Importação e exportação de planilhas

Você pode importar ou exportar uma planilha que contém vários tipos de informações sem ter que adicionar unidades individuais, uma de cada vez. Este artigo pretende lhe ensinar como fazer o upload de dados em massa através do uso de uma planilha padrão em formato Excel.

Como ativar esta função?

Para habilitar essa ferramenta, você deve ir para Configurações> Ferramentas> pressionar Editar e marcar a caixa para Importar / Exportar.

Como importar dados de uma planilha?

Ao importar dados, você terá duas opções: você pode usar o arquivo demo fornecido pela InEvent ou sua própria planilha.

A opção de usar sua própria planilha só está disponível quando se importa informações de participantes, convidados e leads.
  1. Usando o arquivo de demonstração fornecido pela InEvent

A função de planilha de importação permite adicionar informações em massa à plataforma, como participantes, patrocinadores e palestrantes. O botão Importar está disponível em páginas como Participantes, Convidados, Atividades, Tags e Ingressos.

Vá para uma dessas páginas, pressione Editar > Importar > depois clique em Baixar o arquivo padrão.

Como baixar a planilha padrão da página

O arquivo será baixado em seu computador e você precisará preencher os campos obrigatórios.

Uma vez que você tenha inserido seus dados na planilha excel, faça o upload do arquivo de volta para a plataforma, clicando em Editar > Importar. Em seguida, clique no botão verde, selecione o arquivo excel e pressione o botão Analisar.

Você poderá visualizar as informações que serão carregadas, bem como quais colunas foram deixadas em branco (Don't have preview - Não há visualização). A seguir, pressione Importar.

Importando o arquivo demo com informações

Clique aqui para saber mais sobre o tempo de processamento para a importação de planilhas.

Se um campo obrigatório for deixado em branco, depois de pressionar Importar, você verá uma mensagem informando que sua planilha não foi carregada com sucesso. Se você estiver enfrentando um erro ao tentar importar sua planilha, certifique-se de verificar a seção Solucionando problemas na importação.
  1. Usando sua própria planilha

When importing Ao importar participantes, convidados e leads, você poderá utilizar seu próprio arquivo.

Os formatos de arquivo aceitos são .xls e .xlsx.

Para importar sua própria planilha, pressione Editar no canto superior direito, depois clique em Importar no canto superior esquerdo da tela. Em seguida, clique no botão verde e selecione o arquivo excel que você deseja importar e pressione Analyze (Analisar).

Importando sua própria planilha

Em seguida, você precisará escolher qual linha de sua planilha será a linha de cabeçalho. Uma vez terminado, pressione Analyze (Analisar).

Escolhendo sua linha de cabeçalho

Então, você precisará definir quais colunas de sua planilha corresponderão a cada propriedade InEvent.

Por exemplo, se em sua planilha você tiver uma coluna chamada "Nome do participante", você deve compará-la com a propriedade InEvent "Name".

Mapeando as colunas de sua planilha própria

O texto que diz que há colunas em falta (Missing columns) lhe dirá todos os campos obrigatórios que ainda não foram adicionados. Uma vez que você tenha feito a correspondência a todos os campos, pressione Importar.

Se você estiver enfrentando um erro ao tentar importar sua planilha, certifique-se de verificar a seção Solucionando problemas na importação.
Qual o tempo de processamento para a importação de planilhas?

O tempo de processamento para importação de planilhas dependerá do tamanho da planilha, pois leva cerca de 1 segundo por linha. Por exemplo, se você estiver carregando uma planilha de um participante contendo informações sobre 100 participantes, isso deve levar menos de 1 minuto e 40 segundos.

Enquanto a planilha está sendo carregada, você verá uma mensagem informando que sua planilha do Excel está sendo processada:

Além da mensagem pop-up confirmando que a planilha do excel foi importada com sucesso, você também receberá um e-mail:

Caso sua planilha não possa ser importada, um e-mail informará o erro.

Centro de importação

Caso sua planilha não tenha sido carregada com sucesso, você pode acessar os detalhes do erro acessando a Centro de Importação.

você pode fazer isso no nível do evento clicando em Análises> Centro de importação

Serão exibidos os eventos de importação. Clique no botão azul da coluna "Ações" do evento desejado.

Centro de importações da plataforma

Ou no nível da empresa, clicando em Relatórios> Centro de importação. Todos os logs de importação serão exibidos. Para verificar por que sua planilha não foi atualizada com sucesso, clique no botão azul na coluna Ações do evento desejado.

