Gestion de briefings : formulaires de réservation et formulaires personnalisés

Votre feuille de calcul pour les événements peut être remplacée par un système qui vous permet de créer des formulaires et des règlements commerciaux importants pour votre organisation. Les formulaires sont conçus pour que les employés puissent les remplir, ce qui facilite le processus de demande de réservation d'événements. En outre, vous pouvez accorder un accès aux agents, tels que les agences d'événements et les fournisseurs, et, par le biais du panneau principal, demander des informations supplémentaires.

Comment puis-je créer un nouveau formulaire ?

Au niveau de l'entreprise, sélectionnez Réservation > Formulaires > + Nouveau formulaire. Ensuite, remplissez le nom du formulaire, définissez son type et appuyez sur Créer.

réservation > formulaires > nouveau formulaire

Type de formulaire

Il y a deux types de formulaires :

type de formulaire

  1. Formulaire personnalisé :  L'objectif est de saisir des informations concernant n'importe quel thème. Il suffit de fournir le lien du formulaire pour qu'il soit répondu. Les réponses sont disponibles pour l'exportation.
  2. Formulaire de réservation d'événement :  Ce formulaire ne doit être partagé qu'avec des utilisateurs des réservation qui n'ont pas le droit de créer des événements. En utilisant ce formulaire, ils pourront demander la création d'un événement.
Si les administrateurs répondent aux formulaires de réservation d'événements, les événements seront instantanément créés sans qu'il soit nécessaire d'attendre l'approbation.

Comment ajouter des questions aux formulaires ?

Toutes les personnes disposant d'une autorisation d'administrateur au niveau de l'entreprise pourront modifier et créer de nouveaux formulaires.

Vous pouvez ajouter des questions aux formulaires en sélectionnant le formulaire auquel vous souhaitez ajouter des questions et en cliquant sur Modifier dans le coin supérieur droit. Ensuite, tapez votre question dans le champ prévu à cet effet au bas du formulaire et appuyez sur Nouvelle question.

Une fois que vous avez créé une question, vous pouvez cliquer dessus pour la modifier.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la façon de configurer les questions sur les formulaires.

Soumissions de formulaires

Pour afficher les réponses qui ont déjà été soumises, cliquez sur Soumissions.

Soumissions de formulaires de réservation d'événements

En ce qui concerne les soumissions de formulaires de réservation d'événements, vous pourrez également vérifier le statut des formulaires de réservation d'événements et approuver ou rejeter les demandes.

Approbation et rejet des demandes de formulaire d'inscription à un événement

Pour approuver ou rejeter une inscription à un événement demandée par des utilisateurs externes, vous (l'administrateur) devez accéder à la page des soumissions du formulaire et cliquer sur une soumission dont le statut est Soumis (en attente d'approbation).

Vous serez alors dirigé vers une nouvelle page et dans le coin supérieur droit, vous verrez les options de rejet ou d'autoriser la demande.

Si vous appuyez sur Autoriser, l'événement sera créé au sein de la plateforme et le soumissionnaire du formulaire sera notifié par courriel, avec le lien pour entrer dans l'événement.

Si vous appuyez sur Rejeter, un champ vous permettra d'expliquer pourquoi la demande d'événement a été rejetée. Le message que vous saisissez dans ce champ sera envoyé à l'utilisateur externe qui a soumis la demande.

L'utilisateur de la réservation qui a soumis la demande qui a été rejetée recevra un courriel, comme indiqué ci-dessous :

Réglages du formulaire

Vous pouvez désigner l'un des administrateurs comme propriétaire du formulaire. La personne désignée comme propriétaire du formulaire recevra un courriel de notification chaque fois qu'il y aura une nouvelle soumission.

Pour ce faire, cliquez sur Réglages et choisissez un administrateur à l'aide de la barre déroulante correspondant au champ Propriétaire du formulaire.

Il s'agit du formulaire de notification par courriel que les propriétaires recevront chaque fois qu'il y aura une nouvelle notification :

Aperçu du formulaire

Pour afficher un aperçu d'un formulaire, cliquez sur le formulaire que vous souhaitez visualiser, puis appuyez sur Aperçu. Le formulaire s'ouvre automatiquement sur une nouvelle page.

Statut des soumissions

Pour afficher toutes les soumissions du formulaire de réservation d'événement et leur statut, allez dans Réservation > Soumissions et cliquez sur le formulaire choisi.

En haut de la page, vous trouverez quatre cases contenant des informations générales sur les soumissions :

  • Montant total demandé : Indique combien de formulaires de réservation d'événements ont été soumis.
  • En attente : Indique le nombre de réservations d'événements en attente d'approbation.
  • Approuvé : Compte combien de réservations d'événements ont été approuvées.
  • Rejeté : Indique le nombre d'inscriptions à des événements qui ont été rejetées.

Vous verrez également une liste de toutes les soumissions en attente avec des informations sur le nom de l'événement, le demandeur, l'administrateur assigné à l'événement, le statut et la date de la soumission.

Pour assigner un administrateur à un événement, cliquez sur le bouton bleu + Assigner > tapez le nom > appuyez sur Assigner.

Vous pouvez également filtrer par statut en utilisant la barre déroulante dans le coin supérieur droit de la section Soumissions en attente.


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