Reuniões: instruções para os administradores

Conhecer pessoas é fundamental para conduzir negócios em eventos patrocinados. Além da funcionalidade de networking, você pode marcar reuniões usando nosso sistema de reserva de auto-atendimento. Você pode solicitar por mais informações, adicionar sua caixa de entrada, confirmar ou rejeitar uma reunião, adicionar opções de check-in e atribuir formulários de pesquisa automática.

configurações reuniões
configurações ferramentas
  • Os participantes podem decidir com quem e quando gostariam de se encontrar, agendando reuniões através do Virtual Lobby.
  • Os organizadores do evento podem reservar reuniões de todos os participantes no backend.Reuniões agendadas pelos participantesPara definir os espaços de reunião que serão exibidos no Virtual Lobby para os participantes:
    1. Vá para Agenda > Reuniões > e clique no botão Configurações no canto superior direito.
    2. Uma janela irá aparecer para você definir o horário padrão de início e término dos slots de reunião, assim como sua duração padrão.
    3. Clique em OK quando estiver pronto.
      marcar reuniões
      locais
      1. Vá para Agenda > Reuniões, selecione um participante > +Adicionar horário.Se você não puder ver o botão +Adicionar horário, isto significa que você não selecionou um participante na coluna da esquerda.
        1. Em seguida, selecione o local que você criou, uma data de início e fim (juntamente com os horários) para todo o período em que seus slots de reunião se situarão, e a duração ( em minutos) de cada slot de reunião individual.

        2. Clique em Criar.
        criando horário
        mostrar reuniões como anfitrião
        1. Sob a caixa de busca, selecione a etiqueta pela qual você deseja filtrar. Para limpar o filtro, selecione a tag Todas.Você também pode usar a caixa de busca. É possível também procurar por: cargo, nome da empresa ou apenas parte de seu nome.
          1. Você deve selecionar quem vai sediar a reunião (escolha um participante) e depois escolher um dos espaços vagos. Para fazer isso, clique em Editar e depois no botão azul Agendar reunião.
          2. Em seguida, você deverá selecionar a segunda pessoa que gostaria de adicionar à reunião e clicar no botão azul.
            marcar reunião
            1. Navegue até Agenda> Reuniões> use o filtro para procurar um participante e, em seguida, selecione o organizador da reunião, garantindo que antes desta etapa você tenha criado os intervalos de tempo da reunião.
            2. Certifique-se de que está na visualização Mostrar as reuniões como anfitrião e clique em Combinação autmática no canto superior direito da página.
              1. Selecione as etiquetas do candidato e escolha as etiquetas com as quais deseja fazer a correspondência e repita na caixa Excluir etiquetas com as quais não deseja corresponder em > Visualizar> Combinar.Ao realizar uma combinação automática e não encontrar nenhuma correspondência, a seguinte mensagem de erro aparecerá: Nenhuma pessoa habilitada para fazer uma combinação automática. Neste caso, verifique novamente os slots criados e as etiquetas associadas.
                Importando uma planilha em reuniões
                1. Navegue até Agenda > Reuniões para criar uma restrição para uma reunião (uma restrição que proíbe o anfitrião de realizar reuniões em determinados horários),
                2. Selecione um anfitrião de reunião e, na barra de ferramentas, selecione o ícone Mostrar restrições.
                3. Clique em +Adicionar restrição localizado no lado superior direito da página.
                4. Selecione uma data e hora de início e fim para a restrição.
                5. Clique em Criar.
                  criar restrição
                  1. Navegue até Agenda > Reuniões > use o filtro para procurar um participante e depois selecione o anfitrião da reunião, assegurando que antes desta etapa você tenha criado espaços de tempo de reunião.
                  2. Certifique-se de que você está na visualização Mostrar reuniões como anfitrião > Editar > clique em Trocar o ícone da reunião.
                  3. Selecione o ícone Agendar reunião ao lado do horário que você deseja agendar novamente a reunião.
                    mudar horário
                    Meeting email example
                    Meeting email
                    screenshot da função de confirmação de e-mail ics
                    • Primeiro, você precisa seguir as instruções sobre como adicionar conteúdo dinâmico ao meu e-mail.
                    • Em seguida, em Conteúdo dinâmico > selecione Evento > Reuniões
                      link dinamico>evento>reunião
                      • E o participante receberá um e-mail com uma tabela de reuniões semelhante a esta:
                        tabela reuniões
                        mostrando a sala de reuniões no relatórios do virtual lobby
                        mostrando meeting room ao clicar botão azul


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