Reuniões: instruções para os administradores

Conhecer pessoas é fundamental para conduzir negócios em eventos patrocinados. Além da funcionalidade de networking, você pode marcar reuniões usando nosso sistema de reserva de auto-atendimento. Você pode solicitar por mais informações, adicionar sua caixa de entrada, confirmar ou rejeitar uma reunião, adicionar opções de check-in e atribuir formulários de pesquisa automática.

Como habilitar a funcionalidade?

Clique em Configurações > Ferramentas. Clique em Editar, desça até a seção Registration e habilite a funcionalidade Reuniões.

Se a funcionalidade Reuniões for desabilitada, todas as reuniões, preferências e restrições serão apagadas.

Marcando reuniões

Existem duas opções quando se trata de reuniões 1x1 agendadas:

  • Os participantes podem decidir com quem e quando gostariam de se encontrar, agendando reuniões através do Virtual Lobby.
  • Os organizadores do evento podem reservar reuniões de todos os participantes no backend.

Reuniões agendadas pelos participantes

Para definir os slots de reuniões que serão exibidos no Virtual Lobby para os participantes, vá para Agenda> Reuniões> e clique no botão Configurações no canto superior direito.

Uma janela aparecerá para você definir o horário de início e término padrão para os horários das reuniões, bem como sua duração padrão.

Isso afetará os slots de reunião exibidos para todos os participantes que tentarem reservar reuniões 1x1, conforme mostrado abaixo:

Para mais informações sobre as reuniões agendadas pelos participantes, acesse este artigo.

Reuniões agendadas pelos organizadores do evento

Se você, o organizador do evento, deseja reservar todas as reuniões dos participantes no backend, siga as etapas abaixo:

Criação de um local para realizar reuniões

Para poder agendar reuniões, você primeiro precisa criar um local para realizar sua reunião, acessando Agenda> Locais> + Novo local> Criar.

Por favor cheque o FAQ de Lugares para obter mais informações.

Como criar slots de reunião?
Você deve criar slots de reunião na plataforma apenas se você, o organizador do evento, desejar reservar todas as reuniões entre os participantes. Se você quiser que os próprios participantes reservem suas próprias reuniões no Virtual Lobby, não há necessidade de criar slots no backend, basta executar as etapas listadas na seção anterior.

Para criar slots de horário para as reuniões vá para Agenda > Reuniões selecione um participante e clique em + Adicionar slot.

Se você não puder ver o botão + Adicionar slot, significa que você não selecionou um participante na coluna da esquerda.

Em seguida, selecione o local que você criou, uma data de início e término (junto com os horários) para todo o período em que seus horários de reunião ocorrerão e a duração (em minutos) de cada horário de reunião individual e clique em Criar.

Você também pode adicionar slots em massa pressionando o ícone + no canto superior esquerdo.

Como criar uma reunião entre participantes?

Navegue até Agenda> Reuniões> use o filtro para procurar um participante e selecione o anfitrião da reunião, certificando-se que antes desta etapa você tenha criado os slots de tempo da reunião.

Certifique-se também de estar na visualização Mostrar as reuniões como anfitrião, selecionando o ícone mostrado abaixo.

Selecione o participante

As reuniões são criadas por participante. Assim, é necessário primeiro selecionar um dos participantes para as demais etapas. Quando se trata de encontrar participantes, o uso de etiquetas pode ajudá-lo. Por favor clique aqui para saber como criar e anexar etiquetas.

Na caixa de pesquisa, selecione a tag pela qual deseja filtrar. Para limpar o filtro, selecione a etiqueta Todas.

Você também pode usar a caixa de pesquisa. Você também pode pesquisar o nome de uma pessoa: cargo, nome da empresa ou apenas parte do nome.

Você deve selecionar quem será o anfitrião da reunião (escolher um participante) e, em seguida, escolher um dos slots vagos. Para fazer isso, clique em Editar e, em seguida, no botão azul Agendar reunião.

Agora, você precisará selecionar a segunda pessoa que deseja adicionar à reunião.

Matchmaking de reuniões

A opção de matchmaking permitirá que você agende reuniões automaticamente, considerando restrições e etiquetas.

Para fazer isso, navegue até Agenda> Reuniões> use o filtro para procurar um participante e, em seguida, selecione o organizador da reunião, garantindo que antes desta etapa você tenha criado os intervalos de tempo da reunião.

Certifique-se de que está na visualização Mostrar as reuniões como anfitrião e clique em Matchmaking automática no canto superior direito da página.

Se você não consegue ver a opção Matchmaking, isso significa que você ainda não criou slots para reuniões.

Selecione as etiquetas do candidato e escolha as etiquetas com as quais deseja fazer a correspondência e repita na caixa Excluir etiquetas com as quais não deseja corresponder em > Visualizar> Combinar.

