Liste d'invitations

La création d'une liste d'invitations à votre événement vous permet d'inviter votre public cible sans frais. Ce n'est qu'après confirmation de leur présence qu'ils seront comptabilisés comme crédit d'inscription.

Cet article a pour but de vous montrer comment ajouter des invités à votre événement, modifier leurs informations, envoyer les invitations individuellement ou en groupe.

Comment ajouter des invités ?

Manuellement

Pour ajouter un invité, naviguez vers Personnes > Invités puis appuyer sur le bouton + Ajouter invitation.

En utilisant un tableur

Pour importer en masse des invités à l'aide d'une feuille de calcul, cliquez sur Modifier > Importer. Ensuite, deux options s'offrent à vous : vous pouvez utiliser le fichier de démonstration fourni par InEvent ou votre propre feuille de calcul pour insérer les informations relatives à vos invités. Cliquez ici pour savoir comment procéder.

Comment modifier les informations des invités ?

Pour modifier les informations d'un invité, naviguez vers Personnes > Invités. Cliquez sur le nom d'une personne invitée de la liste et appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira à droite, alors vous pouvez modifier ses informations.

Appuyez sur le bouton Fin pour sauvegarder l'information.

Comment filtrer et rechercher des invités ?

En cliquant sur le bouton Filtre, vous pouvez filtrer les différents groupes d'invités.

Les options du filtre sont les suivantes :

  • Tout : Il affichera toutes les personnes listées comme Invités ;
  • Inscrit : Il indique les personnes invitées qui sont déjà inscrites, elles seront donc également répertoriées comme des participants ;
  • Non inscrit : Il indique si l'invité n'est pas encore inscrit à l'événement ;
  • Formulaire ouvert mais non inscrit : Si les outils de liste d'attente et l'exigence d'approbation sont activées, même si l'invité a répondu au formulaire, il doit encore être approuvé par l'administrateur.
  • Courriel envoyé : Indique quel invité a reçu un courriel automatique.
  • E-mails non envoyés : Il filtrera les personnes qui n'ont pas reçu de courriel automatique de la plateforme.
  • RSVP accepté : Lorsque la fonction RSVP est activée, les personnes qui ont cliqué sur Oui sont affichées.
  • RSVP non accepté : Lorsque le RSVP est activé, les personnes qui ont cliqué sur Non seront affichées.
  • RSVP en attente : Si le RSVP est désactivé, même si l'invité s'inscrit, il peut toujours afficher RSVP en attente jusqu'à ce que l'administrateur confirme manuellement.
  • Liste d'attente : Les personnes inscrites sur la liste d'attente sont affichées, quel que soit leur statut (approuvé ou rejeté).

En cliquant sur le bouton Rechercher, vous pouvez rechercher des termes ou un invité spécifique.

Comment déplacer les invités sur la liste des participants ?

Pour inscrire un invité comme participant confirmé à l'événement, cliquez sur Modifier et choisissez le(s) invité(s) que vous souhaitez.

Ensuite, une fenêtre apparaîtra sur le côté droit, sur le deuxième champ sélectionnez l'option Participants. Ensuite, appuyez sur Opération groupée. Vous pouvez également déplacer les invités vers des listes personnalisées, en utilisant le premier champ de cette fenêtre. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Fin.

Comment supprimer des invités ?

Vous pouvez retirer des invités de la plate-forme, il peut s'agir d'un invité ou de plusieurs à la fois. Appuyez sur le bouton Modifier, sélectionnez le ou les invités que vous souhaitez supprimer en cochant la case située à côté de leur nom. Appuyez ensuite sur le bouton Supprimer dans le coin supérieur droit.

Cliquez sur Fin une fois que vous avez terminé l'édition.

Comment puis-je envoyer des invitations ?

Cliquez ici pour savoir comment envoyer des invitations en masse ou individuellement.

Comment faire d'extraction d'un rapport de la liste d'invitation ?

Lorsque vous cliquez sur Modifier > Rapport un message apparaîtra. Vous pouvez cliquer sur Télécharger pour vous rendre au centre de rapport et télécharger le fichier. Vous recevrez également une notification lorsque le fichier sera prêt à être exporté.

Après cela, il suffit de télécharger le fichier.


Comment ça a été?