Séance d'essai

Le jour de la tenue de votre événement virtuel ou hybride se rapproche ! Pour éviter les éventuels points de défaillance lors de la mise en ligne, il est essentiel que vos administrateurs, hôtes de salle, orateurs/conférenciers et sponsors participent à une séance d'essai (dry run), qui simulera l'expérience des participants pendant le jour de l'événement.

Cet essai doit avoir lieu avant le lancement de l'événement, afin de prévenir et de résoudre les problèmes que les conférenciers, qui vous rejoindront le jour de l'événement, n'auront pas le temps d'aborder. Ne supposez jamais que votre public est doué pour la technologie. Veillez à tester la connexion et l'équipement Internet et à identifier des alternatives et des plans de secours en cas de problème.

Technique Essai

L'essai à blanc est l'occasion pour les conférenciers d'essayer la plateforme et de se familiariser avec toutes les fonctions importantes afin d'éviter les difficultés techniques pendant le jour de l'événement. Vérifiez le type d'équipement dont disposent les participants et testez-le à l'avance. Évitez d'utiliser le microphone intégré dans les ordinateurs portables ou des webcams. Une webcam HD, une lampe circulaire à DEL et un microphone externe conviendront parfaitement.

Listes de contrôle pré-événement

Assurez-vous de passer en revue nos listes de contrôle pré-événement, qui comportent différentes étapes en fonction du rôle du participant dans l'événement :

1. Liste de contrôle pré-événement pour les administrateurs

   Demandez à un administrateur de vérifier les étapes énumérées dans la liste de contrôle pré-événement pour les administrateurs, afin de s'assurer que tout est réglé en fonction de vos besoins.

2. Liste de contrôle pré-événement pour les participants sur la caméra

   Assurez-vous que tous les participants ont vérifié notre Liste de contrôle pré-événement pour les participants sur la caméra et qu'ils se sentent à l'aise pour se déplacer dans la plateforme.

Essai Logistique

L'essai logistique doit être aussi proche que possible de ce qui se passera dans le jour de l'événement, en suivant son format et son ordre chronologique et en répétant l'ordre exact dans lequel les choses se passeront en direct.

Ces essais vous aideront à rendre les sessions plus cohérentes et à faire en sorte qu'elles correspondent aux créneaux horaires qui leur sont alloués, ce qui permettra à vos conférenciers de se sentir plus à l'aise et plus confiants le jour de l'événement.

Plans de sauvegarde

Préparez des plans de sauvegarde en cas de dysfonctionnement de la vidéo, de perte de connexion à Internet ou d'autres scénarios qui pouvant survenir pendant une présentation en direct. Les conférenciers doivent comprendre quelles sont les éventualités qui peuvent survenir lors de la diffusion en direct et disposer d'un plan de sauvegarde pour maintenir les activités sur la bonne voie.

Créez et partagez avec votre équipe un plan pour couvrir :

1. Un abandon de dernière minute d'un conférencier : Prévoyez un conférencier de sauvegarde ou un contenu préenregistré prêt à être utilisé.
2. Le plantage de l'internet du côté de votre conférencier : Disposez d'une connexion Internet de sauvegarde, d'un conférencier de sauvegarde ou même d'une vidéo préenregistrée. Une fois la connexion Internet rétablie, refaites la vérification du système du côté de votre conférencier.
3. Une panne d'ordinateur du côté de l'hôte : Prévoyez un hôte de sauvegarde, un contenu préenregistré ou même un appareil de sauvegarde.
4. Si vous rencontrez des problèmes pour démarrer un flux en direct ou si le flux en direct est mis en mémoire tampon : Essayez d'utiliser l'option de streaming à faible latence ou encore à très faible latence. Sachez simplement que vous ne devez pas changer la latence de la vidéo dans la salle pendant une session en direct. Vous devez arrêter et redémarrer le flux.
5. Les participants de certaines régions ne peuvent pas accéder à l'événement : Si votre public comprend des participants de Chine, nous vous recommandons vivement d'activer les Native websockets (Websockets natifs).
6. Conférenciers utilisant un appareil différent de celui utilisé lors de la séance d'essai : Refaitez les étapes 1 à 5 de la Liste de contrôle générale.
7. Les conférenciers disposent d'une connexion Internet différente de celle utilisée pendant la séance d'essai : Vérifiez les VPNs/Firewalls et refaites la Vérification du Système du côté du conférencier.

Conseils pour organiser votre événement virtuel ou hybride

• Questions : parfois, les membres du public peuvent s'échauffer un peu avant de poser des questions à vos conférenciers. Préparez quelques questions auxquelles ils se sentent à l'aise de répondre, au cas où ils auraient besoin de poursuivre la session. Ces questions peuvent inspirer le public et l'aider à poser ses propres questions. Pour en savoir plus sur la façon de poser des questions lors de vos sessions en direct, cliquez ici.
• Image d'inactivité du lecteur : disposez d'une image d'inactivité du lecteur personnalisée prête à être téléchargée dans votre Lobby Virtuel pour communiquer avec vos participants en cas de panne. Pour en savoir plus sur la personnalisation des images d'inactivité du lecteur, consultez cet article ici.
• Sauvegarde du contenu pré-enregistré : la planification d'un contenu pré-enregistré à lire pendant une panne permet de s'assurer que les participants disposent toujours du contenu et leur donne plus de temps pour corriger la situation. Pour en savoir plus sur le contenu pré-enregistré, cliquez ici.
• Messages Push : il est très important d'avertir les participants en cas de panne. Ils penseront d'abord qu'ils sont les seuls à être affectés et ils essaieront souvent de corriger le problème de leur côté. L'envoi d'une message push leur évitera de quitter votre session en essayant de corriger eux-mêmes le problème. Pour en savoir plus sur les messages push, cliquez ici.