Reuniones: instrucciones para los participantes.

Los participantes podrán ver una lista de otros participantes y su información sobre quién está presente en el evento. Pueden seleccionar a otro participante entre los participantes del evento para conectarse y abrir una sala de grupo para comenzar una discusión privada o pública.

Usando de la función de reuniones en el Virtual Lobby

Para establecer contactos con otros participantes, desplácese hasta la parte inferior de la página de inicio del Virtual Lobby. En el lado derecho, los participantes activos se enumerarán en Networking. Para ver todos los participantes en línea o buscar un participante, presione Ver todo.

Ver todo

Cuando haya encontrado a la persona con la que desea conectarse, haga click en su nombre. Una ventana emergente mostrará los detalles del participante y le permitirá conectarse a través de un mensaje o una videollamada.

detalles del participante

Cuando seleccione Pedir unirse (ícono de cámara), se lo llevará a una pantalla que le preguntará si desea Conoce ahora o Agendar una reunión.

agenda una reunión

Conoce ahora

Haga click aquí para obtener más información sobre este tipo de solicitud de video.

Agendar una reunión

  1. Si selecciona Agendar una reunión, se le llevará a una nueva pantalla para que seleccione el mejor día y hora para su reunión. Las horas se mostrarán en su zona horaria local.
    Agendar una reunión

  1. Una vez que seleccione el mejor día y hora, será llevado a una pantalla donde deberá definir el tema de la reunión y presionar Confirmar reserva (Confirm Booking).
Confirmar reserva
  1. Una vez que confirme su reserva, verá la pantalla que se muestra a continuación.
 verá la pantalla que se muestra a continuación

Programar una reunión con varios participantes

Puede seleccionar varios invitados para su reunión al reservarla. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Haga click en Ver todo en la sección Networking
  2. Seleccione todos los participantes que desea invitar a su reunión
  3. Haga click en el ícono de video > haga click on Agendar una reunión
  4. Elija la hora de la reunión > Presione Reserva confirmada

Verá este mensaje: ¡Reserva programada con éxito!

Programar una reunión con varios participantes

¿Recibirá una notificación la persona que invite a la reunión?

Sí, tanto usted como su invitado deben recibir correos electrónicos con los detalles de la reunión.

Su invitado también debería recibir una notificación en el Virtual Lobby.

Si hacen click en Ver reunión, verán los detalles de las reuniones con información como el tema de la reunión, la fecha y la información sobre la persona que creó la reunión.

Si invito a varias personas a una reunión, ¿recibirán todas una notificación?

Si invita a varias personas a una reunión, usted y todos los invitados recibirán un correo electrónico con los detalles de la reunión, como la hora, la lista de invitados, el tema y el enlace para unirse a la reunión.

Los participantes solo recibirán correos electrónicos si el organizador del evento habilita la herramienta correo de la reunión en Configuración > Herramientas.

Todos los participantes también recibirán una notificación en el Virtual Lobby debajo del ícono de campana y al hacer click en ver reunión verán los detalles de la reunión y podrán cancelar su participación si así lo desean.

Si invito a varias personas a una reunión, ¿recibirán todas una notificación?
Si los participantes se registraron en el evento sin un correo electrónico, no recibirán un correo electrónico sobre la reunión, pero si recibirán la notificación en el Virtual Lobby.

¿Cómo veo todas mis reuniones?

Todas sus reuniones se mostrarán en la página principal del Virtual Lobby.

reuniones

Pero también puede visualizar sus reuniones yendo a Mi agenda> Reuniones.

Mi agenda>Reuniones

Dentro de la sala de la reunión, todos los participantes podrán habilitar su cámara y micrófonos para iniciar una conversación, además de tener la capacidad de compartir pantalla.

Página dedicada para reuniones

Si desea tener una página dedicada para las reuniones programadas en el Virtual Lobby, debe asegurarse de que la pestaña correspondiente esté configurada como visible para que la opción se muestre en el menú del lado izquierdo.

Haga click aquí para obtener más información.

¿Cómo cancelo una reunión?

Tiene dos opciones para cancelar una reunión:

  1. Presionando el botón Cancelar reunión (cancel meeting) en el correo electrónico que recibió con los detalles de la reunión.
How to cancel a meeting
  1. Presionando el botón Cancelar reunión en el espacio dedicado Mi Agenda para Reuniones.

Cancelar reunión

Si fue invitado a una reunión con varias personas, puede cancelar su participación sin cancelar la reunión para los demás participantes. Para ello, presione Cancelar participación ya sea en el correo electrónico que recibió o en la página Mi agenda > Reuniones.
Cancelar participación

¿Cómo puedo establecer restricciones y preferencias?

Puede establecer restricciones para cuando no estará disponible para reuniones. Para hacerlo, vaya a Mi agenda> Restricciones> Nueva restricción.

establecer restricciones y preferencias

Además de eso, también puede buscar y filtrar los asistentes que tienen espacios libres en el horario de la reunión y agregarlos como preferencia para reunirse.

preferencias para reunirse

¿Cómo puedo evaluar una reunión?

Después de cada reunión, puede enviar sus comentarios a los organizadores. Para hacer esto, haga click en Detalles de la reunión y luego en Responder comentarios.

evaluar una reunión

Instrucciones para organizadores de eventos

Si es un organizador de eventos y desea aprender a crear una reunión, lugares, formularios de comentarios y más, haga click aquí.


¿Cómo lo hicimos?