Zugangskontrolle

Mit der Zugangskontrolle können Sie jeden Teilnehmer Ihres Events verwalten, kontrollieren und ihm Zugang gewähren. Jeder Teilnehmer hat seinen eigenen QR-Code, was Ihre Zugangskontrolle verbessert und möglichen Betrug bei Ihrem Event reduziert.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Zugangskontrollfunktion nutzen können, um Teilnehmer bei dem Event und den Aktivitäten ein- und auszuchecken.

Technische Anforderungen

  • Internet: Mindestens 1 Mbit pro Lesegerät.

  • Hardware: Samsung Tablets, sowie Smartphones iOS 12.0 oder neuer, und Android 4.0 oder neuer.a

Wie kann ich die Funktion aktivieren?

Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, gehen Sie auf Einstellungen > Tools > scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt Pass sehen. Klicken Sie dann auf Bearbeiten und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zugangskontrolle aktiviert ist. Klicken Sie auf Ende, um die Änderungen zu speichern.

Access control

Wenn Sie statt eines Kontrollkästchens Nein oder Kaufen sehen, kann dies zwei Gründe haben:

  1. Sie müssen diese Funktion in den Tools der Firma aktivieren. Gehen Sie dazu auf die Firmenebene, und klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Konto > Tools. Scrollen Sie dann nach unten, bis Sie den Abschnitt Pass sehen, klicken Sie auf Bearbeiten und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zugangskontrolle aktiviert ist. Klicken Sie auf Ende, um die Änderungen zu speichern.
Access control company
  1. Wenn Sie auf die Tools der Firma zugreifen und statt des Kontrollkästchens immer noch Kaufen sehen, bedeutet dies, dass diese Funktion nicht in dem Plan enthalten ist, den Sie erworben haben. Klicken Sie hier, um zu prüfen, welche Funktionen in den jeweiligen Plänen enthalten sind.

Wie Sie die Zugangskontrolle nutzen können

Registrierung des Sammlerprofils

Zunächst müssen Sie ein Sammlerprofil in der Teilnehmerliste erstellen und sich mit diesem Profil in der App anmelden, damit Sie die Check-in-/Check-out-Funktion nutzen können.

Gehen Sie dazu auf Personen > Teilnehmer > klicken Sie auf + Person hinzufügen. Wählen Sie dann unter Berechtigungen die Option Sammler, füllen Sie die Felder E-Mail/Benutzername und Passwort aus und klicken Sie auf Erstellen.

Create collector profile

Das war's! Laden Sie nun die App herunter und melden Sie sich mit diesem Profil und Passwort in der App an (Tablet oder Smartphone). Wählen Sie die Anmeldeoption und melden Sie sich mit den Benutzerdaten und dem Passwort des zuvor erstellten Sammlers in der App an. Suchen Sie nach dem Event und klicken Sie darauf, um es zu betreten. Nun haben Sie Zugang zum Zugangskontrollmodus. 

Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, wird der Benutzer nach der Anmeldung mit dem Sammlerprofil auf den Bildschirm für die Zugangskontrolle weitergeleitet. Wenn Sie ein iOS-Gerät verwenden, sehen Sie nach der Anmeldung mit dem Sammlerprofil die App als normalen Teilnehmer. Sie müssen also auf das Menü klicken und die Option Zugangskontrolle auswählen.

Einstellung der Zugangskontrolle

Sie haben zwei Alternativen, wenn es um das Lesen von QR-Codes geht:

  1. QR-Code einmalig lesen: Der Ausweises einbrennen.
  2. QR-Code mehrmals lesen: kein Ausweises einbrennen.
QR-Codes nur einmal lesen: Den Ausweis einbrennen.

Standardmäßig kann der QR-Code nur einmal am Eingang des Events/der Aktivität gelesen werden. Damit er zu anderen Zeiten gelesen werden kann, müssen die Teilnehmer vorher den Check-out durchführen.

Diese Möglichkeit wird empfohlen, wenn der Veranstalter eine größere Kontrolle und Sicherheit bei seinem Event haben möchte, indem er die mehrfache Eingabe desselben QR-Codes nicht zulässt.

