Gestão de Briefings: formulários de reserva de eventos e formulários customizados

Sua planilha de eventos pode ser substituída por um sistema que permite a você criar formulários e regulamentações comerciais importantes para sua organização. Os formulários são elaborados para que os colaboradores possam preenchê-los, auxiliando no processo de solicitação de agendamento de eventos. Além disso, você pode conceder acesso a agentes, como agências de eventos e fornecedores, e, por meio do painel principal, solicitar informações adicionais.

Como posso criar um novo formulário?

No nível da empresa, clique em Reserva> Formulários> Novo formulário. Em seguida, preencha o nome do formulário, defina seu tipo e pressione Criar.

Tipos de Formulários

Temos duas opções de formulários:

1. Formulários Customizados: Seu objetivo é captar informações sobre qualquer tema. Basta fornecer o link do formulário para que ele possa ser respondido. As respostas estão disponíveis para exportação.
2. Formulário de reserva de evento: Este formulário deve ser compartilhado apenas com usuários de reserva que não tenham permissão para criar eventos. Com este formulário, eles poderão solicitar a criação de um evento. 

Como adicionar novas perguntas aos formulários?

Também é possível adicionar mais perguntas a estrutura do evento clicando em Editar no canto superior direito. Após esse passo digite a nova pergunta no campo fornecido e clique em Nova Pergunta.

Depois de criar uma pergunta, você pode clicar nela para editá-la.

Clique aqui para obter mais informações sobre como configurar perguntas em formulários.

Submissões do Formulário

Para ver as respostas que já foram enviadas, clique em Submissões.

Submissões de formulário de reserva de eventos

Quando se trata de envios de formulários de reserva de eventos, você também poderá verificar o status dos formulários de reserva de eventos e aprovar ou rejeitar solicitações.

Aprovar e rejeitar solicitações de formulário de reserva de eventos

Para aprovar ou rejeitar uma reserva de evento solicitada por um usuário externo, você - o administrador - precisará acessar a página Submissão do formulário e clicar em um envio cujo status está definido como Submetido (ainda aguardando aprovação).

Em seguida, você será levado para uma nova página e, no canto superior direito, verá as opções para Rejeitar ou Autorizar a solicitação.

Se você clicar em Autorizar, o evento será criado dentro da plataforma e o remetente do formulário será notificado por e-mail, com o link para entrar no evento.

Se você pressionar Rejeitar, haverá um campo para você explicar por que a solicitação de evento foi rejeitada. A mensagem que você digitar neste campo será enviada ao usuário externo que enviou a solicitação.

O usuário de reservas que enviou a solicitação rejeitada receberá um e-mail, conforme mostrado a seguir:

Configurações do formulário

Você pode atribuir um dos administradores como o proprietário do formulário. Quem quer que seja designado como proprietário do formulário receberá um e-mail de notificação sempre que houver uma nova solicitação de reserva de evento.

Para fazer isso, clique em Configurações e escolha um administrador usando o menu suspenso correspondente ao campo Proprietário do formulário.

Este é o e-mail de notificação que os proprietários do formulário receberão sempre que houver uma nova notificação:

Se você designar mais de um proprietário de formulário, cada pessoa receberá o mesmo e-mail exibido acima.

Visualizando o formulário

Para visualizar um formulário criado, clique no formulário que deseja visualizar e depois clique em Visualizar.  O formulário será aberto automaticamente em uma nova página.

Status de submissões

Para ver todos os formulários de reserva de eventos e seu status, vá para Reservas > Submissões e clique no formulário escolhido.

No topo da página, você encontrará quatro caixas com informações gerais sobre os envios:

• Total solicitado: Conta quantos formulários de reserva de eventos foram enviados.
• Pendente: Conta quantos formulários de inscrição de eventos estão pendentes de aprovação.
• Aprovado: Conta quantas inscrições para eventos foram aprovadas.
• Rejeitado: Conta quantas reservas de eventos foram rejeitadas.

Você também verá uma lista de todas as inscrições pendentes com informações sobre o nome do evento, o solicitante, o administrador designado do evento, o status e a data da inscrição.

Você também pode filtrar por Status usando a barra suspensa no canto superior direito da seção Pending submissions.