Gestión de informes: formularios de reserva de eventos y formularios personalizados

Su hoja de cálculo de eventos puede ser reemplazada por un sistema que le permite crear formularios y regulaciones comerciales importantes para su organización. Los formularios están hechos para que los empleados puedan completarlos, lo que ayuda al proceso de solicitud de reserva de eventos. Además, puede otorgar acceso a agentes, como agencias de eventos y proveedores, y, a través del panel principal, solicitar información adicional.

¿Cómo configuro un formulario nuevo?

A nivel de compañía, haga click en Reserva> Formularios> Nuevo formulario. Luego, complete el nombre del formulario, defina su tipo y presione Crear.

Tipo de formularios

Hay dos tipos de formularios:

1. Formulario personalizado: El objetivo es capturar información sobre cualquier tema. Simplemente proporcione el enlace del formulario para que pueda ser respondido. Las respuestas están disponibles para exportar.
2. Formulario de reserva de eventos: este formulario debe compartirse solo con usuarios de reservas. Al usar este formulario, podrán solicitar la creación de un evento.

¿Cómo agrego preguntas a los formularios?

El formulario de reserva viene con preguntas predeterminadas. También le permite agregar nuevas preguntas y modificar las existentes.

Preguntas predeterminadas

Las preguntas predeterminadas en el formulario de reserva son obligatorias porque recopilan información esencial sobre el evento solicitado. Están:

• Nombre del evento
• Zona horaria
• Fecha de inicio
• Fecha final

Adición de nuevas preguntas a los formularios

Puede agregar preguntas a los formularios seleccionando el formulario al que desea agregar preguntas y presionando Editar en la esquina superior derecha. Luego, escriba su pregunta en el cuadro provisto en la parte inferior del formulario y presione Nueva pregunta.

Una vez que haya creado una pregunta, puede hacer click en ella para editarla.

Haga click aquí para obtener más información sobre cómo configurar preguntas en formularios.

Envíos de formularios

Para ver las respuestas que ya se han enviado, haga click en Envíos.

Envíos de formularios de reserva de eventos

Cuando se trata de envíos de formularios de reserva de eventos, también podrá verificar el estado de los formularios de reserva de eventos y aprobar o rechazar solicitudes.

Aprobar y rechazar solicitudes de formularios de reserva de eventos

Para aprobar o rechazar la reserva de un evento solicitada por un usuario de reserva, usted, el administrador, deberá acceder a la página Envíos del formulario y hacer click en un envío cuyo estado esté configurado en Enviado (aún en espera de aprobación).

Luego, será llevado a una nueva página y en la esquina superior derecha, verá las opciones para Rechazar o Autorizar la solicitud.

Si presiona Autorizar, el evento se creará dentro de la plataforma y el remitente del formulario será notificado por correo electrónico, con el enlace para ingresar al evento.

Si presiona Rechazar, habrá un campo para que explique por qué se rechazó la solicitud de evento. El mensaje que escriba en este campo se enviará al usuario de reserva que envió la solicitud.

El usuario de reserva que envió la solicitud rechazada recibirá un correo electrónico, como se muestra a continuación:

Configuración de formulario

Puede asignar a uno de los administradores como propietario del formulario. Quien sea asignado como propietario del formulario recibirá un correo electrónico de notificación cada vez que haya una nueva solicitud de reserva de evento.

Para hacerlo, haga click en Configuración y elija un administrador usando la barra desplegable correspondiente al campo Propietario del formulario.

Esta es la notificación por correo electrónico que los propietarios de formularios recibirán cada vez que haya una nueva notificación:

Vista previa del formulario

Para obtener una vista previa de un formulario, haga click en el formulario que desea ver y luego presione Vista previa. El formulario se abrirá automáticamente en una nueva página.

Secciones del formulario de reserva

El formulario de reserva contiene dos secciones principales, que son:

• Información del Evento
• Configuración de acceso

1. Información del evento: Esta sección contiene las cuatro preguntas obligatorias por defecto que los usuarios de reservas deben completar.

1. Ajustes de acceso: Esta sección permite a los usuarios de la reserva decidir sobre la preselección de administradores para sus eventos. Para preseleccionar administradores, haga clic en la opción Sí y aparecerá un segmento para ingresar los detalles del administrador. Una vez que se aprueba el envío del formulario, el administrador preseleccionado se agregará automáticamente al evento.

Estado de envíos

Para ver todos los envíos de formularios de reserva de eventos y su estado, vaya a Reserva > Envíos y haga click en el formulario elegido.

En la parte superior de la página, encontrará cuatro cuadros con información general sobre los envíos:

• Total solicitado: Cuenta cuántos formularios de reserva de eventos se han enviado.
• Pendiente: Cuenta cuántas reservas de eventos están pendientes de aprobación.
• Aprobado: Cuenta cuántas reservas de eventos se han aprobado.
• Rechazado: Cuenta cuántas reservas de eventos se han rechazado.

También verá una lista de todos los envíos pendientes con información sobre el nombre del evento, el solicitante, el administrador asignado al evento, el estado y la fecha de envío.

También puede filtrar por Estado utilizando la barra desplegable en la esquina superior derecha de la sección Pendientes de presentación.