Gestão de agenda

Na agenda inserimos todas as atividades, palestras, sessões ou aulas do evento. O número de atividades é ilimitado, e você pode colocar em cada uma delas a descrição, local, palestrantes, patrocinadores, materiais exclusivos e ainda construir trilhas de conteúdo para seus participantes.

Como criar uma atividade?

Se você deseja oferecer mais de 100 atividades em seu evento, é necessário que os participantes que irão acessa-lo utilizem um computador com processador i7 ou Apple M1, permitindo que o Virtual Lobby carregue corretamente e sem demora.
  1. Manualmente

Clique em Agenda > Atividades, depois clique no botão +Adicionar atividade e insira o título, período de inicio e termino, local da atividade que deseja inserir e visibilidade da atividade.

Captura de tela: Adicionando uma atividade manualmente
  1. Por planilha

Você pode upar sua programação de todas as atividades de uma só vez. Para isso, vá em Agenda > Atividades > Editar > Importar e faça o download da planilha padrão.

É possível preencher o nome, descrição, endereço, local, horário de início e término, número de vagas entre outras informações.

Quando a planilha estiver toda preenchida, clique no botão verde com o ícone da pasta e, em seguida, pressione Importar.

Captura de tela: Importando uma planilha
Para adicionar mais palestrantes/patrocinadores através da planilha, adicione os nomes separados por uma vírgula(,).

Não consigo subir a planilha de atividades, por quê?

Clique aqui para verificar os erros mais comuns ao importar atividades para a agenda.

Como editar uma atividade?

Clique em Agenda > Atividades > Editar, selecione a atividade que você editar e clique em cima do campo que você desejar alterar.

As possibilidade de edição são:

  • Nome e o horário de início e fim da atividade;
  • Descrição: conteúdo breve sobre a atividade.
  • Lugar: espaço onde ocorrerá a atividade. Antes de alterar, é necessário configurar os locais do seu evento. Leia mais em locais.
  • Número de vagas: quantas pessoas você gostaria que pudessem se inscrever nesta atividade.
  • Número de pessoas presentes: quantas pessoas estão online na atividade.
Detalhes principais de uma atividade

Configurando suas salas virtuais

  • Sala virtual: você deve marcar esta caixa se sua atividade está acontecendo online.
  • Imagem da sala: uma imagem capa para a sala
  • Rótulo de status da sala: cada sala exibirá um rótulo de status em seu canto superior esquerdo.
  • Modo de vídeo da sala: clique aqui para ver quais são as opções de modo de vídeo da sala.
Dependendo do modo de vídeo da sala selecionado, alguns dos campos descritos abaixo irão variar.

  • Anfitrião da sala: aqui você deve definir quem vai ser o anfitrião da sala. Clique aqui para saber as permissões do anfitrião da sala.
  • Gravação dessa sessão: o vídeo da gravação será gravado a partir do momento em que o apresentador da sala entra na sessão. Clique aqui para mais informações.
  • Número de palestrantes: determina quantos apresentadores você gostaria de ter na sala. O número máximo de palestrantes será 9 ou 17 dependendo do seu plano.
Se você adquiriu um plano que inclui Videoconferência Pro, poderá ter até 17 apresentadores na sala. Se o seu plano não incluir o Videoconferência Pro, você poderá ter até 9 apresentadores na sala.
  • Transcrição de voz para texto: a transcrição será gerada automaticamente no idioma de sua preferência. Você poderá selecionar o idioma de fala e um idioma de opção de tradução. Clique aqui para mais informações.
  • Interpretação de áudio: você pode adicionar canais de interpretação de áudio para permitir a interpretação simultânea de idiomas.
  • Próxima sessão: se você deseja enviar seus telespectadores para a próxima sessão.
  • Peça feedback ao sair: se a atividade tiver um formulário de feedback, será exibido um pop-up ao sair da sessão. Clique aqui para mais informações.

Política de acesso

Defina se deseja que os participantes possam ingressar nas atividades antes do horário de início e após o horário de término.

Clique aqui para saber como configurar sua preferência para cada atividade.

  1. Entrar nas atividades antes de começar

Se você selecionar Não, os participantes não poderão ingressar em uma atividade antes do horário de início agendado.

Se desejar que os participantes possam entrar em uma sala antes do início da atividade, você terá a opção de decidir se eles podem entrar 5, 15, 30 minutos ou 1 hora antes do horário de início da atividade.

Captura de tela: política de acesso antes da atividade começar
  1. Entrar nas atividades após o término
Captura de tela: política de acesso após o fim da atividade

Se você selecionar Não, os participantes não poderão ingressar em uma atividade depois do horário de término programado.

Se desejar que os participantes possam entrar em uma sala após o término da atividade, selecione Sim.

Se desejar configurar uma política de acesso para todo o evento em vez de configurá-la para cada sessão, você também pode fazer isso. Clique aqui para mais informações.

