Controle de acesso

Com o controle de acesso, você será capaz de gerenciar, controlar e dar acesso a cada participante em seu evento. Cada participante terá seu próprio QR Code, o que melhora seu controle de acesso e reduz qualquer possível fraude em seu evento.

Este artigo pretende ensiná-lo como utilizar o recurso de controle de acesso para verificar os participantes dentro e fora do evento e atividades.

Requisitos técnicos

O controle de acesso possui as seguintes demandas:

1. Internet: Mínimo de 1 mb/s por dispositivo de leitura.
2. Hardware: Tablets Samsung, bem como os smartphones iOS 12.0 ou mais recentes, e Android 4.0 ou mais recente.

Como habilitar a funcionalidade?

Clique em Configurações > Ferramentas, vá até a seção InEvent Pass. Em seguida, pressione Editar, e certifique-se de que a caixa de Controle de acesso esteja marcada. Pressione Fim para salvar as mudanças.

Se ao invés de ver uma caixa de seleção, você vê Não ou Comprar, pode haver duas razões para que isso esteja acontecendo:

1. Você precisará habilitar este recurso nas ferramentas da empresa. Para isso, vá para o nível da empresa e clique em Conta > Ferramentas no menu do lado esquerdo. Em seguida, role para baixo até ver a seção Pass, pressione Editar e certifique-se de que a caixa de seleção Controle de Acesso esteja marcada. Pressione Fim para salvar as alterações.

1. Se você foi até as ferramentas da empresa e em vez de ver a caixa de seleção, você ainda viu Comprar, isto significa que este recurso não está incluído no plano que você adquiriu. Clique aqui para verificar quais recursos estão incluídos em cada plano.

Como usar o controle de acesso?

Cadastro do perfil coletor

Primeiro, é necessário criar um perfil Coletor na lista de participantes e, com esse perfil, fazer o login no aplicativo para que seja possível utilizar a função de check-in/check-out.

Para fazer isso, vá para Pessoas > Participantes > clique em + Adicionar pessoa. Em seguida, em Permissão selecione Coletor, preencha os campos e-mail/nome de usuário e senha, e pressione Criar.

É isso aí! Agora baixe o aplicativo e faça o login com este perfil e senha no aplicativo (tablet ou smartphone). Escolha a opção de login, e entre no aplicativo usando os dados do usuário e senha do coletor previamente criado. Procure o evento e clique sobre ele para entrar. Em seguida, você terá acesso ao modo de controle de acesso.

Configurando as configurações de controle de acesso

Há duas opções quando se trata de ler os códigos QR:

1. Ler os códigos QR apenas uma vez: queimar a credencial.
2. Leitura repetida do QR Code: sem gravação da credencial.

Leitura do QR code apenas uma vez: queima da credencial

Por padrão, o código QR só pode ser lido uma vez na entrada do evento/atividade. Para que possa ser lido em outras ocasiões, os participantes precisariam fazer o check-out antes.

Esta possibilidade é recomendada quando o organizador deseja maior controle e segurança em seu evento, não permitindo a entrada do mesmo código QR várias vezes.

Leitura repetida do QR Code: Controle de acesso como log

Com esta opção, o mesmo Código QR pode ser lido mais de uma vez, semelhante aos leitores de código de barras. É recomendado para eventos que não irão barrar a entrada dos participantes. O processo de leitura e escolha (evento ou atividade) é o mesmo que o de gravação com um QR Code.

Para ativar esta opção, vá para Ferramentas de Eventos, procure o Access control as log (controle de acesso como log de acesso) na seção Extra e ative o recurso assinalando a caixa de seleção correspondente.

Leitura dos códigos QR

Independentemente das configurações de leitura do código QR, estas são as opções que os coletores poderão escolher ao ler um código QR:

1. Check-in para o evento: Controlar a entrada do evento inteiro
2. Check-out para o evento: Controlar a saída do evento inteiro

1. Check-in para a atividade: Controle a entrada de uma atividade ou sessão. Deve ser usado na entrada das salas.
2. Check-out para a atividade: Controlar a saída de uma atividade ou sessão. Deve ser usado na saída das salas.

Após a leitura do código QR, três telas de confirmação podem aparecer:

• A primeira é a confirmação positiva de entrada, que será verde. Isto significa que o participante está autorizado a entrar no evento/atividade.
• A segunda e terceira opções representam negativas e serão vermelhas. Elas significam que o Código QR já foi lido ou que a pessoa não está autorizada a entrar naquela sessão.

Estatísticas de Leitura

Você pode rastrear os números totais através do aplicativo ou plataforma.

• Aplicativo: Clique nas estatísticas ao vivo no botão do evento e você verá quantos participantes tiveram seus crachás lidos (por atividade e evento total).

• Dashboard ao vivo: Na plataforma web, vá para Análises > Dashboard ao vivo e você poderá acompanhar o número total de crachás lidos (considere as leituras totais do check-in no evento) e o número total de pessoas ao vivo, que consideram apenas os crachás lidos que não foram conferidos no evento. Para maiores informações, clique aqui.

Como faço para extrair um relatório detalhado?

Procure por Controle de Acesso no campo de busca rápida ou clique em Análises > Relatórios de acesso.

Clique aqui para maiores informações sobre os relatórios de acesso.

Quero realizar o controle de acesso por dia. Isto é possível?

Para realizar o controle de acesso por dia em seu evento, recomendamos a criação de atividades invisíveis em seu calendário, como por exemplo: Dia 1, Dia 2, Dia 3. É uma estratégia muito útil para obter o controle das informações diárias de quantos participantes foram ao evento. Todos os dias, você pode verificar todos os participantes que entraram e saíram do evento. Ao fazer isso, você poderá saber quantos participantes compareceram a cada dia do evento.

Para ter atividades invisíveis, você precisará desativar o Visível para os participantes nos detalhes das atividades.