Gestion du budget de votre événement

Cette page vous permet d'organiser le budget et les dépenses de votre événement. Vous êtes en mesure de contrôler les coûts et de saisir des feuilles de calcul dans l'outil.

Comment puis-je gérer mon budget ?

Pour gérer vos coûts, vous devez cliquer sur Événement > Planning > Budget.

Vous serez dirigé vers l'écran ci-dessous :

Cliquez sur +Ajouter.

Ensuite, ajoutez les champs, comme indiqué ci-dessous :

Total des frais de logement : C'est la somme des montants se référant aux chambres qui apparaissent comme occupées dans notre plateforme. Pour savoir comment saisir les chambres et déterminer les hôtes pour chacune d'elles, cliquez ici.

Total des frais de vol: C'est la somme des valeurs enregistrées dans la plateforme avec le transport aérien des participants. Pour savoir comment saisir ces informations, cliquez ici.

Total des dépenses pour les transferts : C'est la somme des valeurs enregistrées dans la plateforme relatives à la logistique des participants. Pour plus d'informations, cliquez ici.

Générique : D'autres dépenses / budgets liés à l'événement.

Si vous choisissez les catégories Hébergement, Vol ou Transfert, vous ne devrez saisir que la description et la date de la dépense. Dans le cas de la catégorie Générique, la valeur sera également requise.

Après avoir rempli toutes les informations, cliquez sur Créer.

Comment puis-je fixer un montant limite ?

Vous pouvez limiter le montant total de vos dépenses en cliquant sur Modifier > Budget disponible - définir la valeur > Fin.

Comment puis-je suivre mes dépenses ?

Vous pouvez suivre toutes vos dépenses, une fois que la page principale du budget indique ce qui a été dépensé et combien il vous reste. 

Filtre

Vous pouvez filtrer, en cliquant sur le bouton entonnoir.

Est-il possible de supprimer les dépenses enregistrées ?

Oui. Il suffit de cliquer sur Modifier > Sélectionner la dépense que vous souhaitez supprimer > Supprimer > Fin.

Devrai-je mettre à jour manuellement les informations sur les vols, les transferts ou les chambres dans le tableau de bord de gestion des coûts ?

Oui, si vous apportez des modifications dans l'une de ces catégories : Vols, Chambres, Navettes, celles-ci ne sont pas automatiquement mises à jour par le système, ce qui signifie que vous devrez le faire manuellement pour qu'elles soient reflétées sur votre panneau budgétaire.

Puis-je saisir plusieurs dépenses en même temps sur la plateforme ?

Oui. Pour ce faire, vous devez télécharger la feuille de calcul standard et remplir les informations pour toutes les colonnes du fichier.

Enregistrez la feuille de calcul après avoir finalisé vos modifications et téléchargez-la sur la plateforme en cliquant sur Modifier > Importer. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton vert, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ajouter et ensuite sur Fin.

Puis-je extraire un rapport ?

Oui. Pour obtenir vos informations budgétaires dans une feuille Excel, cliquez sur Modifier et le bouton Rapport apparaîtra dans le coin supérieur gauche. Une fois que vous cliquez sur le bouton, un message apparaîtra en haut de l'écran pour vous informer que vous recevrez le fichier avec les données par e-mail lorsque le processus sera terminé.