Solucionando problemas na importação

Erros mais comuns ao importar atividades na agenda

Listamos aqui os principais erros que podem ocorrer ao importar a agenda dos eventos:

  1. Data e horários incorretos: O principal erro ao importar a planilha de atividades é a inserção de uma data ou hora incorreta. Para verificar se as datas de seu evento coincidem com suas atividades, vá até Evento > Detalhes > Editar.  Para maiores informações, leia Detalhes do Evento.
  2. Falta do cabeçalho da tabela: Este erro acontece em casos nos quais foram inseridos campos customizáveis no seu formulário de inscrição, ou foi habilitada a ferramenta de Usuário na Company.  Para solucionar, faça o download da nova planilha padrão e insira os dados nela.
  3. Atributo é um parâmetro obrigatório: Este erro acontece por falta de alguma informação de preenchimento obrigatório como name ou username. Para corrigir basta inserir as informações faltantes.
  4. Formato da data: Observe que o formato de data ao editar é dd / mm / aa - hh / mm / ss, mas quando a importação for concluída, ela será convertida em mm / dd / aa - hh / mm / ss. O sistema tentará analisar os tipos de dados do Excel errados antes de gerar um erro.
Para evitar possíveis erros com relação ao formato da data, defina essas informações em sua empresa de acordo com o formato de data das configurações do seu computador.

Erros mais comuns na importação de participantes

Ao importar planilhas para a plataforma, alguns erros podem ocorrer. Listamos os principais erros que ocorrem na tela de participantes:

  1. Alteração na estrutura padrão da planilha: Apagar ou inserir novas colunas, ou alterar qualquer cabeçalho da planilha faz com o que o sistema não a reconheça. Para solucionar: Refaça o download da planilha padrão e não altere sua estrutura.
  2. Espaço na coluna de e-mail, fórmulas ou caracteres especiais nas demais células: Ao preencher as colunas de e-mail, algum espaço ou caracter como ponto e vírgula acabou sendo copiado para a célula. Isso também pode ocorrer nas outras células, com a inserção de fórmulas (como PROCV). O sistema não irá reconhecer a informação e não fará o upload. Para solucionar: Limpe a planilha (cole valores) antes do upload no sistema. Retire espaços e caracteres especiais dos campos de e-mail. Retire caracteres especiais do campo de nome.
Nossa plataforma não permite o uso de apóstrofes no endereço de e-mail. Portanto, quando adicioná-los verifique se o mesmo não contém nenhuma apóstrofe (').
  1. Funcionalidades Crachá e Credenciamento habilitadas: Certos planos possuem os recursos de crachás e credenciamento disponíveis (Meu QR code, controle de acesso, check-in). Esses recursos exigem o preenchimento dos campos Cargo e Empresa na planilha do participante. Portanto, você deve desabilitar esses recursos em suas ferramentas de evento antes da importação das planilhas caso não queira enviar essas informações para a plataforma. Você também pode preencher esses dados corretamente ao criar a planilha do seu participante para evitar que esse erro de importação ocorra.
  2. E-mail de confirmação não habilitado e sem senha preenchida na planilha: Quando você optar por não utilizar um e-mail de confirmação em seu evento, é necessário definir uma senha na planilha antes de importá-la na plataforma. Esta é uma medida de segurança de nosso lado, pois não seria possível para os participantes acessar suas contas individuais sem um e-mail de confirmação ou senha.
  3. A data de inscrição do evento ainda não começou ou já terminou: antes de importar a planilha do participante, certifique-se de verificar nos detalhes do evento a data de início e término da inscrição. Para mais informações, consulte o artigo de detalhes do evento para saber como definir as datas de inscrição.

Importando etiquetas, patrocinadores e palestrantes para atividades

Ao adicionar etiquetas, palestrantes e patrocinadores às planilhas de atividades, você pode separá-los usando vírgulas.

Além disso, ao adicionar etiquetas, palestrantes e patrocinadores às planilhas de atividades, se a etiquetas, palestrante ou patrocinador fornecido não tiver sido adicionado anteriormente à plataforma, o sistema irá criá-lo automaticamente.

Captura de tela da planilha do excel > palestrantes, etiquetas e patrocinadores

Como faço para exportar uma planilha?

A plataforma InEvent também oferece uma função de exportação para você extrair dados da plataforma. Clique aqui para saber como extrair e visualizar relatórios.

É possível ter um relatório exibindo em quais atividades o participante está inscrito?

Sim, você pode ver todas as atividades na planilha informada na página Participantes e Leads. Para fazer isso, certifique-se de habilitar na seção Extra a seguinte ferramenta::

Depois de ativar este recurso, você verá uma coluna na planilha do relatório com todas as atividades, separadas por uma vírgula.

No relatório do Leads, apenas os Participantes terão uma lista de atividades exibida na Planilha, se o Status do Participante for Lista de Espera, Convidado ou Apenas em Lista, a coluna de atividades ficará vazia.


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