Guide d'utilisation pour les sponsors

Virtual Lobby est un outil qui permet aux événements de se dérouler virtuellement. En tant que sponsor, vous pourrez créer et promouvoir des annonces et interagir avec les participants à l'événement dans une salle spécialement conçue pour votre entreprise.

Si vous parrainez un événement qui se déroule sur notre plateforme, cet article va vous aider à comprendre ce que vous allez pouvoir faire et comment vous pouvez gérer vos propres informations dans InEvent.

Si vous faites partie de l'équipe d'organisation, cliquez ici pour voir comment vous pouvez mettre en place un stand virtuel pour vos sponsors lors de votre événement.

Premières étapes

Il est important que vous vous familiarisiez avec le Virtual Lobby et que vous vous assuriez que votre ordinateur répond à toutes les exigences de la plateforme.

Avant de poursuivre, assurez-vous de consulter le Top 5 des conseils de dépannage, y compris les vérifications du système et les navigateurs compatibles.

Les sponsors qui feront une présentation dans leur stand (ceux qui partageront leur vidéo, leur microphone et/ou leur écran) doivent accéder au Virtual Lobby et à l'activité via un ordinateur, et de préférence en utilisant Google Chrome.

Comment puis-je accéder au Virtual Lobby ?

Vous pourrez accéder au Virtual Lobby en recevant un courriel contenant un lien unique et non transférable.

Les liens magiques sont uniques et non transférables. Si le lien est partagé et qu'une autre personne accède à l'événement, le premier accès sera déconnecté.

Profil du sponsor

Au lieu de devoir envoyer toutes vos informations aux organisateurs de l'événement, vous disposerez d'un espace dans le Virtual Lobby pour ajouter toutes les informations concernant votre entreprise.

Lorsque les personnes ajoutées à l'onglet Personnes du sponsor accèdent à leur page Mon compte, l'onglet Profil du sponsor y sera affiché. Sur cette page, il est possible de modifier des informations telles que le nom de l'entreprise, le logo, la mini-bio, etc. De plus, juste à côté du bouton Modifier, il y en a un autre : 'Open Virtual Room' (Ouvrir la salle virtuelle), qui les redirigera automatiquement vers la salle virtuelle du sponsor.

Virtual lobby > Mon compte > Profil des sponsors
Si vous ne voyez pas l'onglet Profil des sponsors sur votre page Mon compte, veuillez contacter l'organisateur de l'événement.

Remise de billets

S'il s'agit d'un événement payant et que vous avez reçu des billets à distribuer, vous pourrez également le gérer vous-même. Allez sur Mes billets dans le Virtual Lobby, et vous y verrez tous vos billets de sponsor. Vous pouvez le définir comme votre billet, envoyer un lien d'invitation ou même remplir les informations de votre invité pour lui envoyer une invitation.

Virtual Lobby > Mes billets

Que puis-je faire pour promouvoir ma marque ?

L'une des fonctionnalités que nous proposons aux sponsors est la salle virtuelle. Sur le stand d'un sponsor, vous pourrez diffuser en continu, ajouter du contenu à la demande, interagir avec les participants via le chat, les sondages, et même les inviter à prendre la parole si vous décidez de le faire.

Annonces

Une autre façon d'afficher votre marque sur la plateforme d'InEvent est la possibilité d'avoir des annonces dans les activités. Il peut s'agir d'une image ou d'une vidéo qui apparaîtra dans la partie inférieure de la session :

Annonce pour le stand du sponsor

Il est important de vérifier auprès de l'organisation de l'événement quelles sont les conditions requises pour avoir une annonce.

Si vous êtes un organisateur et que vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière de créer une annonce au sein de la plateforme, cliquez ici.

Streaming sur la salle virtuelle

Lorsque vous êtes ajouté en tant que sponsor de l'événement, voici ce que vous verrez lorsque vous rejoindrez votre salle virtuelle en tant que spectateur :

Stand du sponsor, en attente de diffusion

Lorsque vous rejoignez une session en tant que présentateur, une fenêtre pop-up apparaît pour configurer vos périphériques tels que la caméra, le haut-parleur et le microphone. Avant le début de votre activité, vous pouvez rejoindre la salle et effectuer une vérification du système pour vous assurer que tout est prêt. Cliquez ici pour savoir comment effectuer un contrôle du système.

Configuration du dispositif

Si vous avez décidé de diffuser du contenu en continu, lorsque vous rejoindrez la salle, la plateforme vous demandera d'accéder à votre microphone et à votre caméra :

Entrée dans la salle, configuration de la caméra et du micro

Une fois que vous êtes à l'intérieur de la salle, au bas de la page, vous devriez voir les quatre boutons ci-dessous :

Stand du sponsor, boutons de commande
  • Activer le son : vous devez cliquer ici pour activer ou désactiver votre micro.
  • Activer : vous devez cliquer ici pour activer ou désactiver votre caméra
  • Début du partage: vous devez cliquer ici pour partager l'écran. Cliquez ici pour savoir comment partager des présentations de diapositives dans le Virtual Lobby.
  • Réglages: vous devez cliquer ici pour configurer votre appareil
Si vous ne pouvez pas rejoindre la salle en tant que présentateur, veuillez contacter l'organisateur de l'événement.

