Virtual Lobby: webinars e eventos online

O Virtual Lobby é um ambiente online em que pode-se organizar desde um grande evento de networking, uma única sessão ou até mesmo várias sessões simultâneas de conversas individuais.

Com essa ferramenta, é possível assistir às sessões que você se inscreveu ou tem interesse, trocar de sala, participar de um grupo de bate-papo, ou mesmo uma conversa um a um, apenas clicando no nome do participante que você escolher.

Descubra quais salas ou atividades estão disponíveis, bem como apresentações, conteúdos e pessoas que estão no mesmo ambiente que você.

Especificações

Salas virtuais - são as atividades da agenda escolhidas para tornarem-se salas virtuais.

Anfitrião da sala - um único anfitrião por sala. É um admin que pode adicionar, remover e conceder acesso de apresentação aos participantes e também a si próprio, além de inserir arquivos durante a sessão.

Apresentador - podem compartilhar suas câmeras de vídeo, áudio e tela simultaneamente (recomendamos até 17 por sala).

Visualizadores - são os participantes de suas atividades / salas virtuais, que realizam o acesso apenas como ouvintes ou espectadores, e podem interagir pelo chat, além de fazer o download de arquivos.

Recursos disponíveis

• Compartilhamento de tela : Compartilhe sua tela atual com suporte de imagem em imagem.
• Controle de microfone: Defina quais palestrantes e convidados podem falar durante seu painel ou sessões ao vivo.
• Networking: Clique em um participante para iniciar uma conversa 1x1.
• Chat em grupo: Crie uma sala de bate-papo interativa com mensagens ao vivo dos participantes.
• Vídeo pré-gravado: Carregue sua sessão pré-gravada para que os participantes possam assistir sob demanda.
• Transmissão ao vivo: Transmita suas sessões ao vivo para o seu site.
• Compartilhamento de arquivos: Compartilhe materiais que podem ser visualizados e baixados.
• Anúncios de patrocínio: Adicione anúncios em forma de imagem para seus patrocinadores, dentro das sessões
• Análises: Gere relatórios com sessões de vídeo ao vivo, público, largura de banda e muito mais.

Como tornar meu evento online?

É bem simples! Para realizar essas alterações acesse Evento > Detalhes. Seu evento deve estar publicado e configurado como Online/Virtual ou Híbrido (Virtual + Pessoalmente).

Ao definir como Online/Virtual ou Híbrido, automaticamente será gerado um link para acessar e visualizar o Virtual Lobby.

Você também pode acessar o Virtual Lobby acessando o menu Evento > Resumo e, na sessão Ações Principais, clicar em Abrir Virtual Lobby.

No seu ambiente virtual, você tem disponível:

• As atividades do evento;
• Os grupos de discussão;
• A lista de participantes online disponível para networking;
• A área pessoal do participante (Meus Formulários, Minha Agenda, Minha Conta).

Como configurar o Virtual Lobby?

Você poderá configurar seu ambiente virtual acessando Evento > Virtual Lobby. Todas as modificações realizadas nesta tela serão aplicadas para todas as salas do seu evento.

Como eu seleciono o layout que eu gostaria de usar?

Você verá uma barra suspensa com os dois tipos de layout para o Virtual Lobby.

1. Layout Clássico
2. Layout Neo

Como eu posso configurar o welcome outline (banner inicial/capa do evento)?

Quando utilizando o layout Neo, você poderá definir a disposição do banner inicial. As duas opções disponíveis são as seguintes:

1. Overlay contents: se você selecionar essa opção, o feed de notícias e a descrição do evento irão aparecer por cima do banner inicial.

1. Display contents: se você selecionar essa opção, o feed de notícias e a descrição do evento não irão aparecer por cima do banner inicial, passando a aparecer do lado direito e embaixo do mesmo, respectivamente.

   

Como seleciono o tipo de layout de atividade?

Para selecionar o tamanho e estilo de sua capa de atividades, você deve clicar em Tipo de layout de atividade.

Clique aqui para saber mais sobre.

Interface - Banner inicial (testeira)

Há duas opções para configurar a interface do seu Lobby:

1. Cobertura de evento padrão: significa utilizar mesma imagem de identidade visual que já foi inserida em Detalhes do Evento.
2. Capa do Vídeo: representa a inserção de um vídeo de boas vindas.

Além disso, em ambos os casos, ao lado da imagem ou vídeo, automaticamente será sincronizada a Descrição Geral do seu evento.

Para que a capa de boas-vindas apareça no Lobby, você precisará desabilitar a opção "Ocultar Boas-vindas". Para isso, basta clicar em Editar (canto superior direito) e desmarcar o box, como no exemplo abaixo.

Ao concluir suas alterações, clique em "Visualizar" para acessar o ambiente virtual e verificar o resultado das suas novas configurações.

Cobertura de Evento Padrão

Para rever a configuração da imagem padrão do seu evento, clique aqui.

Capa do vídeo

Para que um vídeo seja adicionado corretamente, ele deve estar hospedado no Youtube. Em seguida, será necessário copiar o código da URL do vídeo e colá-lo no respectivo campo da plataforma.

