Conseils aux promoteurs lors de l'accréditation numérique

Pour guider les promoteurs lors de l'accréditation, vous devez d'abord organiser les groupes d'accueil et de fréquentation.

Identifier le lieu de l'accréditation

Si l'accréditation s'adresse à différents publics, il est nécessaire d'indiquer clairement quelles imprimantes leur sont destinées. Des indications de route (flèches) doivent également être utilisées.

Ces scénarios sont définis par les files d'attente d'accréditation. Nous en suggérons trois, pour mieux guider vos participants :

1. Avec code QR : pour les participants qui ont déjà le code QR en main (via l'application ou le courrier électronique), l'accréditation doit être effectuée dans quelques secondes.
2. Sans code QR : (e-mail / carte d'identité): pour les participants qui n'ont pas leur QR Code en main, mais qui savent par quel email / carte d'identité ils ont été inscrits à l'événement.
3. Nouveaux inscrits : pour les nouveaux inscrits à l'événement et aussi les participants qui n'ont pas le code QR en main et / ou ou qui ne se souviennent pas de l'adresse électronique par laquelle ils sont inscrits.

Rangée 1 : Avec code QR

Rangée 2 : Sans code QR

Rangée 3 : Nouvelles inscriptions

Identification et séparation des groupes de promoteurs

Identifier avec une accréditation chaque promoteur à mettre en relation pendant la formation et le soutien pendant l'événement. Séparez les promoteurs de la zone d'accréditation et de la zone à « trouble ».

Démontrer les méthodes d'impression de tags

Indiquez où se trouvera le code QR et comment le lire. Montrer comment effectuer une recherche par nom, e-mail ou autre paramètre de recherche préalablement déterminé.

Opération en cas de « trouble »

Nous vous recommandons de prévoir un emplacement sur votre accréditation avec au moins deux ordinateurs et deux imprimantes tous les 800 participants pour le dépannage. 

En général, les changements d'information se produisent sur l'écran des participants. Nous avons parmi eux :

• Nouveaux inscrits: Saisissez manuellement le nouvel inscrit dans la liste des participants en suivant ces instructions. Cliquez ensuite sur l'icône d'impression.
• Réimpression des accreditations : Dans la liste des participants, recherchez et sélectionnez le participant, puis cliquez sur Modifier. Dans la fenêtre latérale d'édition, faites défiler la liste jusqu'à « tirages ». Réinitialisez l'élément et cliquez sur Fin. Cliquez maintenant sur le bouton d'impression des justificatifs.

• Modifications des informations sur l'accreditation: Recherchez le participant, puis cliquez sur Modifier. Modifiez les informations selon les besoins du participant, puis remettez le nombre d'impressions à zéro. Cliquez sur Fin, puis sur le bouton d'impression des justificatifs.

Approches suggérées

Participants avec code QR

Promoteur : Bonjour. Auriez-vous le code QR sur l'application ou alors l'email de l'événement ?

Participant : Oui.

Promoteur : Super. Allez au totem numéro X ! Vous y imprimerez votre accréditation avec la lecture de ce code QR par la caméra de la tablette. Merci.

Participants inscrits sans code QR

Promoteur: Bonjour. Auriez-vous le code QR sur l'application ou l'email de l'événement ?

Participant : Non.

Promoteur : Sauriez-vous par quel email professionnel (ou carte d'identité, nom - cela dépend du paramètre de recherche) a été enregistré pour l'événement ?

Participant : Oui.

Promoteur : Super. Allez sur le totem numéro Y ! Vous y imprimerez votre accréditation en entrant votre email. Merci.

Participants sans informations d'inscription

Promoteur : Bonjour. Auriez-vous le code QR sur l'application ou l'email de l'événement ?

Participant : Non.

Promoteur : Sauriez-vous par quelle adresse électronique professionnelle ou personnelle vous avez été inscrit à l'événement ?

Participant : Non.

Promoteur : Suivez cette ligne et à la fin vous serez rencontré à Trouble. Ils examineront votre situation et procéderont aux démarches d'accréditation. Merci.