Si vous utilisez Salle de Contrôle, vous devrez choisir la disposition du streaming. Nous vous recommandons de régler la disposition sur Automatique, afin qu'elle bascule entre Espace entre et Focus mixte. Lorsque les intervenants ne partagent pas l'écran, la disposition affichée sera Espace entre. Si les orateurs partagent l'écran, la disposition affichée sera Focus mixte.

Si vous avez été choisi comme hôte et que vous utilisez le mode vidéo de la salle de contrôle, c'est vous qui serez responsable du démarrage et de l'arrêt de la diffusion. Vous pourrez également choisir la mise en page de la session. Pour savoir comment procéder, cliquez ici.

Si vous rencontrez des inconvénients mineurs, n'hésitez pas à consulter notre article sur la Résolution de problèmes au Virtual Lobby.

Passez du contenu en direct au contenu pré-enregistré

Dans la salle virtuelle, vous disposez de quatre options de mode vidéo : Pré-enregistré, Salle de contrôle, Vidéoconférence, et Lien externe. Pour en savoir plus sur les modes vidéo, cliquez ici.

À l'intérieur de la salle, vous pourrez passer du mode pré-enregistré au mode salle de contrôle. Si vous souhaitez passer à un autre mode vidéo, veuillez contacter l'organisateur de l'événement qui dispose des droits d'administrateur.

Si vous avez décidé d'avoir un contenu pré-enregistré mais que vous souhaitez passer à une session de streaming en direct, vous pouvez cliquer sur le bouton situé dans la partie supérieure de la salle virtuelle et la plateforme vous demandera automatiquement de partager votre microphone et votre caméra pour démarrer le streaming.

Turn on pre recorded content tab

Dans le cas où vous voudriez faire l'inverse, vos participants recevront un bref message indiquant que le contenu en direct a été modifié, puis la session reprendra.

Le contenu en direct a changé de message

Notez que si vous cliquez sur la roue dentée à côté du commutateur, vous pouvez ajouter/mettre à jour certains détails de votre entreprise et également modifier le contenu préenregistré en choisissant le fournisseur et en ajoutant le lien.

détails sur le sponsor / contenu pré enregistré

Toutes les informations ajoutées ici seront disponibles à tous les participants dans la salle virtuelle en bas de la page.

Sponsor bio

En cliquant sur le bouton Lire la suite, l'information s'étendra et sera affichée dans une fenêtre pop-up.

Sponsor > détails

Interactions

Dans le menu de droite, vous verrez ces trois onglets :

Stand des sponsors, chat, participants et onglet "fichiers".
  • Chat: les participants pourront chatter pendant la session.
  • Personnes: tous les participants qui sont en ligne dans cette session seront listés.
  • Fichiers: les participants pourront visualiser et télécharger les fichiers disponibles. Jusqu'à 100 fichiers peuvent être ajoutés dans chaque stand. Cliquez ici pour savoir comment télécharger des fichiers pendant une session.
Si vous ne voyez pas les trois onglets, c'est que l'organisateur de l'événement a décidé de masquer l'onglet.
Chat privé

Lors d'une présentation sur le stand d'un sponsor, les présentateurs pourront passer de l'onglet du chat ordinaire à un onglet privé, tandis que les administrateurs, le personnel, les représentants des sponsors et les hôtes de salle auront également accès au chat privée, même s'ils ne font pas de présentation. Les participants disposant d'une autorisation d'Utilisateur ne pourront pas rejoindre le chat privé ni voir ces messages.

Passant du chat public au chat privé
Inviter des personnes à prendre la parole

Si vous souhaitez interagir davantage avec les participants à l'événement, vous pouvez également les inviter à prendre la parole dans votre salle virtuelle. Cliquez ici pour en savoir plus.

Vous aurez également la possibilité d'utiliser un chat privé. Cliquez ici pour en savoir plus.

Messages d'erreur les plus courants

Si vous rencontrez des problèmes sur la plateforme, voici les messages les plus courants que vous pouvez rencontrer :

  • Vous avez été déconnecté de l'événement - vous n'êtes plus un participant à l'événement.
  • Vous venez de vous connecter sur un autre appareil - cet appareil va être déconnecté maintenant - votre lien unique a été partagé.
  • Vous voyez une page blanche sans aucun message affiché - il se peut que vous deviez vider les caches et les cookies de votre navigateur. Pour tester cela, vous pouvez copier l'URL et la coller dans un autre navigateur.
  • Contenu en direct modifié - Bien qu'il ne s'agisse pas d'un message d'erreur, si un administrateur ou un sponsor ayant accès à la fonction change le contenu du flux en direct en pré-enregistré ou vice versa, vous verrez ce message et serez reconnecté. Ne vous inquiétez pas, aucune action n'est nécessaire et la session reprendra sous peu.
Si vous participez à d'autres sessions en tant qu'utilisateur ordinaire, et non en tant que présentateur, cliquez ici pour consulter d'autres messages d'erreur les plus courants.

Analytics

Après l'événement, les organisateurs disposant des droits d'administrateur pourront vous donner des informations sur les clics que vos annonces ont reçus, le nombre de fois où elles ont été affichées, le nombre de clics sur le site Web, les personnes qui ont consulté les informations relatives à votre entreprise, le nombre de personnes qui sont entrées dans la salle virtuelle et la durée de leur séjour.

Pour en savoir plus sur les données que vous pourrez recevoir après l'événement, cliquez ici.


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