Gestion du budget de votre événement

Cette page vous permet d'organiser le budget et les dépenses de votre événement. Vous êtes en mesure de contrôler les coûts et de saisir des feuilles de calcul dans l'outil.

Comment puis-je gérer mon budget ?

Pour gérer vos coûts, vous devez cliquer sur Événement > Planning > Budget.

événement > planning > budget

Vous serez dirigé vers l'écran ci-dessous :

contrôle du budget de votre événement

Cliquez sur +Ajouter.

ajouter dépense ou revenu

Ensuite, ajoutez les champs, comme indiqué ci-dessous :

Total des frais de logement : C'est la somme des montants se référant aux chambres qui apparaissent comme occupées dans notre plateforme. Pour savoir comment saisir les chambres et déterminer les hôtes pour chacune d'elles, cliquez ici.

Total des frais de vol: C'est la somme des valeurs enregistrées dans la plateforme avec le transport aérien des participants. Pour savoir comment saisir ces informations, cliquez ici.

Total des dépenses pour les transferts : C'est la somme des valeurs enregistrées dans la plateforme relatives à la logistique des participants. Pour plus d'informations, cliquez ici.

Générique : D'autres dépenses / budgets liés à l'événement.

Si vous choisissez les catégories Hébergement, Vol ou Transfert, vous ne devrez saisir que la description et la date de la dépense. Dans le cas de la catégorie Générique, la valeur sera également requise.

Après avoir rempli toutes les informations, cliquez sur Créer.

ajouter une dépense ou un revenu

Comment puis-je fixer un montant limite ?

Vous pouvez limiter le montant total de vos dépenses en cliquant sur Modifier > Budget disponible - définir la valeur > Fin.

fixer un montant limite

Comment puis-je suivre mes dépenses ?

Vous pouvez suivre toutes vos dépenses, une fois que la page principale du budget indique ce qui a été dépensé et combien il vous reste. 

solde et prévision du budget de votre événement

Filtre

Vous pouvez filtrer, en cliquant sur le bouton entonnoir.

filtrer le budget de votre événement

Est-il possible de supprimer les dépenses enregistrées ?

Oui. Il suffit de cliquer sur Modifier > Sélectionner la dépense que vous souhaitez supprimer > Supprimer > Fin.

supprimer une dépense ou revenu
Pour saisir ou supprimer des informations sur les vols, les transferts et/ou l'occupation des chambres, devrai-je mettre à jour manuellement ces informations dans le tableau de bord de gestion des coûts ? 

Non. Si vous apportez des modifications aux catégories Vols, Transfert ou Chambres, le système mettra automatiquement et instantanément les valeurs à jour.

Puis-je saisir plusieurs dépenses en même temps sur la plateforme ?

Oui. Pour ce faire, vous devez télécharger la feuille de calcul standard et remplir les informations pour toutes les colonnes du fichier.

Enregistrez la feuille de calcul après avoir finalisé vos modifications et téléchargez-la sur la plateforme en cliquant sur Modifier > Importer. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton vert, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ajouter et ensuite sur Fin.


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