Além do recurso de matchmaking, também oferecemos outra opção de rede que atribuirá aleatoriamente reuniões 1x1 no Virtual Lobby : a roleta de rede.
Lista de espera

Uma vez que a combinação automática tenha sido feita, os participantes que corresponderem à sua pesquisa, mas que não puderam ser alocados nas vagas disponíveis, serão colocados na Lista de Espera. Você pode ver essa lista antes do Martchmaking ou depois, clicando no botão Mostrar lista de espera.

Usando planilhas para preparar suas reuniões

Há também a opção de utilizar planilhas ao preparar as reuniões para seu evento. Para utilizá-la, clique no botão Editar (canto superior direito da tela) > Importar > Baixar arquivo padrão e preencher a planilha com os e-mails dos participantes, local, data de início, duração e capacidade da reunião.

Importando uma planilha em reuniões
Para saber mais sobre o uso de suportes de distribuição quando configurar seu evento e atividades virtuais, consulte este artigo.
Como criar restrição para um anfitrião?

Em Agenda > Reuniões, para criar uma restrição de reunião (a restrição proíbe o organizador de realizar reuniões em determinados horários), selecione um anfitrião e clique em Mostrar restrições como mostra o ícone abaixo:

Clique em Adicionar restrição no topo direito da página. Selecione a data e horário de início e de fim da restrição e então clique em Criar.

Por padrão, estar inscrito em atividades também funcionará como uma restrição. Por exemplo, se os participantes estiverem inscritos em uma atividade que começa às 15h e termina às 16h, eles não estarão disponíveis para reuniões durante esse período. Se quiser mudar isso, você deve habilitar o Agendamento Simultâneo em Configurações> Ferramentas. Com isso, os participantes poderão se inscrever nas atividades e reuniões que ocorrem simultaneamente e decidir a qual desejam participar.
Como trocar o horário de uma reunião?

Para fazer isso, navegue até Agenda> Reuniões> use o filtro para procurar um participante e, em seguida, selecione o organizador da reunião, garantindo que antes desta etapa você tenha criado os intervalos de tempo da reunião.

Certifique-se de estar na visualização Mostrar as reuniões como anfitrião> Editar> ícone Trocar reunião.

Selecione o ícone Agendar reunião ao lado do horário em que deseja reagendar a reunião.

Como desmarcar uma reunião?

Navegue até Agenda> Reuniões e filtre ou procure um host ou convidado> selecione o participante> selecione o ícone Mostrar reuniões como organizador ou Mostrar reuniões como convidado.

Pressione Editar> selecione a reunião que deseja excluir> clique Remover selecionadas.

Como desmarcar todas as reuniões de um anfitrião ou de um convidado?

Navegue até Agenda> Reuniões e filtre ou procure um host ou convidado> selecione o participante> selecione o ícone Mostrar as reuniões como anfitrião ou Mostrar reuniões como convidado.

Selecione Editar> Remover todas as reuniões. Digite Remover reuniões na caixa de confirmação e selecione Remover.

Como apagar todas as reuniões de um local?

Navegue para Agenda> Reuniões> Editar> Remover slots por categoria de lugar> selecione o lugar que deseja remover no menu suspenso> Remover.

Como faço para limpar todos os slots de reuniões de um host ou convidado?

Navegue até Agenda> Reuniões e filtre ou procure um host ou convidado> selecione o participante> selecione o ícone Mostrar as reuniões como anfitrião ou Mostrar reuniões como convidado.

Selecione Editar> pressione Limpar todas as reuniões.

Como faço para exibir ou projetar os horários das reuniões em uma televisão ou projetor?

Navegue para Agenda> Reuniões e selecione o ícone da televisão. Uma nova janela se abrirá, a qual você pode usar para projetar os horários das reuniões em uma televisão ou projetor.

Como criar um formulário de avaliação para reuniões?

Navegue até Agenda> Reuniões> selecione o ícone Megafone> + Adicionar pergunta.

Insira as perguntas clicando no botão + Adicionar pergunta. Também é possível acompanhar na tela quantas avaliações já foram respondidas e quantas faltam, considerando o número total de participantes.

Como faço para notificar os participantes sobre suas reuniões?

Os participantes receberão uma notificação no Virtual Lobby informando que alguém enviou um convite para uma reunião. Além disso, eles também podem receber um e-mail de reunião, como o mostrado abaixo:

Meeting email example

Por padrão, o e-mail da reunião será habilitado, o que significa que ambas as pessoas (a pessoa que convida e o convidado) receberão um e-mail como o exibido acima.

Se o e-mail da reunião estiver habilitado, cada reunião consumirá dois créditos de e-mail, pois ambos os participantes receberão um e-mail de confirmação com os detalhes da reunião.

Se você não quiser que os participantes recebam este e-mail, você deve ir para Configurações> Ferramentas> pressione Editar> vá até a seção Controle> e certifique-se de que a caixa de seleção correspondente esteja desmarcada.

Meeting email

Clique aqui para mais informações sobre notificações de reuniões.

Instruções para participantes

Se você é um participante e deseja saber como descobrir mais sobre suas reuniões, como responder a pesquisas de feedback sobre seus 1x1s e muito mais, clique aqui.


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