Archivos y documentos
Actualizado 3/2/23
por
Amalia Koswara
Con la carga de archivos y documentos, podrá compartir artículos científicos, catálogos de patrocinadores e incluso presentaciones con los participantes del evento.
Este artículo tiene la intención de mostrarle cómo cargar y eliminar archivos, así como dónde estarán disponibles para su audiencia dentro de su evento.
Formatos aceptados
La plataforma InEvent admite la carga de diferentes formatos de archivo, como:
- Documentos: "xlsx", "pdf", "ppt", "doc", "docx", "xls", "csv", "pptx";
- Video: "mp4", "mov", "3gp";
- Imágenes: "gif", "jpeg", "jpg", "png";
- Audio transcripciones.
Añadir archivos
Archivos de eventos: Agregando archivos a la pestaña Archivos en la aplicación y el Virtual Lobby.
Para agregar un archivo que no esté relacionado con una actividad específica, sino con todo el evento, haga click en Evento> Contenido> Archivos. Los archivos cargados en esta página se mostrarán en la pestaña Archivos de la aplicación y también en la pestaña Mis archivos del Virtual Lobby.
Luego, presione + Añadir archivo. Después de eso, haga click en el botón verde para elegir un documento en su dispositivo para cargar. Una vez que haya elegido el archivo, haga click en Crear.
A continuación, una vez que se hayan cargado todos los archivos, deberá completar el nombre del archivo y presionar Crear.
En la imagen de arriba también está resaltado el contador de clicks, por lo que es fácil ver en qué archivos se ha hecho click. Tenga en cuenta que si el participante hace click en Vista previa y Descargar mientras ve los archivos cargados, ¡esto contará como 2 clicks!
Añadiendo un archivo en una actividad
Para añadir un archivo en una actividad, va hasta Agenda > Actividades y entonces en la quina derecha presione Editar.
Haga click en una actividad, luego, en la esquina derecha presione Archivos. Después haga click en el botón rojo para elegir un archivo para subir.
A continuación, una vez que se hayan cargado todos los archivos, deberá completar el nombre del archivo y presionar Crear.
¡Ahora, los archivos están visibles para todos los participantes!
En el Virtual Lobby
Esta opción es ideal para que los anfitriones y oradores carguen documentación, diapositivas o cualquier otro archivo que les gustaría compartir sin tener acceso a la plataforma InEvent.
Para cargar un archivo, simplemente haga click en el texto Cargar un archivo y elija el archivo de su computadora.
Para completar la carga, haga click en el ícono de enviar.
Carga de archivos grandes
Para habilitar la carga de archivos de más de 100 MB dentro de las actividades o salas de sesiones, haga click en el botón Configuración ubicado en la esquina superior derecha de la página Archivos. Luego haga click en el interruptor junto a Archivos grandes, como se muestra a continuación.
Agregar archivos a las salas de los patrocinadores
Haga click aquí para aprender cómo cargar archivos que estarán disponibles en las salas de sus patrocinadores.
¿Cómo borrar un archivo compartido?
Eliminar archivos de eventos (desde la pestaña Archivos en la aplicación y en el Virtual Lobby)
Para eliminar un archivo compartido debe ir a Evento > Contenido > Archivos. Presiona el botón Editar > elige el archivo que desea eliminar y aparecerá una pestaña de edición en el lado derecho. Allí, presione el botón naranja Eliminar archivo. Aparecerá una ventana emergente > Presione Eliminar para confirmar. Finalmente, presione Fin para terminar de editar y guardar los cambios.
Eliminar archivos de actividades
Para eliminar un archivo de una actividad, vaya a Agenda > Actividades > seleccione una actividad y luego en la esquina derecha presione Editar > Archivos.
Debería ver un botón naranja con un ícono de papelera cerca de cada archivo que ha actualizado. Haga click en él para eliminar el archivo de esta actividad.
Eliminar archivos en el Virtual Lobby
Para eliminar un archivo en el Virtual Lobby, haga click en la pestaña Archivo en el lado derecho y presione el ícono de la papelera.
Consulte este artículo para comprender la diferencia entre cada función y saber quién tendrá permiso para eliminar archivos en una sala.
Ver archivos
Cuando cargue archivos para todo el evento, tendrá la posibilidad de elegir su visibilidad. Solo necesita hacer click en la parte superior del archivo seleccionado> presionar Editar> y elegir la visibilidad correspondiente. Pulse Fin para guardar los cambios.
Ver archivos en el Virtual Lobby
Mis archivos
Si desea tener una página dedicada a los archivos en el Virtual Lobby, vaya a Configuración > Pestañas y haga click en Virtual Lobby. Luego, asegúrese de que la pestaña Mis archivos esté configurada como Visible.
En el Virtual Lobby, puede acceder a la página dedicada seleccionando la pestaña correspondiente en el menú del lado izquierdo, como se muestra a continuación:
En esta página, se enumerarán todos los archivos de eventos, incluida su ubicación (a qué sala se ha agregado este archivo) y la opción de obtener una vista previa o descargarlo.
Buscar archivos
También puede buscar fácilmente un archivo relacionado con su evento escribiendo el nombre en el botón Buscar en el lado derecho.
Mi Agenda
Los participantes pueden acceder a archivos precargados vinculados a una actividad en la que se habían inscrito en su Agenda; haga click aquí para obtener más información al respecto.
Para ver todos los documentos vinculados a una actividad: elija la actividad, haga click en Detalles debería ver los archivos en la sección Materiales.
Dentro de la sala
Cuando esté dentro de una sala en el Virtual Lobby , debe hacer click en la pestaña Archivos para visualizar todos los archivos disponibles.
Ver archivos en la aplicación
Para ver su archivo en la app, presione Menú > Archivos. Sus archivos serán mostrados en esta pestana si fueron añadidos en la plataforma Evento > Contenido > Archivos, como mencionado previamente.
Viendo archivos en una actividad usando la aplicación
Presione Mi Agenda, elige una actividad y presione Detalles > Archivos.
Ver archivos en la pestaña Mis archivos usando la aplicación
Si el Virtual Lobby está disponible en la aplicación, también puede acceder a los archivos a través de la pestaña Mis archivos.
Buscar archivo
También puede buscar fácilmente un archivo relacionado con su evento escribiendo el nombre en el botón Buscar en el lado izquierdo.
Ocultar archivos en la aplicación
Es posible ocultar archivos en la aplicación y solo ponerlos a disposición de los participantes dentro de las sesiones enumeradas en el programa. Para hacerlo, vaya a Evento > Virtual Lobby> Herramientas. Desmarque la casilla de verificación de Archivos y seleccione Fin para guardar los cambios.
Informes de archivos de actividades
Si desea generar un informe sobre los archivos de actividades, debe seleccionar la Actividad > presionar Editar en la parte superior derecha > seleccionar la pestaña Archivos > hacer click en Exportar informe.
Una vez que haga click en el botón, aparecerá un mensaje en la parte superior de la pantalla, advirtiéndole que recibirá el archivo con los datos en su correo electrónico cuando se complete el proceso.
La hoja de cálculo cubrirá categorías como quién vio el archivo y cuántos clicks recibió, la URL del archivo, la fecha del primer click, entre otros datos.
