Seguimiento de la asistencia

Con la herramienta de seguimiento de la asistencia, los organizadores de eventos podrán rastrear e informar las Unidades de Educación Continua (CEU), Educación Profesional Continua (CPE) o cualquier otra unidad de crédito personalizada.

Entendiendo CEU y CPE
Las unidades de educación continua (CEU) son otorgadas por muchos proveedores de educación y capacitación para significar la finalización exitosa de programas y cursos sin créditos destinados a mejorar el conocimiento y las habilidades de los adultos que trabajan. La Educación Profesional Continua (CPE) es una capacitación continua que se requiere para permanecer certificado como profesional en ciertos campos.

¿Cómo habilito la herramienta de seguimiento de la asistencia?

Para habilitar esta función, vaya a Configuración > Herramientas > desplácese hacia abajo hasta que vea la sección Compliance. Luego, presione Editar y asegúrese de que la casilla de verificación Seguimiento de la asistencia (Attendance tracking) esté marcada. Presione Fin para guardar los cambios.

seguimiento de la asistencia

Si en lugar de ver una casilla de verificación, ve Comprar, puede haber dos razones por las que eso está sucediendo:

  1. Deberá habilitar esta función en las herramientas de la compañía. Para hacerlo, vaya al nivel de compañía y haga click en Cuenta > Herramientas en el menú del lado izquierdo. Luego, desplácese hacia abajo hasta que vea la sección Cumplimiento, presione Editar y asegúrese de que la casilla de verificación Seguimiento de la asistencia (Attendance tracking) esté marcada. Presione Fin para guardar los cambios.
Seguimiento de la asistencia (Attendance tracking)
  1. Si fue a las herramientas de la compañía y en lugar de ver la casilla de verificación, aún vio Comprar, esto significa que esta función no está incluida en el plan que ha comprado. Haga click aquí para verificar qué funciones están incluidas en cada plan.

¿Cómo agrego unidades?

Para agregar unidades, vaya a Personas > Asistencia

Asistencia

Luego, presione + Añadir unidad. Se abrirá una ventana y deberá completar algunos campos:

  • Seleccione una plantilla: este campo es opcional. Puede elegir entre (CEU) Unidades de educación continua - 10 horas o (CPE) Educación profesional continua - 50 minutos. Si selecciona una opción de la plantilla, los siguientes campos Acrónimo, Nombre, Horas y minutos se completarán previamente. Si lo prefiere, puede crear unidades de crédito personalizadas definiendo sus siglas, nombre, cuántas horas y/o minutos representará una unidad y su frecuencia mínima.
  • Acrónimo: Debe escribir las siglas de la unidad.
  • Nombre: Debe escribir el nombre de la unidad.
  • Horas y minutos: Debes definir cuántas horas y/o minutos representará una unidad.
  • Frecuencia mínima: La asistencia se comprobará mediante pop-ups en el Virtual Lobby. En este campo, puede definir la cantidad mínima de ventanas emergentes que deben mostrarse para completar los créditos unitarios. Puede elegir entre las opciones: automático o de 1 a 12 veces. Lea la siguiente sección para obtener más información.

Una vez que haya completado todos los campos, presione Crear.

agregar unidades

Frecuencia mínima: ventanas emergentes en el Virtual Lobby

Cuando agregó una unidad a su evento, definió la frecuencia mínima, que determina el número mínimo de ventanas emergentes que se deben mostrar y responder durante una sesión para completar los créditos de la unidad.

Tenía la opción de elegir entre automático o de 1 a 12 veces. Si, por ejemplo, seleccionó "8 veces", todos los participantes presentes en la sesión recibirán 8 mensajes emergentes pidiéndoles que confirmen si todavía están viendo la sesión, como se muestra a continuación:

ventanas emergentes en el Virtual Lobby

Los mensajes emergentes solo se mostrarán en las actividades que haya asociado con las unidades.

Lea la siguiente sección para aprender cómo definir qué actividades otorgarán créditos por unidad.

Duración de la ventana emergente

De forma predeterminada, los participantes tendrán 10 segundos para responder cada ventana emergente. Si la ventana emergente no responde en 10 segundos, desaparecerá automáticamente.

Si desea editar la duración de la ventana emergente, en la página de seguimiento de asistencia, haga click en el botón azul correspondiente al crédito que desea editar> presione Editar> desplácese hacia abajo hasta que vea la duración de la ventana emergente (popup duration) y seleccione la duración deseada usando la barra desplegable.

Cambiar la duración de la ventana emergente

¿Cómo defino qué actividades otorgarán créditos por unidad?

Para definir qué actividades otorgarán unidades, vaya a Agenda > Actividades > y seleccione una actividad. Luego, presione Editar y desplácese hacia abajo hasta que vea Seguimiento de la asistencia

Seleccione una unidad en el campo Seleccionar la unidad de seguimiento de asistencia y presione el botón azul Añadir.

Se puede agregar un seguimiento de la asistencia múltiple a una sesión.
La función de seguimiento de asistencia está disponible para todos los modos de video de la sala, excepto para Enlace externo.

Procedimiento para asociar una actividad a la unidad de seguimiento

 

Una vez que agregue unidades a las actividades, verá una Unidad de tiempo que calcula cuántos minutos se incluyen en el crédito de la unidad. Dependerá de lo que haya configurado en Horas y Minutos al crear las unidades. Por ejemplo, si creó una unidad de 5 horas, la unidad de tiempo que se muestra en los detalles de las actividades será de 300 minutos.
Para asegurarse de que los participantes estén viendo la sesión hasta el final, la ventana emergente aparecerá después de que finalice la sesión.

¿Cómo elimino las unidades de seguimiento de la asistencia de las actividades?

Para eliminar las unidades de seguimiento de la asistencia de las actividades, simplemente presione el botón rojo con un icono de papelera.

eliminar las unidades de seguimiento de asistencia de las actividades

Informes de seguimiento de la asistencia

Para verificar los informes de seguimiento de la asistencia, vaya a Evento > Seguimiento de la asistencia> haga click en Informes en la esquina superior izquierda. Al hacerlo, podrá verificar los créditos computados para cada usuario o sesión.

Informes de seguimiento de asistencia

Agrupar y desagrupar informes

Puede definir si desea mostrar una lista de todos sus informes o si prefiere tenerlos agrupados por campos particulares:

  • Agrupados por sesión: puede filtrar las unidades calculadas para cada sesión.
  • Agrupados por usuarios: puede filtrar las unidades calculadas para cada usuario.
  • Sin agrupar: todos los informes se enumerarán sin estar agrupados por campos en particular.
Agrupar y desagrupar informes
También puede verificar que se vieron muchas de sus sesiones, quién las vio y durante cuánto tiempo en los informes del Virtual Lobby.

¿Cómo extraigo estos datos de la plataforma?

Para tener esta información disponible en una hoja de Excel, presione Editar y el botón Exportar aparecerá en la parte superior izquierda. Una vez que haga click en el botón, aparecerá un mensaje en la parte superior de la pantalla, advirtiéndole que recibirá el archivo con los datos en su correo electrónico cuando se complete el proceso.

extraer datos de la plataforma

¿Cómo creo certificados de asistencia?

Los participantes del evento a menudo esperan recibir un certificado una vez finalizado el evento para poder agregarlo a su CV y ​​diferenciarse en una industria competitiva. Haga click aquí para ver paso a paso cómo generar certificados de asistencia automatizados y personalizados para su evento.


¿Cómo lo hicimos?