Como cadastrar a agenda de atividades do evento?

Na agenda inserimos todas as atividades, palestras, sessões ou aulas do evento. O número de atividades é ilimitado, e você pode colocar em cada uma delas a descrição, local, palestrantes, patrocinadores, materiais exclusivos e ainda construir trilhas de conteúdo para seus participantes.

Como criar uma atividade?

  1. Manualmente

Clique em Agenda > Atividades, depois clique no botão +Adicionar atividade e insira o título, período de inicio e termino e local da atividade que deseja inserir.

Captura de tela: Adicionando uma atividade
  1. Por planilha

Você pode subir toda a sua programação de uma vez, preenchendo a planilha padrão da agenda. Para isso, vá em Agenda > Atividades > Editar > Importar e faça o download da planilha padrão.

É possível preencher o nome, descrição, endereço, local interno, horário de início e fim, a quantidade de pessoas, se é uma atividade aberta ou não, se ela deve ser destacada e quais etiquetas são relacionadas a esta atividade. 

Captura de tela: Importando uma planilha
Para adicionar mais palestrantes/patrocinadores através da planilha, adicione os nomes separados por uma vírgula(,).

Não consigo subir a planilha de atividades.

Veja principais dúvidas na importação/exportação de planilhas.

Como editar uma atividade?

Clique em Agenda > Atividades > Editar, selecione a atividade que você editar e clique em cima do campo que você desejar alterar. As possibilidade de edição são:

Nome, data e local

  • Nome e o horário de início e fim da atividade;
  • Descrição: conteúdo breve sobre a atividade.
  • Localidade: espaço onde ocorrerá a atividade. Antes de alterar, é necessário configurar os locais do seu evento. Leia mais em locais.
  • Endereço: ponto de referência relacionado aquela atividade.

Configuração das salas virtuais

  • Imagem da sala: uma imagem capa para a sala
  • Número máximo de anfitriões na sala: quantas pessoas poderão compartilhar vídeo e áudio
  • Gravação dessa sessão: o vídeo da gravação será gravado a partir do momento em que o apresentador da sala entra na sessão
  • Câmera para participantes: habilite ou habilite a possibilidade de participantes compartilharem seu vídeo com os demais participantes
  • Microfone para participantes: habilite ou habilite a possibilidade de participantes compartilharem seu áudio com os demais participantes
  • Apresentador da sala: o apresentador da sala, que deve estar cadastrado como administrador do evento, poderá controlar quais participantes podem compartilhar vídeo e áudio
Captura de tela: detalhes de uma atividade

Clique aqui para aprender como configurar as sessões virtuais.

Vagas, inscrições e restrições

  • Número de vagas: número máximo de inscritos permitidos.
  • Inscrição automática: todo participante do seu evento estará inscrito automaticamente nas atividades em que esta funcionalidade esteja ativa.
  • Restrições: veja como criar atividades com restrições e bloqueios de escolha. Com listas de pessoas ou correntes, você pode criar workshops simultâneos ou definir atividades privadas para apenas alguns grupos.

Política de acesso

Defina se deseja que os participantes possam ingressar nas atividades antes do horário de início e após o horário de término.

Entre nas sessões antes de começar
Captura de tela: política de acesso antes da atividade começar

Se você selecionar Não, os participantes não poderão ingressar em uma atividade antes do horário de início agendado.

Se desejar que os participantes possam entrar em uma sala antes do início da atividade, você terá a opção de decidir se eles podem entrar 5, 15, 30 minutos ou 1 hora antes do horário de início da atividade.

Entre nas sessões após terminar
Captura de tela: política de acesso após o fim da atividade

Se você selecionar Não, os participantes não poderão ingressar em uma atividade depois do horário de término programado.

Se desejar que os participantes possam entrar em uma sala após o término da atividade, selecione Sim.

Se desejar configurar uma política de acesso para todo o evento em vez de configurá-la para cada sessão, você também pode fazer isso. Clique aqui para mais informações.

