Réunions : directive pour les participants

Vous pourrez voir une liste des autres participants et leurs informations sur les personnes présentes à l'événement. Vous pouvez également sélectionner un autre participant parmi ceux présents à l'événement pour vous connecter et ouvrir une salle de groupe afin de commencer une discussion privée ou publique.

Utilisation de la fonction Réunions du Virtual Lobby

Pour établir un réseau avec d'autres participants, faites défiler la page d'accueil du Virtual Lobby jusqu'en bas. Sur le côté droit, les participants actifs seront répertoriés sous la rubrique Networking. Pour voir tous les participants en ligne ou rechercher un participant, cliquez sur Voir tout.

Lorsque vous avez trouvé la personne avec laquelle vous souhaitez vous connecter, cliquez sur son nom. Une fenêtre contextuelle affichera les coordonnées de la personne et vous permettra de vous connecter avec elle par message ou par appel vidéo.

Lorsque vous sélectionnez Demander à rencontrer (icône de la caméra), vous serez amené à un écran qui vous demandera si vous souhaitez vous Rendez-vous ou Planifier la réunion.

Rendez-vous

Cliquez ici pour plus d'informations sur ce type de demande de vidéo.

Planifier réunion

  1. Si vous sélectionnez Planifier la réunion, un nouvel écran s'affichera pour vous permettre de choisir le meilleur jour et la meilleure heure pour votre réunion.
  1. Une fois que vous aurez sélectionné le meilleur jour et la meilleure heure, vous serez amené à un écran où vous devrez définir le sujet de la réunion et appuyer sur Confirmer la réservation (Confirm Booking).
  1. Une fois que vous aurez confirmé votre réservation, vous verrez l'écran ci-dessous.

Planifier une réunion avec plusieurs participants

Vous pouvez sélectionner plusieurs invités pour votre réunion lors de sa réservation. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur Voir tout dans la section Networking.
  2. Sélectionnez tous les participants que vous souhaitez inviter à votre réunion
  3. Cliquez sur l'icône de vidéo > cliquez sur Plannifier la réunion
  4. Choisissez l'heure de la réunion > Appuyez sur Confirmer le Rendez-vous

Vous verrez ce message : Réservation réussie !

gif montrant comment planifier une réunion avec plusieurs participants

La personne que j'invite à la réunion recevra-t-elle une notification ?

Oui, vous et votre invité devriez recevoir des courriels contenant les détails de la réunion.

Votre invité doit également recevoir une notification dans le Virtual Lobby.

S'ils cliquent sur Voir la réunion, ils verront les détails de la réunion avec des informations telles que le sujet de la réunion, la date et des informations sur la personne qui a créé la réunion.

Si j'invite plusieurs personnes à une réunion, recevront-elles toutes une notification?

Si vous invitez plusieurs personnes à une réunion, vous et tous les invités recevrez un courrier électronique contenant les détails de la réunion, tels que l'heure, la liste des invités, le sujet et le lien pour rejoindre la réunion.

Les participants ne recevront des courriels que si l'organisateur de l'événement active l'outil Courriel de la réunion sous Réglages > Outils.

Tous les participants recevront également une notification dans le Virtual Lobby sous la forme d'une cloche. En cliquant sur Voir la réunion, ils verront les détails de la réunion et pourront annuler leur participation s'ils le souhaitent.

Voir la réunion
Si les participants sont inscrits à l'événement sans avoir de courriel, ils ne recevront pas de courriel au sujet de la réunion, mais ils recevront quand même la notification dans le Virtual Lobby.

Comment puis-je visualiser toutes mes réunions ?

Toutes vos réunions seront affichées sur la page principale du Virtual Lobby.

Mais vous pouvez également visualiser vos réunions en allant sur Mon agenda > Réunions.

Dans la salle de réunion, toutes les participants pourront activer leur caméra et leurs microphones pour entamer une discussion, tout en ayant la possibilité de partager leur écran.

Page dédiée aux réunions

Si vous souhaitez disposer d'une page dédiée aux réunions programmées dans le Virtual Lobby, vous devez vous assurer que l'onglet correspondant est défini comme visible pour que l'option s'affiche dans le menu latéral de gauche.

Cliquez ici pour plus d'informations.

Comment puis-je annuler une réunion ?

Vous avez deux possibilités pour annuler une réunion :

  1. En appuyant sur le bouton Cancel Meeting (Annuler la réunion) dans l'e-mail que vous avez reçu avec les détails de la réunion.

  1. En appuyant sur le bouton Annuler la réunion dans l'espace dédié aux réunions de Mon agenda.
Capture d'écran montrant le bouton Annuler la réunion dans Mon Agenda

Si vous avez été invité à une réunion avec plusieurs personnes, vous pouvez annuler votre participation sans annuler la réunion pour les autres participants. Pour ce faire, cliquez sur Cancel participation (Annuler la participation) dans l'e-mail que vous avez reçu ou sur la page Mon agenda > Réunions.
comment annuler la participation dans une réunion à plusieurs personnes

Comment puis-je définir des restrictions et des préférences ?

Vous pouvez définir des restrictions pour les moments où vous ne serez pas disponible pour les réunions. Pour ce faire, allez dans Mon agenda > Restrictions > Nouvelle restriction.

En outre, vous pouvez également rechercher et filtrer les participants qui ont des créneaux libres dans le programme de la réunion et les ajouter comme préférence de réunion.

Comment puis-je évaluer une réunion ?

Après chaque réunion, vous pouvez envoyer vos commentaires aux organisateurs. Pour ce faire, cliquez sur les détails de la réunion, puis sur Répondre aux commentaires de la réunion.

Instructions pour les organisateurs d'événements

Si vous êtes un organisateur d'événements et que vous souhaitez apprendre comment créer une réunion, des lieux, des formulaires de commentaires, etc., cliquez ici.


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