Gestion de l'agenda

L'agenda est l'endroit où vous placez toutes les activités qui se déroulent lors de votre événement. Toutes les activités doivent être fixées entre les dates de début et de fin de l'événement. Le nombre d'activités est illimité et vous permet d'entrer une brève description de chacune des activités tout en ajoutant des conférenciers, des sponsors et des documents exclusifs, et même des pistes de contenu pour vos participants.

Comment puis-je créer une activité ?

Si vous souhaitez avoir plus de 100 activités sur votre agenda, il est nécessaire que les participants accédant à l'événement disposent d'un ordinateur i7 ou d'une puce M1 d'Apple afin que le Virtual Lobby se charge correctement et sans délai.
  1. Manuellement

Pour ajouter une activité à la fois, cliquez sur Agenda > Activités > + Ajouter activité. Insérer des informations telles que : le titre, l'heure de début et de fin, le lieu et la visibilité de l'activité, puis cliquez sur Créer.

Créer une activité manuellement

  1. Utilisation d'une feuille de calcul

Vous pouvez également télécharger votre agenda via une feuille de calcul, toutes les activités à la fois. Allez à Agenda > Activités > appuyez sur Modifier > Importer et télécharger le fichier de démonstration.

Il est possible de renseigner le nom, la description, l'adresse, le lieu, l'heure de début et de fin, le nombre de postes vacants, entre autres informations.

Une fois que la feuille de calcul est remplie, cliquez sur le bouton vert avec l'icône du dossier et appuyez ensuite sur Importer.

Créer une activité en utilisant une feuille de calcul
Pour ajouter plus d'un orateur/sponsor par le biais de la feuille de calcul, ajoutez chaque nom séparé par une virgule (,).
Je n'arrive pas à télécharger des activités via une feuille de calcul. Pourquoi ?

Cliquez ici pour vérifier les erreurs les plus courantes lors de l'importation d'activités dans l'agenda.

Comment puis-je modifier une activité ?

Allez dans Agenda > Activités > Modifier > sélectionnez l'activité que vous souhaitez modifier. Vous devriez pouvoir la modifier :

Modifiez les détails d'une activité

Vous devriez pouvoir modifier les champs ci-dessous :

  • Nom, heure de début et de fin
  • Description : vous pouvez utiliser des listes à puces dans l'éditeur WYSIWYG.
  • Lieu : cliquez ici pour savoir comment créer des lieux.
  • Nombre de postes vacants : combien de personnes vous souhaitez pouvoir inscrire à cette activité
  • Nombre de personnes présentes
Consultez et modifiez les détails d'une activité

Mise en place de salles virtuelles

  • Salle virtuelle : vous devez cocher cette case si votre activité se déroule en ligne.
  • Réplique de session : si vous souhaitez répliquer les paramètres d'une activité, cliquez ici pour plus d'informations.
  • Couverture de la salle : vous pouvez télécharger une image de couverture de la salle.
  • Étiquette d'état de la salle : chaque salle affichera une étiquette d'état dans son coin supérieur gauche.
  • Mode vidéo de la salle : cliquez ici pour consulter nos modes vidéo de la salle
Selon le mode vidéo de la salle sélectionné, certains des champs décrits ci-dessous varient.
Choisir le mode vidéo de l'activité
  • Hôte de la salle : ici, vous devez définir qui sera l'hôte de la salle. Cliquez ici pour connaître les autorisations de l'hôte.
  • Enregistrement de la salle : vous devez cocher cette case si vous souhaitez que votre activité soit enregistrée.Cliquez ici pour plus d'informations.
  • Nombre de présentateurs : le nombre de présentateurs que vous souhaitez avoir dans la salle. Le nombre maximum de présentateurs sera soit de 9, soit de 17, en fonction de votre plan.
  • Transcription du discours au texte : la transcription sera générée automatiquement dans la langue de votre choix. Vous pourrez sélectionner la langue de la transcription et une option de traduction. Cliquez ici pour plus d'informations.
  • Interprétation audio: vous pouvez ajouter des Chaînes d'interprétation audio pour permettre l'interprétation simultanée des langues.
  • Session de suivi : si vous souhaitez envoyer vos spectateurs à la session de suivi.
  • Demandez un avis à la sortie : si l'activité comporte un formulaire de retour d'information, une fenêtre contextuelle s'affichera à la fin de la session. Cliquez ici pour plus d'informations.

Politique d'accès

Définissez si vous souhaitez que les participants puissent participer aux activités avant leur heure de début et après leur heure de fin.

  1. Rejoindre les sessions avant leur commencement

Si vous sélectionnez Non, les participants ne pourront pas se joindre à une activité avant son heure de début prévue.

Si vous souhaitez que les participants puissent rejoindre une salle avant le début de l'activité, vous aurez la possibilité de décider s'ils doivent pouvoir rejoindre la salle 5, 15 ou 30 minutes ou 1 heure avant l'heure de début de l'activité.

Politique d'accès : Rejoindre les sessions avant leur commencement
  1. Rejoindre les sessions après leur terme

Politique d'accès : Rejoindre les sessions après leur terme

Si vous sélectionnez Non, les participants ne pourront pas se joindre à une activité avant son heure de fin prévue.

Si vous souhaitez que les participants puissent rejoindre une salle après la fin de l'activité, sélectionnez Oui.

Si vous souhaitez configurer une politique d'accès pour l'ensemble de l'événement au lieu de la configurer pour chaque session, vous pouvez également le faire. Cliquez ici pour plus d'informations.

