Gestión de informes: formularios de reserva de eventos y formularios personalizados

Su hoja de cálculo de eventos puede ser reemplazada por un sistema que le permite crear formularios y regulaciones comerciales importantes para su organización. Los formularios están hechos para que los empleados puedan completarlos, lo que ayuda al proceso de solicitud de reserva de eventos. Además, puede otorgar acceso a agentes, como agencias de eventos y proveedores, y, a través del panel principal, solicitar información adicional.

¿Cómo configuro un formulario nuevo?

A nivel de compañía, haga click en Reserva> Formularios> Nuevo formulario. Luego, complete el nombre del formulario, defina su tipo y presione Crear.

configurando un formulario nuevo

Tipo de formularios

Hay dos tipos de formularios:

Tipo de formularios
  1. Formulario personalizado: El objetivo es capturar información sobre cualquier tema. Simplemente proporcione el enlace del formulario para que pueda ser respondido. Las respuestas están disponibles para exportar.
  2. Formulario de reserva de eventos: este formulario debe compartirse solo con usuarios de reservas. Al usar este formulario, podrán solicitar la creación de un evento.
Si los administradores responden a los formularios de reserva de eventos, los eventos se crearán instantáneamente sin necesidad de esperar aprobación.

¿Cómo agrego preguntas a los formularios?

Todas las personas que tengan permiso de administrador a nivel de compañía podrán editar y crear nuevos formularios.

Puede agregar preguntas a los formularios seleccionando el formulario al que desea agregar preguntas y presionando Editar en la esquina superior derecha. Luego, escriba su pregunta en el cuadro provisto en la parte inferior del formulario y presione Nueva pregunta.

agregar preguntas a los formularios

Una vez que haya creado una pregunta, puede hacer click en ella para editarla.

Editar la pregunta

Haga click aquí para obtener más información sobre cómo configurar preguntas en formularios.

Envíos de formularios

Para ver las respuestas que ya se han enviado, haga click en Envíos.

Envíos de formularios

Envíos de formularios de reserva de eventos

Cuando se trata de envíos de formularios de reserva de eventos, también podrá verificar el estado de los formularios de reserva de eventos y aprobar o rechazar solicitudes.

Envíos de formularios de reserva de eventos
Aprobar y rechazar solicitudes de formularios de reserva de eventos

Para aprobar o rechazar la reserva de un evento solicitada por un usuario de reserva, usted, el administrador, deberá acceder a la página Envíos del formulario y hacer click en un envío cuyo estado esté configurado en Enviado (aún en espera de aprobación).

Luego, será llevado a una nueva página y en la esquina superior derecha, verá las opciones para Rechazar o Autorizar la solicitud.

Aprobar y rechazar solicitudes

Si presiona Autorizar, el evento se creará dentro de la plataforma y el remitente del formulario será notificado por correo electrónico, con el enlace para ingresar al evento.

correo de  Autorizarización

Si presiona Rechazar, habrá un campo para que explique por qué se rechazó la solicitud de evento. El mensaje que escriba en este campo se enviará al usuario de reserva que envió la solicitud.

Rechazando un evento

El usuario de reserva que envió la solicitud rechazada recibirá un correo electrónico, como se muestra a continuación:

Correo de rechazo de evento

Configuración de formulario

Puede asignar a uno de los administradores como propietario del formulario. Quien sea asignado como propietario del formulario recibirá un correo electrónico de notificación cada vez que haya una nueva solicitud de reserva de evento.

¡Puede tener múltiples propietarios para el formulario de reserva de eventos!

Para hacerlo, haga click en Configuración y elija un administrador usando la barra desplegable correspondiente al campo Propietario del formulario.

elija Propietario del formulario.

Esta es la notificación por correo electrónico que los propietarios de formularios recibirán cada vez que haya una nueva notificación:

correo electrónico que los propietarios de formularios

Vista previa del formulario

Para obtener una vista previa de un formulario, haga click en el formulario que desea ver y luego presione Vista previa. El formulario se abrirá automáticamente en una nueva página.

Vista previa del formulario

Estado de envíos

Para ver todos los envíos de formularios de reserva de eventos y su estado, vaya a Reserva > Envíos y haga click en el formulario elegido.

Reservas 

En la parte superior de la página, encontrará cuatro cuadros con información general sobre los envíos:

  • Total solicitado: Cuenta cuántos formularios de reserva de eventos se han enviado.
  • Pendiente: Cuenta cuántas reservas de eventos están pendientes de aprobación.
  • Aprobado: Cuenta cuántas reservas de eventos se han aprobado.
  • Rechazado: Cuenta cuántas reservas de eventos se han rechazado.

También verá una lista de todos los envíos pendientes con información sobre el nombre del evento, el solicitante, el administrador asignado al evento, el estado y la fecha de envío.

Para asignar un administrador a un evento, haga click en el botón azul Asignar > escriba el nombre > presione Asignar.
envíos pendientes

También puede filtrar por Estado utilizando la barra desplegable en la esquina superior derecha de la sección Pendientes de presentación.

 Pendientes de presentación


¿Cómo lo hicimos?