Interações

  • Inscrição automática: todos os participantes do evento serão automaticamente inscritos na atividade
  • Posição destacada: quando habilitada, permite que suas atividades sejam vistas com maior evidência na agenda do evento.
  • Notificação de interação: notificações (perguntas, enquetes, comentários) desta atividade aparecerão em Alertas.
  • Visível para os participantes: se habilitado, a atividade ficará visível para os participantes. Se desativado, apenas os administradores verão a atividade invisível e haverá uma tag que diz Invisível para que os administradores saibam que a atividade é invisível para todos os outros.
  • Bloqueio de inscrição: as operações de inscrição serão bloqueadas e os participantes não poderão mais se inscrever nesta atividade.
  • Ocultar chat: irá esconder a aba Chat nesta atividade no Virtual Lobby.
  • Ocultar enquete: esconderá a aba de votação nesta atividade no Virtual Lobby.
  • Ocultar perguntas: ocultará a guia Perguntas nesta atividade no Virtual Lobby.
  • Ocultar pessoas: a aba Pessoas ficará oculta para os usuários desta sala. Administradores e palestrantes ainda poderão ver a aba.
  • Ocultar arquivos: esconderá a guia Arquivos nesta atividade no Virtual Lobby.
Detalhes adicionais das atividades

Conteúdos: palestrantes, patrocinadores, arquivos e etiquetas

  1. Para vincular palestrantes às atividades, veja Palestrantes.
  2. Para vincular patrocinadores às atividades, veja Patrocinadores.
  3. Para inserir materiais e arquivos nas atividades, veja Como fazer upload de arquivos?
  4. Para criar trilhas de conteúdo com as etiquetas, veja Como criar etiquetas e trilhas de conteúdo no meu evento?
  5. Para criar correntes entre as atividades, veja Como criar atividades com restrições e bloqueios de escolha?

Como deletar atividades?

Clique em Editar e escolha as atividades que serão removidas. Em seguida, clique em Remover > Fim.

Deletando uma atividade

Como posso atrasar atividades?

Para atrasar uma atividade, pressione Editar > selecione a atividade que você gostaria de atrasar e pressione Atrasar atividade > confirme clicando em Atrasar.

Captura de tela: como atrasar uma atividade
Tome cuidado ao atrasar as atividades, pois isso atrasa outras atividades se adicionadas primeiro.

Como extrair um relatório?

Para salvar as atividades da agenda como uma planilha do Excel, acesse no menu superior Agenda > Atividades. Em seguida, clique em Editar. Um botão de Relatório será exibido à esquerda. Ao clicar neste botão, sua planilha do Excel será processada e em breve você receberá um email com ela anexada.

Como baixar um relatório de uma atividade

Como definir a ordem que as atividades aparecem para os participantes?

Nossa agenda respeita ordenações de horário, alfabéticas e numéricas. Assim, caso precise determinar uma sequência específica, você pode fazer o uso das seguintes opções no cadastro da atividade:

  1. Ordem numérica: coloque um número na frente do nome da atividade, como 1) Nome da atividade; 2) Nome da atividade; 3) Nome da atividade.
  2. Ordem alfabética: coloque uma letra na frente do nome da atividade, como A) Nome da atividade; B) Nome da atividade; C) Nome da atividade;
  3. Ordem temporal: cadastre as atividades com horários sequenciais para determinar sua ordem, como 08:00:01; 08:00:02; 08:00:03.
Como enviar uma mensagem para os participantes de apenas uma atividade?

Leia Como enviar e agendar mensagens push?

Como criar agenda para públicos diferentes dentro do mesmo evento?

Quando há diferentes programações para públicos distintos, você pode vincular listas de pessoas as atividades. Desta forma, só quem está na lista pode ver a atividade e se inscrever nela. Para selecionar a lista, clique em Editar > Lista de pessoas e selecione a lista que quer vincular.

Para configurar suas listas customizadas, leia Lista de pessoas.

Como salvar as atividades da agenda como um arquivo PDF?

Para salvar as atividades em formato PDF, você também pode adicionar uma seção Agenda ao seu hotsite e, enquanto visualiza o site no navegador em um PC, selecione CTRL + P no teclado ou no Mac, ⌘ + P e selecione a impressora de destino como Salvar como PDF e pressione Salvar.

Adicionar uma seção em hotsite para extrair Agenda em PDF só será possível se houver a ferramenta hotsite no pacote adquirido com a InEvent.
Como conferir se a agenda dos participantes está cheia?

Acesse Configurações > Ferramentas, na seção "Extra" habilite a opção "Planilhas de excel com atividades".

Captura de tela: ativando a opção de planilhas em configurações > ferramentas

Faça o download do relatório de participantes.

No relatório localize a coluna "filledSchedule ". As opções de preenchimento são "0" e "1", sendo que "0" significa que a agenda ainda não está completa e "1" que a agenda está.


Este artigo foi útil?