QR-Code mehrmals lesen: Zugangskontrolle als Protokoll

Mit dieser Funktion kann derselbe QR-Code mehr als einmal gelesen werden, ähnlich wie bei Barcode-Lesegeräten. Sie wird für Events empfohlen, bei denen die Eingabe durch die Teilnehmer nicht gesperrt wird. Der Vorgang des Lesens und Auswählens (Event oder Aktivität) ist derselbe wie beim Einbrennen mit einem QR-Code.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, gehen Sie auf Event Tools, suchen Sie im Abschnitt Extra nach Zugangskontrolle als Protokoll (Access control as log)und aktivieren Sie die Funktion, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen markieren.

Access control as log
Wenn Sie die Zugangskontrolle als Protokoll aktiviert haben, nun aber zur ursprünglichen Konfiguration zurückkehren möchten, können Sie das Tool Zugangskontrolle als Protokoll deaktivieren und sich dann von allen Lesegeräten abmelden und erneut anmelden, um das Zugangskontrollsystem zurückzusetzen. Ein einfaches Schließen der App und erneutes Öffnen reicht nicht aus, Sie müssen sich von allen Handys/Tablets abmelden.

Die QR-Codes lesen

Unabhängig von den Einstellungen für das Lesen von QR-Codes stehen den Sammlern beim Lesen eines QR-Codes die folgenden Optionen zur Verfügung:

  1. Einchecken für das Event: Kontrolle des Eingangs der ganzen Events.

  1. Auschecken für das Event : Kontrollieren Sie die Ausgabe des gesamten Events.

Access control for the app
  1. Einchecken für Aktivität: Kontrollieren Sie den Eingang einer Aktivität oder Sitzung. Sollte am Eingang der Räume verwendet werden.

  1. Auschecken für Aktivität: Kontrolliert den Ausgang einer Aktivität oder Sitzung. Sollte beim Verlassen der Räume verwendet werden.
Activity access control

Nach Einlesen des QR-Codes können drei Bestätigungsbildschirme erscheinen:

  • Die erste ist eine positive Bestätigung der Eingabe, die grün angezeigt wird. Dies bedeutet, dass der Teilnehmer berechtigt ist, das Event/die Aktivität zu betreten. 
  • Die zweite und dritte Option sind negativ und werden rot angezeigt. Sie bedeuten, dass der QR-Code bereits gelesen wurde oder dass die Person nicht berechtigt ist, diese Sitzung zu betreten.

Berücksichtigen Sie bei diesem QR-Code-Verfahren, dass es einen Lesepunkt am Ausgang des Events/der Aktivität geben sollte, damit Sie einem Teilnehmer, der eine Berechtigung hat, kein Negativbild anzeigen.

Lesen von Statistiken

Sie können die Gesamtzahl über die App oder Plattform verfolgen.

  • Mobile App: Klicken Sie auf die Schaltfläche Live-Statistiken während des Events, und Sie sehen, wie viele Teilnehmer ihre Ausweise gelesen haben (nach Aktivität und Gesamtveranstaltung).
Live stats
  • Live-Dashboard: Gehen Sie auf der Webplattform auf Analytics > Live Dashboard und Sie können die Gesamtzahl der gelesenen Badges (berücksichtigt die Gesamtzahl der Check-in-Lesungen bei dem Event) und die Gesamtzahl der Live-Personen, die nur die gelesenen Ausweise berücksichtigen, die bei dem Event nicht ausgecheckt haben, verfolgen. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.

Wie kann ich einen detaillierten Bericht erstellen?

Suchen Sie im Schnellsuchfeld nach Zugangskontrolle oder klicken Sie auf Analytics > Checklog-Berichte.

Checklog reports

Klicken Sie hier für weitere Informationen zu Checklog-Berichten.

Ich möchte eine Zugangskontrolle pro Tag durchführen. Ist dies möglich?

Um die Zugriffskontrolle pro Tag in Ihrem Event durchzuführen, empfehlen wir, unsichtbare Aktivitäten in Ihrem Kalender zu erstellen, wie zum Beispiel: Tag 1, Tag 2, Tag 3. Es ist eine sehr nützliche Strategie, um die Kontrolle über die täglichen Informationen zu gewinnen, wie viele Teilnehmer zum Event gingen. Jeden Tag können Sie alle Teilnehmer ein- und auschecken. Auf diese Weise können Sie wissen, wie viele Teilnehmer an jedem Tag des Events teilgenommen haben.

Um unsichtbare Aktivitäten zu haben, müssen Sie Sichtbar für Teilnehmer in den Aktivitätsdetails deaktivieren.


Wie haben wir es gemacht?