Interactions

  • Inscription automatique : tous les participants à l'événement seront automatiquement inscrits à l'activité
  • Position en surbrillance : la couverture de la pièce apparaîtra plus grande dans le hall virtuel.
  • Notifications d'interaction : les notifications (questions, sondages, réactions) de cette activité apparaîtront sous la rubrique Alertes.
  • Visible pour les participants : si l'option est activée, toute l'activité sera visible pour les participants. Si elle est désactivée, seuls les administrateurs verront l'activité invisible et il y aura une étiquette indiquant Invisible pour indiquer aux administrateurs que l'activité est invisible pour tous les autres.
  • Verrouillage de l'inscription : les opérations d'inscription seront verrouillées et les participants ne pourront plus s'inscrire à cette activité.
  • Cacher le chat : masquera l'onglet Chat de cette activité dans le Virtual Lobby
Si vous activez l'option Cacher le chat, le chat public que les utilisateurs utilisent pour communiquer entre eux disparaîtra, mais le chat privé sera toujours disponible dans la salle pour les conférenciers, les administrateurs, l'équipe et l'hôte de la salle.
  • Cacher le sondage : permet de cacher l'onglet Sondage dans cette activité du Virtual Lobby
  • Cacher les questions : permet de cacher l'onglet Questions de cette activité dans le Virtual Lobby
  • Cacher les gens : L'onglet Personnes sera caché aux utilisateurs de cette salle. Les administrateurs et les intervenants pourront toujours voir l'onglet.
  • Cacher les fichiers : permet de cacher l'onglet Fichiers dans cette activité du Virtual Lobby
Les différents types d'interaction disponibles pour les activités

Contenu : conférenciers, sponsors, fichiers, pistes et groupes de discussion

  1. Pour associer des activités aux conférenciers, consultez cet article.
  2. Pour associer des activités à des sponsors, consultez cet article.
  3. Pour insérer des fichiers dans les activités, cliquez ici.
  4. Pour créer des pistes de contenu à l'aide des pistes, consultez cet article.
  5. Pour créer des chaînes entre les activités, consultez cet article.
  6. Pour créer des groupes de discussion, consultez cet article.

Puis-je retarder des activités ?

Oui ! Pour retarder une activité, appuyez sur Modifier > sélectionnez l'activité que vous souhaitez retarder et appuyez sur Retarder l'activité > confirmez en cliquant sur Retarder.

Comment retarder des activités
Faites attention lorsque vous retardez des activités, car cela retarde d'autres activités si elles sont contestées en premier.

Comment puis-je définir l'ordre dans lequel mes activités apparaîtront aux participants ?

Notre ordre du jour respecte l'ordre alphabétique et numérique. Ainsi, si vous avez besoin de déterminer un ordre précis, vous pouvez utiliser les options suivantes :

  1. Ordre numérique : placez un numéro devant le nom de l'activité, par exemple 1) Nom de l'activité ; 2) Nom de l'activité ; 3) Nom de l'activité.
  2. Ordre alphabétique : placez une lettre devant le nom de l'activité, par exemple A) Nom de l'activité ; B) Nom de l'activité ; C) Nom de l'activité ;
  3. Ordre temporel : enregistrez les activités avec des horaires séquentiels pour déterminer leur ordre, par exemple 08:00:01 ; 08:00:02 ; 08:00:03.

Comment puis-je créer des horaires pour différents publics au sein d'un même événement ?

Si vous souhaitez avoir des programmes différents pour des publics différents, vous pouvez lier des listes de personnes à des activités. Ainsi, seules les personnes figurant sur la liste peuvent voir l'activité et s'y abonner.

Vous pouvez également créer des activités avec des restrictions et des blocs de choix, consultez cet article pour en savoir plus.

Comment puis-je enregistrer les activités du calendrier sous forme de fichier PDF?

Pour enregistrer des activités au format PDF, vous pouvez également ajouter une section Agenda à votre Site web et, tout en visualisant le site Internet dans le navigateur sur un PC, sélectionnez CTRL + P sur le clavier ou sur le Mac, ⌘ + P et sélectionnez l'imprimante de destination comme Enregistrer en PDF et appuyez sur Enregistrer.

L'ajout d'une section Site web pour extraire l'agenda en PDF ne sera possible que si un outil Site web est présent dans le package acheté avec InEvent.

Comment puis-je vérifier si l'agenda des participants est complet ?

Allez dans Réglages > Outils > faites défiler jusqu'à la section Extra et activez les Feuilles Excel avec activités.

Activer l'outil 'Feuilles Excel avec activités'

Téléchargez le rapport du participant. Dans le rapport, trouvez la colonne "Calendrier rempli". Les options de remplissage sont "0" et "1", où "0" signifie que l'agenda n'est pas encore rempli et "1" que l'agenda est rempli.

Comment puis-je inscrire les participants aux activités ?

Il existe de nombreuses possibilités pour inscrire les participants à leurs activités. Consultez cet article pour connaître toutes les possibilités.

Puis-je envoyer un message "push" uniquement aux participants inscrits à une activité spécifique ?

Oui ! Cliquez ici pour savoir comment.

Comment puis-je supprimer des activités ?

Allez dans Agenda > Activités > appuyez sur Modifier > sélectionnez les activités que vous souhaitez supprimer et appuyez sur Supprimer > Fin.

Supprimer des activités

Puis-je télécharger un rapport ?

Oui ! Pour extraire un rapport de toutes vos activités, appuyez sur Modifier et vous verrez un bouton Rapport en haut à gauche. Cliquez dessus et vous devriez recevoir un courriel avec le rapport.

Téléchargez un rapport de vos activités


Comment ça a été?