Virtual Lobby: como participantes e palestrantes podem acessar o evento?

Conheça neste artigo as diversas maneiras possíveis que os participantes ou palestrantes de seu evento poderão utilizar para acessar o seu Virtual Lobby.

Os participantes e os palestrantes de seu evento poderão acessar o Virtual Lobby recebendo um link único e intransferível via e-mail automático de confirmação, ou através de um e-mail lembrete, do hotsite, da sessão minha conta ou preenchendo o formulário de inscrição (caso ainda não esteja inscrito no evento).

Os links exclusivos são únicos e intransferíveis. Caso o link seja compartilhado e outra pessoa realize o acesso ao evento, o primeiro acesso será desconectado.

Participantes e Palestrantes: opções de acesso

Via E-mail de Confirmação Automático

Acesse Marketing > Comunicação > E-mails automáticos.

Em seus eventos online, o conteúdo dinâmico chamado {{event-address}} automaticamente se tornará o seu link exclusivo e intransferível.

Este conteúdo dinâmico já é um padrão dos e-mails automáticos de confirmação, então, você precisa apenas configurar o restante do conteúdo que será enviado aos participantes de seu evento.

Veja nesse link como habilitar e configurar os e-mails automáticos.

Via E-mail Marketing de Lembrete (Editor de e-mails)

É recomendável que você configure e agende o envio de um e-mail marketing como lembrete, alguns minutos antes do início do seu evento.

Para isso acesse o menu Marketing > Comunicação > Editor de E-mails.

Veja nesse link como habilitar e configurar os e-mails automáticos.

Você terá duas opções de informação para trabalhar o acesso de seus participantes ou palestrante. Utilizando os conteúdos dinâmicos {{event-address}}, como mencionado no tópico acima, ou também pode inserir um botão de acesso. Dentro deste botão, você irá configurar o conteúdo dinâmico do Virtual Lobby disponível em Conteúdo de Texto > Links dinâmicos, como mostra o exemplo abaixo:

Via formulário de inscrição

Se o seu evento tem um formulário para a inscrição, será possível acessar o Virtual Lobby após finalizar o cadastro.

  1. O participante deverá preencher todas as informações que você definiu como obrigatórias e finalizar a inscrição.
  2. Com a inscrição realizada ele poderá clicar no botão "Vá para o virtual Lobby" para acessar o ambiente virtual.

Caso o participante ou palestrante já esteja cadastrado no evento, ele verá uma página semelhante à imagem abaixo, podendo acessar o Virtual Lobby diretamente.

Via hotsite

Acesse o menu Marketing > Landing Pages > Hotsite

Disponibilize, nas configurações do hotsite a seção "Inscrição" (habilitar registro), caso tenha fluxo de inscrições via hotsite Neste caso, o passo seguinte será o preenchimento do formulário de inscrição, como mostra o tópico acima.

Sua outra opção para o hotsite é disponibilizar a sessão "Minha conta", como explicamos abaixo.

  1. Ao acessar a opção "Minha conta" através do site do evento, o participante poderá clicar em "Virtual Lobby" no menu superior", ou "Abrir Lobby" no canto inferior da página.

Via login e senha de acesso

Caso tenha sido disponibilizado um login com senha de acesso, você poderá utilizá-lo ao acessar uma tela semelhante à indicada abaixo:

Caso você já tenha se cadastrado, escreva seu login e senha e clica em LOGIN. Caso você ainda não tenha se cadastrado, clique em CADASTRAR e complete o formulário de inscrição.

Exclusivo aos Palestrantes:

Dentro da plataforma da InEvent, há duas formas de cirar uma área de bastidores para seus palestrantes poderem se encontrar e se preparar antes da atividade deles começar.

Você pode permitir acesso prévio dos palestrantes na atividade ou pode criar uma atividade específica para os palestrantes acessarem antes e depois das atividades. Clique aqui e saiba como realizar essa configuração.

Os palestrantes/apresentadores (pessoas que, em algum momento da reunião, desejem compartilhar seu vídeo, microfone e/ou tela) da sala devem acessar o virtual lobby através de um computador, preferencialmente com o navegador Google Chrome.

Eventos com moderador e palestrante

Caso seu evento conte com um ou mais moderadores, recomendamos que você defina um destes moderadores previamente como Anfitrião da Sala.

O anfitrião da sala poderá definir quem terá acesso a câmera e microfone ao longo das sessões. Saiba como realizar essa configuração clicando neste link.

Evento apenas com palestrante

Neste caso, recomendamos que você defina previamente seu palestrante como Anfitrião da Sala. Saiba como realizar essa configuração clicando neste link.

É permitido apenas um anfitrião por sala. Para ser escolhido como anfitrião, a pessoa precisa necessariamente ser um participante do seu evento.

Interações dentro do lobby e das salas virtuais

Uma vez dentro do Virtual Lobby, você verá uma tela semelhante a essa:

Ao clicar na sala em que gostaria de entrar, você verá a seguinte mensagem:

Ao entrar na sala, você verá uma imagem similar a exibida abaixo:

No lado direito da tela, você verá as abas Chat, Pessoas e Arquivos.

Na aba Chat, os participantes poderão conversar durante a sessão.

Na aba Pessoas, aparecerão todos os participantes que estão online nesta sessão.

Na aba Arquivos, os participantes poderão visualizar e fazer o download dos arquivos disponíveis.

Trocar de sala

Já no lado esquerdo da tela, você verá as salas disponíveis. Para trocar de sala, basta clicar em cima da sala em que você deseja entrar. Você receberá a seguinte mensagem e deve confirmar que deseja mudar de sala clicando em SIM.

Quando estiver dentro de uma sala e desejar voltar para a página principal do Lobby, basta clicar no ícone VOLTAR no canto superior esquerdo.

Networking

Abaixo das salas, você verá o espaço de Networking, onde poderá ver todos os participantes que estão online dentro do Lobby. Caso queira conversar particularmente com um dos participantes, basta clicar em seu nome e ele receberá o seguinte convite para entrar em uma sala privada com você.

Minha Agenda

Clicando em "Minha Agenda", o participante terá acesso aos links de todas as atividades que possuem salas virtuais:


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