Suivi de l'assiduité

Grâce à l'outil de suivi des présences, les organisateurs d'événements pourront suivre et signaler les unités de formation continue (UFC), la formation professionnelle continue (FPC) ou toute autre unité de crédit personnalisée.

Comprendre les UFC et les FPC
Les unités de formation continue (UFC) sont attribuées par de nombreux prestataires de services d'éducation et de formation pour attester de la réussite de programmes et de cours non crédités destinés à améliorer les connaissances et les compétences des adultes actifs. La formation professionnelle continue (FPC) est une formation permanente qui est requise pour rester certifié en tant que professionnel dans certains domaines.

Comment activer l'outil de Suivi de l'assiduité ?

Pour activer cette fonction, allez dans Réglages > Outils > faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la section Compliance. Ensuite, appuyez sur Modifier, et assurez-vous que la case Suivi de l'assiduité est cochée. Appuyez sur Fin pour enregistrer les modifications.

Activant l'outil "Suivi de l'assiduité" dans les outils au niveau événement

Si au lieu de voir une case à cocher, vous voyez Achater, il peut y avoir deux raisons à cela :

  1. Vous devrez activer cette fonctionnalité au niveau des outils de l'entreprise. Pour ce faire, allez au niveau de l'entreprise, et cliquez sur Compte > Outils dans le menu situé à gauche. Ensuite, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la section Compliance, appuyez sur Modifier, et assurez-vous que la case Suivi de l'assiduité est cochée. Appuyez sur Fin pour enregistrer les modifications.
Activant l'outil "Suivi de l'assiduité" dans les outils au niveau entreprise
  1. Si cette fonction n'est pas incluse dans le plan que vous avez acheté. Cliquez ici pour vérifier quelles fonctionnalités sont incluses dans chaque plan.

Comment ajouter des unités ?

Pour ajouter des unités, allez dans Personnes > Présence.

L'option "Présence" dans le menu Personnes

Ensuite, appuyez sur + Ajouter unité. Une fenêtre va s'ouvrir et vous devrez remplir quelques champs :

  • Choisissez un modèle : ce champ est facultatif. Vous pouvez choisir entre (CEU) Unités de formation continue - 10 heures ou (CPE) Formation professionnelle continue - 50 minutes. Si vous sélectionnez une option du modèle, les champs suivants Acronyme, Nom, Heures et minutes seront préremplis.
  • Acronyme : vous devez saisir l'acronyme de l'unité.
  • Nom : vous devez saisir le nom de l'unité.
  • Heures et minutes : vous devez définir le nombre d'heures et/ou de minutes qu'une unité doit représenter.
  • Fréquence minimale : la présence sera vérifiée par des pop-ups dans le Virtual Lobby. Dans ce champ, vous pouvez définir le nombre minimal de pop-ups qui doivent s'afficher pour l'obtention des crédits de l'unité. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : automatique ou de 1 à 12 fois. Lisez la section suivante pour plus d'informations.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, appuyez sur Créer.

Fréquence minimale : fenêtres pop-up dans le Virtual Lobby

Lorsque vous avez ajouté une unité à votre événement, vous avez défini la fréquence minimale, qui détermine le nombre minimum de pop-ups qui doivent être affichés et auxquels il faut répondre tout au long d'une session pour compléter les crédits de l'unité.

Vous avez eu la possibilité de choisir entre automatique ou de 1 à 12 fois. Si, par exemple, vous avez sélectionné 8 fois, tous les participants présents dans la session recevront 8 messages pop-up leur demandant de confirmer s'ils regardent toujours la session, comme indiqué ci-dessous :

Les messages pop-up ne s'afficheront que sur les activités que vous avez associées à des unités.

Lisez la section suivante pour savoir comment définir les activités qui accorderont des crédits d'unité.

Durée de la fenêtre pop-up

Par défaut, les participants disposent de 10 secondes pour répondre à chaque pop-up. Si le pop-up n'est pas répondu dans les 10 secondes, il disparaîtra automatiquement.

Si vous souhaitez modifier la durée du pop-up, sur la page de suivi de l'assiduité, cliquez sur le bouton bleu correspondant au crédit que vous souhaitez modifier > appuyez sur Modifier > faites défiler la page jusqu'à ce que vous voyiez Durée du pop-up et sélectionnez la durée souhaitée à l'aide de la barre déroulante.

Comment puis-je définir les activités qui attribueront des unités ?

Pour définir les activités qui attribueront des unités, allez dans Agenda > Activités > et sélectionnez une activité. Ensuite, appuyez sur Modifier et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez Suivi de l'assiduité.

Sélectionnez une unité dans le champ Sélectionnez l'unité de suivi des présences et appuyez sur le bouton bleu Ajouter.

Plusieurs suivis de présence peuvent être ajoutés à une session.
Une fois que vous avez ajouté des unités aux activités, vous verrez un temps unitaire qui calcule combien de minutes sont incluses dans le crédit de l'unité. Cela dépendra de ce que vous avez configuré sous Heures et Minutes lors de la création des unités. Par exemple, si vous avez créé une unité de 5 heures, le temps unitaire affiché dans les détails des activités sera de 300 minutes.
Pour s'assurer que les participants regardent la session jusqu'à la fin, la fenêtre contextuelle s'affichera après la fin de la session.

Comment supprimer les unités de suivi de l'assiduité des activités ?

Pour supprimer les unités de suivi des activités, il suffit d'appuyer sur le bouton rouge avec une icône de poubelle.

Rapports de suivi des présences

Pour vérifier les rapports de suivi des présences, allez dans Événement > Suivi de l'assiduité > cliquez sur Rapports dans le coin supérieur gauche. Ce faisant, vous pourrez vérifier les crédits calculés pour chaque utilisateur ou session.

Regroupement et dégroupement des rapports

Vous pouvez définir si vous souhaitez afficher une liste de tous vos rapports ou si vous préférez les regrouper par champs particuliers :

  • Groupé par session : vous pouvez filtrer les unités calculées pour chaque session.
  • Groupé par utilisateurs : vous pouvez filtrer les unités calculées pour chaque utilisateur.
  • Non groupé : tous les rapports seront listés sans être groupés par des champs particuliers.
Vous pouvez également vérifier le nombre de vos sessions qui ont été vues, qui les a vues et pendant combien de temps sur les rapports du Virtual Lobby.

Comment extraire ces données de la plateforme ?

Pour disposer de ces informations dans une feuille Excel, cliquez sur Modifier et le bouton Rapport apparaîtra en haut à gauche. Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, un message apparaîtra en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique lorsque le processus sera terminé.

Comment créer des certificats de participation ?

Les participants à un événement sont souvent impatients de recevoir un certificat une fois l'événement terminé, afin de pouvoir l'ajouter à leur CV et de se distinguer dans un secteur compétitif. Cliquez ici pour voir comment générer, étape par étape, des certificats de participation automatisés et personnalisés pour votre événement.


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