Interações

  • Posição destacada: quando habilitada, permite que suas atividades sejam vistas com maior evidência na agenda do evento.
  • Notificação de interação: mensagens aparecerão informando sobre a possibilidade de enviar perguntas, responder enquetes ou pesquisas de satisfação. Para saber mais sobre, acesse Alertas e notificação de interação.
  • Visível para o público: Significa que esta atividade poderá ser vista por todas as pessoas que estão utilizando o app. Caso você queira que apenas os administradores fiquem sabendo de determinada atividade, você deve deixar a opção desmarcada.

Conteúdos (palestrantes, patrocinadores, arquivos, etiquetas)

  1. Para vincular palestrantes às atividades, veja Palestrantes.
  2. Para vincular patrocinadores às atividades, veja Patrocinadores.
  3. Para inserir materiais e arquivos nas atividades, veja Como fazer upload de arquivos?
  4. Para criar trilhas de conteúdo com as etiquetas, veja Como criar etiquetas e trilhas de conteúdo no meu evento?
  5. Para criar correntes entre as atividades, veja Como criar atividades com restrições e bloqueios de escolha?

Como deletar atividades?

Clique em Editar e escolha as atividades que serão removidas. Em seguida, clique em Remover > Fim.

Como posso atrasar atividades?

Para atrasar uma atividade, pressione Editar > selecione a atividade que você gostaria de atrasar e pressione Atrasar atividade > confirme clicando em Atrasar.

Captura de tela: como atrasar uma atividade
Tome cuidado ao atrasar as atividades, pois isso atrasa outras atividades se adicionadas primeiro.

Como extrair um relatório?

Para salvar as atividades da agenda como uma planilha do Excel, acesse no menu superior Agenda > Atividades. Em seguida, clique em Editar. Um botão de Relatório será exibido à esquerda. Ao clicar neste botão, sua planilha do Excel será processada e em breve você receberá um email com ela anexada.

Como ordenar atividades?

Nossa agenda respeita ordenações de horário, alfabéticas e numéricas. Assim, caso precise determinar uma sequência específica, você pode fazer o uso das seguintes opções no cadastro da atividade:

  • Ordem numérica: coloque um número na frente do nome da atividade, como 1) Nome da atividade; 2) Nome da atividade; 3) Nome da atividade.
  • Ordem alfabética: coloque uma letra na frente do nome da atividade, como A) Nome da atividade; B) Nome da atividade; C) Nome da atividade;
  • Ordem temporal: cadastre as atividades com horários sequenciais para determinar sua ordem, como 08:00:01; 08:00:02; 08:00:03. Obs: dica válida para cadastros via planilha.
Como atrasar atividades?

Caso precise atrasar uma atividade em alguns minutos, selecione-a e em seguida clique em atrasar atividade. Ao fazer isso, você atrasará todas as atividades subsequentes daquele dia.

Como enviar uma mensagem para os participantes de apenas uma atividade?

Leia Como enviar e agendar mensagens push?

Como criar agenda para públicos diferentes dentro do mesmo evento?

Quando há diferentes programações para públicos distintos, você pode vincular listas de pessoas as atividades. Desta forma, só quem está na lista pode ver a atividade e se inscrever nela. Para selecionar a lista, clique em Editar > Lista de pessoas e selecione a lista que quer vincular.

Para maiores informações, leia Agenda Segmentada para Listas de Pessoas. Para configurar suas listas customizadas, leia Lista de pessoas.

Como salvar as atividades da agenda como um arquivo PDF?

Para salvar as atividades no formato PDF, você também pode adicionar uma seção Agenda ao seu hotsite e, enquanto visualiza o site no navegador em um PC, selecione CTRL + P no teclado ou no Mac, ⌘ + P e selecione a impressora destino como "SALVAR COMO PDF" e clique em "SALVAR".

Adicionar uma seção em hotsite para extrair Agenda em PDF só será possível se houver a ferramenta hotsite no pacote adquirido com a InEvent.
Como conferir se a agenda dos participantes está cheia?

Acesse Configurações > Ferramentas, na seção "Extra" habilite a opção "Planilhas de excel com atividades".

Captura de tela: ativando a opção de planilhas em configurações > ferramentas

Faça o download do relatório de participantes.

No relatório localize a coluna "filledSchedule ". As opções de preenchimento são "0" e "1", sendo que "0" significa que a agenda ainda não está completa e "1" que a agenda está.


Este artigo foi útil?