Listes d'attente et exigence d'approbation

Cette fonction permet aux administrateurs de fixer la capacité d'un événement et d'envoyer les personnes sur la liste d'attente lorsque cette capacité est atteinte.

Une autre option serait de gérer toutes les admissions et d'avoir la possibilité d'accepter ou de refuser les personnes qui se sont inscrites à l'événement.

Comment configurer les outils

Liste d'attente

Si vous souhaitez que les invités soient ajoutés à la liste d'attente de l'événement lorsque celui-ci a atteint sa pleine capacité, vous devez aller dans Réglages > Outils > dans la section Registration, cliquez sur Modifier > cochez l'option Listes d'attente. Veillez également à activer l'option Exigence de liste d'attente sous Contrôle.

Ainsi, les invités seront automatiquement ajoutés à la liste d'admission de l'événement lorsque celui-ci aura atteint sa pleine capacité. Plus tard, ils pourront être approuvés par les administrateurs.

Exigence d'approbation

Cette option n'est pas liée à la capacité de l'événement. Si vous souhaitez envoyer toutes les personnes qui tentent de s'inscrire sur la liste d'attente, vous devez activer les deux options Listes d'attente et Exigence d'approbation comme indiqué ci-dessus. En outre, vous devez également vous rendre dans la section Réglages > Outils > Contrôle et cocher l'option Exigence d'approbation.

De cette façon, les administrateurs doivent approuver toutes les personnes inscrites avant qu'elles ne deviennent des participants.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fin pour enregistrer les modifications.

Comment puis-je définir la capacité de l'événement ?

Si vous souhaitez que des invités soient ajoutés à la liste d'attente d'un événement lorsque celui-ci a atteint sa capacité maximale, vous devez d'abord définir la capacité de l'événement.

Pour ce faire, allez dans Evénement > Détails > appuyez sur Modifier > faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez Capacité de l'événement. Ensuite, ajoutez le nombre de participants que vous souhaitez avoir dans votre événement.

Une fois que votre événement a atteint sa pleine capacité, si la liste d'attente n'est pas activée, ils verront ce message s'ils essaient de s'inscrire.

Si la liste d'attente est activée, ils pourront remplir le formulaire d'inscription et ils verront un message les informant qu'ils ont été ajoutés à la liste d'attente une fois qu'ils auront soumis le formulaire.

Comment approuver ou rejeter les invités

Après que les invités ont rempli leur formulaire d'inscription ou si vous les avez ajoutés manuellement sur Personnes > Liste d'attente > + Ajouter personne, les invités seront sur la liste d'attente pour approbation ou rejet.

Pour consulter la liste d'attente, allez sur Personnes > Liste d'attente.

Il sera possible d'approuver ou de rejeter les invités qui ont rempli le formulaire d'inscription.

En tant qu'administrateur, vous devrez cliquer sur la case orange X pour rejeter le candidat ou cliquer sur la case verte cochez pour accepter un candidat.

Lorsque vous donnez votre accord, le statut du participant passe de En attente d'approbation à Approuvé.

Lorsque vous refusez, le statut du participant passe de En attente d'approbation à Rejeté.

Une fois que vous avez approuvé la personne, si vous cliquez sur Personnes > Participants, vous pourrez voir le participant sur cette liste. Et ceux que vous avez rejetés, ils seront toujours sur la liste d'attente avec un statut de rejet mais si vous souhaitez supprimer cette entrée, il suffit de cliquer sur le bouton rouge de suppression.

Courriel d'admission

Par défaut, les participants qui sont placés sur la liste d'attente reçoivent également un courriel d'admission automatique leur indiquant que nous avons reçu leur candidature.

Vous pouvez activer ou désactiver cet e-mail, ainsi que personnaliser le message, en allant dans Marketing > Communication>Créateur de courriels > Courriel d'admission.

Pour désactiver le courriel d'admission, désactivez-le dans la partie gauche. Pour personnaliser l'e-mail, cliquez sur le bouton bleu à droite.

Courriel de rejet

Par défaut, les participants qui sont rejetés après avoir été mis sur la liste d'attente reçoivent également un courriel de rejet automatique.

Vous pouvez activer ou désactiver cet e-mail, ainsi que personnaliser son message, en accédant à Marketing > Communication> Créateur de courriels > Courriel de rejet.

Pour désactiver le courriel de rejet, désactivez-le dans la partie gauche. Pour personnaliser l'e-mail, cliquez sur le bouton bleu à droite.

Puis-je extraire un rapport ?

Pour extraire un rapport, cliquez sur Modifier > Rapport. Lorsque vous cliquez sur le bouton, un message s'affiche en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique, lorsque le processus sera terminé.