualquier actividad: haga click en "AGENDA > ACTIVIDADES > EDITAR". Haga click en la actividad que desea editar y a su derecha podrá realizar cambios.

Para editar la información de cualquier actividad simplemente haga click en "AGENDA > ACTIVIDADES > EDITAR", seleccione la actividad que quiere editar y haga click en el campo que desea cambiar.

Las posibilidades de edición son:

  • Nombre, hora de inicio y finalización de la actividad.
  • Descripción: breve contenido sobre la actividad..
  • Lugar: espacio donde se llevará a cabo la actividad. Antes de poder cambiar el lugar, debes configurar las ubicaciones para tu evento en "Agenda > Lugares". para obtener más información haga click aquí: Lugares.
  • Dirección: Punto de referencia relacionado con esa actividad.
Nota: En la hoja de cálculo, este campo se completa en la columna place.
  • Número de vacantes: Número máximo de participantes permitidos.
  • Inscripción automática: todos los participantes de su evento, se inscribirán automáticamente en las actividades en las que esta función esté activa.
  • Posición destacada: cuando está habilitado, permite que sus actividades se vean más claramente en la agenda del evento.
  • Visible para la audiencia: esto significa que esta actividad puede ser vista por todos los que estén usando la aplicación.Si desea que solo los administradores estén al tanto de una determinada actividad, debe dejar la opción sin marcar.

Insertar cadenas

Las cadenas son limitaciones entre las actividades de su agenda. De esta forma, los participantes solo podrán inscribirse en una actividad de la misma cadena. Al elegir la actividad, el resto no estará disponible para su selección. Puede vincular tantas actividades como necesite.

Para aprender a como configurar, haga click aquí

Insertar oradores

Seleccione la actividad, haga click en "Editar > Oradores". Seleccione los nombres que desea insertar y haga click en Añadir orador.

Para agregar oradores a varias actividades al mismo tiempo, seleccione las actividades y luego haga click en Añadir orador. Seleccione el nombre en la casilla de verificación y confirme con el botón azul.

Insertar patrocinadores

Seleccione la actividad, haga click en "Editar > Patrocinadores".Seleccione el nombre que desea insertar y haga click en Agregar patrocinador.

Insertar Archivos

Haga click en "Editar > Archivos". Haga click en el botón rojo y seleccione su documento. Si desea eliminar, haga click en la papelera a la derecha.

Para saber qué extensiones son compatibles con la plataforma, haga click aquí

Insertar tags para crear pistas de contenido

Puede insertar tags haciendo click en "Editar > Etiquetas". Allí, puede elegir las tags vinculadas a la actividad.

Para agregar tags a varias actividades al mismo tiempo, seleccione las actividades y luego haga click en Define Track. Elija la etiqueta y confirme presionando Añadir seguimiento.

Crea agendas para diferentes públicos en un mismo evento.

Cuando hay diferentes agendas para distintas audiencias, puede vincular listas de participantes a actividades. De esta forma, solo aquellos que están en la lista pueden ver la actividad y registrarse en ella. Para seleccionar la lista, haga click en "Editar > Listas de personas" y seleccione la lista a la que desea vincular.

Para obtener más información, lea Listas de personas. Para configurar sus listas personalizadas, lea Lista personalizada

Configuración del Virtual lobby

Haga click aquí para aprender cómo configurar sus opciones de lobby virtual para las sesiones.

¿Cómo limito el número de participantes de una actividad?

Puede limitar el número de participantes a una actividad: "Agenda > Actividades > Editar". Seleccione la actividad y en "Detalles > Número de vacantes".

¿Qué es la inscripción automática en una actividad?

La inscripción automática es cuando los usuarios no necesitan inscribirse manualmente en actividades.

¿Qué significa "Visible para el público"?

Significa que todos los usuarios de la Aplicación pueden ver esta actividad. Puedes optar por tener una actividad privada, para un grupo en particular. En este caso debes dejar la opción sin marcar.

¿Qué es una "Notificación de interacciones"?

Los participantes recibirán una notificación automática sobre las interacciones agregadas en esta actividad. Si desactiva esta opción, el participante no recibirá alertas sobre interacciones en la actividad.

¿Puedo enviar un mensaje solo a los participantes que están en una determinada actividad?

Si. Para enviar el mensaje, siga los siguientes pasos: "Agenda > Actividades > Editar". Seleccione la actividad a la que desea enviar el mensaje y luego haga click en "Enviar mensaje". Este mensaje puede contener hasta 140 caracteres.

Por favor tenga en cuenta: Cuando envíe un mensaje push de hasta 140 caracteres, no utilice los caracteres especiales como:

Comillas, Apóstrofe, Barra invertida, Salto de línea.

¿Puedo descargar las actividades de la agenda en formato Excel o PDF?

Para guardar las actividades de la agenda como una hoja de cálculo, seleccione "Agenda > Actividades > Editar > Exportar" y su hoja de cálculo se procesará y en breve recibirá un correo electrónico con el adjunto.

Puede guardar las actividades como un PDF y también puede agregar una sección de Agenda a su sitio web y luego mientras visualiza el sitio web en su navegador, en una PC, seleccione CTRL + P en su teclado, o en una Mac, ⌘ + P y luego seleccione en la impresora destino como "GUARDAR COMO PDF" y luego haga click en "GUARDAR".


¿Cómo lo hicimos?