O código do vídeo é representado pelos caracteres que aparecem após o sinal de igual, como no exemplo abaixo.

https://www.youtube.com/watch?v=29V-AO-7MB8

Insira os caracteres copiados no campo dedicado exclusivamente ao código do youtube na plataforma:

O resultado será semelhante a este:

Como mudar o estilo da fonte do meu Virtual Lobby?

Você pode escolher o estilo da fonte de sua preferência em Estilo da fonte.

Configurações do Virtual Lobby

Em configurações, você pode ativar ou desativar as seguintes opções:

• Feed: se você ativar essa opção, o virtual lobby exibirá uma série de conteúdos, sobrepondo-se às informações do evento.
• Networking: esta opção define se a lista de participantes online em seu evento será exibida ou ocultada. É por meio desta configuração que você irá permitir ou bloquear a realização de reuniões 1x1 e grupos de discussões.
• Comentários: esta opção permite que você habilite ou desabilite o envio de perguntas, mensagens ou comentário durante suas atividades virtuais. É por meio desta configuração que você irá permitir ou bloquear a utilização do chat durante suas sessões.
• Enquetes: se você ativar essa opção, o Virtual Lobby permitirá a criação de enquetes ao vivo e questionários dinâmicos e que seus participantes respondam durante as atividades. Você verá uma aba de enquetes dentro da sala durante a atividade.
• Bloqueio de perfil: se você ativar essa opção, estará restringindo o acesso às ferramentas com dados pessoais, como networking e edição de perfil.
• Bloqueio de e-mail: se você ativar essa opção, estará bloqueando o e-mail dos participantes no registro e nas interações.
• Ocultar boas-vindas: se você ativar essa opção, o cartão de boas-vindas será ocultado do Virtual Lobby com descrição e capa/vídeo.
• Ocultar o logotipo do patrocinador: se você ativar essa opção, os logotipos de seus patrocinadores não aparecerão ao lado esquerdo do título de suas atividades no Virtual Lobby.
• Colapso da área de rede: se você ativar essa opção, o Networking e as Salas de Grupo devem aparecer na barra superior em vez de aparecerem na parte inferior do lado direito da tela.

Como mudar a imagem de fundo do meu Virtual Lobby?

Se você quiser ter uma imagem como fundo do seu Virtual Lobby ao invés de somente uma cor, clique em Editar e clique na barra vermelha para adicionar a imagem que você deseja. Clique em Fim para salvar.

Como eu decido qual provedor de WebRTC eu irei usar?

WebRTC é uma API que permite aos navegadores executar aplicações de chamada de voz, vídeo chat e compartilhamento P2P sem a necessidade de plugins em tempo real.

Você possui dois provedores de vídeo disponíveis no Virtual Lobby: Agora.io e Tokbox.

Agora.io

Recomendado para eventos na Ásia, América Latina, África e outras localidades.

Tokbox

Recomendado para eventos nos Estados Unidos e Europa que desejam cumprir o GDPR e SOC 2. Não é recomendado para a Ásia, América Latina e outras localidades

Para essa opção aparecer, clique em Configurações > Ferramentas e role a página para baixo até a seção Extra e confirme que a opção Use o Tokbox está ativada

Configurando as salas virtuais (atividades online)

Para configurar as atividades acesse o menu Agenda > Atividades, selecione a atividade e clique em Editar (canto superior direito). Na aba Detalhes constam as configurações de sua atividade, incluindo a possibilidade de torná-la uma sala virtual.

Patrocinadores e anúncios por sessão

Você pode adicionar patrocinadores as suas sessões, as logos aparecerão ao lado da imagem da sala. Além disso, cada patrocinador pode ter seu anúncio dentro da sala virtual.

Como alterar as cores do Virtual Lobby?

Acesse Empresa > Detalhes para personalizar as cores do seu ambiente virtual de acordo com a sua preferência.

Nas opções "Cor de fundo", "Cor da barra" e "Cor principal" você pode alterar as cores através do código hexadecimal da cor que você quer.

As cores, na página principal do Virtual Lobby, serão alteradas conforme a imagem abaixo:

Dentro da sessão, as cores serão alteradas de acordo com a imagem abaixo:

Como personalizar seu Virtual Lobby com CSS?

Você pode fazer alterações no visual do seu ambiente virtual através da linguagem CSS.

Como visualizar o relatório das sessões online?

Para acessar os números do seu evento, clique no botão Analytics > Relatórios do Virtual lobby.

Como os participantes acessam a plataforma virtual?

Existem diversas formas dos seus participantes acessarem o lobby virtual e iniciarem a interação entre si.

1. Via formulário de registro

Se o seu evento tiver um formulário para registro dos participantes, o participante poderá acessar o virtual lobby após terminar de preencher o formulário.

1. Via website

Você pode adicionar uma sessão Minha Conta no seu website para que os participantes consigam acessar o virtual lobby pelo website.

1. Via e-mail

Nós recomendamos que o link para o virtual lobby seja adicionado no e-mail de confirmação.

Como posso convidar palestrantes para se apresentarem em uma atividade?

Para esclarecer suas dúvidas, por favor acesse este artigo.

Como posso criar uma área de bastidores para meus palestrantes e apresentadores?

Você pode criar uma área oculta nos bastidores para que seus palestrantes e apresentadores preparem ou conversem antes do início da sessão com auxílio de listas customizadas.

Posso expulsar alguém do Virtual Lobby?

Sim. Clique aqui para aprender a deletar um participante.