Rastreamento de presença

Com a ferramenta de rastreamento de presença, os organizadores do evento serão capazes de rastrear e relatar Unidades de Educação Continuada (CEU - Continuing Education Units), Educação Profissional Continuada (CPE - Continuing Professional Education) ou quaisquer outras unidades de crédito personalizadas.

Entendendo CEU e CPE
Unidades de educação continuada (CEU - Continuing education units) são concedidas por muitos provedores de educação e treinamento para significar a conclusão bem-sucedida de programas e cursos sem crédito destinados a melhorar o conhecimento e as habilidades de adultos que trabalham. A Educação Profissional Continuada (CPE - Continuing Professional Education) é a formação contínua necessária para permanecer certificado como profissional em determinadas áreas.

Como faço para habilitar a ferramenta de rastreamento de presença?

Para habilitar esse recurso, vá para Configurações> Ferramentas> role para baixo até ver a seção Compliance. Em seguida, pressione Editar e certifique-se de que a caixa de seleção Rastreamento de Participação (Attendance tracking) esteja marcada. Pressione Fim para salvar as alterações..

Enabling attendance tracking

Se, em vez de ver uma caixa de seleção, for exibida a palavra Comprar, pode haver dois motivos para isso ocorrer:

  1. Você ainda não habilitou este recurso nas ferramentas da empresa. Para fazer isso, vá para o nível da empresa e clique em Conta> Ferramentas no menu à esquerda. Em seguida, role para baixo até ver a seção Compliance, pressione Editar e certifique-se de que a caixa de seleção Rastreamento de participação (attendance tracking) esteja marcada. Pressione Fim para salvar as alterações..
Enabling the attendance tracking at the company level
  1. Se ao acessar as ferramentas da empresa, em vez de ver a caixa de seleção, ainda for exibida a palavra Comprar, isso significa que esse recurso não está incluído no plano que você adquiriu. Clique aqui para verificar quais recursos estão incluídos em cada plano.

Como adicionar unidades?

Para adicionar unidades, vá para Pessoas> Attendance.

How to access the attendance tracking page

Em seguida, pressione + Adicionar unidade. Uma janela se abrirá e você precisará preencher alguns campos:

  • Selecione um modelo: Este campo é opcional. Você pode escolher entre (CEU) Unidades de Educação Continuada - 10 horas ou (CPE) Educação Profissional Continuada - 50 minutos. Se você selecionar uma opção do modelo, os seguintes campos Sigla (acronym), Nome, Horas (Hours) e minutos (minutes) serão pré-preenchidos. Se preferir, você pode criar unidades de crédito personalizadas definindo sua própria sigla, nome, quantas horas e / ou minutos uma unidade representará e sua frequência mínima.
  • Sigla (acronym): você deve digitar a sigla da unidade..
  • Nome: nome da unidade.
  • Horas e minutos (hours/ minutes): quantas horas e minutos uma unidade representa.
  • Frequência mínima (Minimum frequency): a presença será verificado através de pop-ups no Virtual Lobby. sob este campo, você pode definir a quantidade mínima de pop-ups que devem ser exibidos para completar os créditos da unidade. Você pode escolher entre as opções: automático ou de 1 a 12 vezes. Leia a seção a seguir para obter mais informações.

Depois de preencher todos os campos, pressione Criar.

How to add units

Frequência mínima: pop-ups no Virtual Lobby

Ao adicionar uma unidade ao seu evento, você definiu a frequência mínima, que determina o número mínimo de pop-ups que devem ser exibidos e respondidos durante uma sessão para completar os créditos da unidade.

Você tinha a opção de escolher entre automático ou de 1 a 12 vezes. Se, por exemplo, você selecionou "8 vezes", todos os participantes presentes na sessão receberão 8 mensagens pop-up solicitando que confirmem se ainda estão assistindo à sessão, conforme mostrado a seguir:

Pop up - minimum frequency

As mensagens pop-up serão exibidas apenas nas atividades que você associou às unidades. Leia a seção a seguir para saber como definir quais atividades concederão créditos unitários.

Duração da Pop-up

Por padrão, os participantes terão 10 segundos para responder a cada pop-up. Se o pop-up não for respondido em 10 segundos, ele desaparecerá automaticamente.

Se desejar editar a duração do pop-up, na página de rastreamento de presença, clique no botão azul correspondente ao crédito que deseja editar> pressione Editar> role para baixo até ver a duração do pop-up e selecione a duração desejada usando a barra suspensa.

Pop up duration

Como posso definir quais atividades concederão unidades de créditos?

Para definir quais atividades irão premiar unidades, vá para Agenda> Atividades> e selecione uma atividade. Em seguida, pressione Editar e role para baixo até ver Rastreamento de presença.

Selecione uma unidade no campo Selecionar a unidade de rastreamento de presença (select the attendance tracking unit) e pressione o botão azul Adicionar.

Multiplos rastreamentos de presença podem ser adicionados a uma mesma sessão.
How to add units to activities

 

Depois de adicionar unidades às atividades, você verá uma unidade de tempo que calcula quantos minutos são incluídos no crédito da unidade. Dependerá do que você configurou em Horas e Minutos ao criar as unidades. Por exemplo, se você criou uma unidade de 5 horas, o tempo da unidade exibido nos detalhes das atividades será de 300 minutos.

omo faço para remover unidades de rastreamento de presença das atividades?

Remova as unidades de rastreamento de atendimento das atividades, simplesmente pressione o botão vermelho com um ícone de lixo nele.

Trash icon to delete attendance tracking from activities

Relatórios do rastreamento de presença.

Para verificar os relatórios de rastreamento de participação, vá para Evento> Rastreamento de presença> clique em Relatórios no canto superior esquerdo. Ao fazer isso, você será capaz de verificar os créditos computados para cada usuário ou sessão.

Reportin attendance

Agrupando e desagrupando relatórios

Você pode definir se deseja exibir uma lista de todos os seus relatórios ou se prefere agrupá-los por campos específicos:

  • Agrupado por sessões (Grouped by session): você pode filtrar as unidades calculadas para cada sessão.
  • Agrupado por usuários (Grouped by users): você pode filtrar as unidades calculadas para cada usuário.
  • Não agrupado: todos os relatórios serão listados sem serem agrupados por campos específicos.
Filtering the reports
Você também pode verificar se muitas das suas sessões foram visualizadas, quem as visualizou e por quanto tempo nos Relatórios do Virtual Lobby.

Como faço para extrair esses dados da plataforma?

Para ter essas informações disponíveis em uma planilha do Excel, pressione Editar e o botão Relatório aparecerá no canto superior esquerdo. Ao clicar no botão, uma mensagem aparecerá na parte superior da tela avisando que você receberá o arquivo com os dados em seu e-mail quando o processo for concluído.

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