Archivos y documentos

Con la carga de archivos y documentos, podrá compartir artículos científicos, catálogos de patrocinadores e incluso presentaciones con los participantes del evento.

Este artículo tiene la intención de mostrarle cómo cargar y eliminar archivos, así como dónde estarán disponibles para su audiencia dentro de su evento.

Formatos aceptados

La plataforma InEvent admite la carga de diferentes formatos de archivo, como: 

  • Documentos: "xlsx", "pdf", "ppt", "doc", "docx", "xls", "csv", "pptx";
  • Video: "mp4", "mov", "3gp";
  • Imágenes: "gif", "jpeg", "jpg", "png";
  • Audio transcripciones.

 Añadir archivos

Archivos de eventos: Agregando archivos a la pestaña Archivos en la aplicación y el Virtual Lobby.

Para agregar un archivo que no esté relacionado con una actividad específica, sino con todo el evento, haga click en Evento> Contenido> Archivos. Los archivos cargados en esta página se mostrarán en la pestaña Archivos de la aplicación y también en la pestaña Mis archivos del Virtual Lobby.

Luego, presione + Añadir archivo. Después de eso, haga click en el botón verde para elegir un documento en su dispositivo para cargar. Una vez que haya elegido el archivo, haga click en Crear.

Pasos para agregar archivo

A continuación, una vez que se hayan cargado todos los archivos, deberá completar el nombre del archivo y presionar Crear.

Tenga en cuenta que se pueden cargar varios archivos a la vez y, en este caso, puede nombrarlos por separado.

En la imagen de arriba también está resaltado el contador de clicks, por lo que es fácil ver en qué archivos se ha hecho click. Tenga en cuenta que si el participante hace click en Vista previa y Descargar mientras ve los archivos cargados, ¡esto contará como 2 clicks!

¡Como cuenta Enterprise, también puede cargar archivos de más de 100 MB! Para ello, simplemente contacta por email con tu Project Manager asignado y en menos de 48h tu petición será ejecutada.

Añadiendo un archivo en una actividad

Para añadir un archivo en una actividad, va hasta Agenda > Actividades y entonces en la quina derecha presione Editar.

Haga click en una actividad, luego, en la esquina derecha presione Archivos. Después haga click en el botón rojo para elegir un archivo para subir.

Añadiendo un archivo en una actividad

Se pueden agregar hasta 100 archivos por actividad.

A continuación, una vez que se hayan cargado todos los archivos, deberá completar el nombre del archivo y presionar Crear.

Añadiendo un archivo en una actividad

¡Ahora, los archivos están visibles para todos los participantes!

En el Virtual Lobby

Esta opción es ideal para que los anfitriones y oradores carguen documentación, diapositivas o cualquier otro archivo que les gustaría compartir sin tener acceso a la plataforma InEvent.

Para cargar un archivo, simplemente haga click en el texto Cargar un archivo y elija el archivo de su computadora.

Para completar la carga, haga click en el ícono de enviar.

Archivos
Cuando cargue archivos a una actividad o stand de patrocinador, tenga en cuenta que puede cargar hasta 100 archivos y que cada archivo está limitado a 100 MB. Pero si ha seleccionado Video pregrabado como su modo de sala, no habrá limitación de tamaño de video al cargar el video.

Agregar archivos a las salas de los patrocinadores

Haga click aquí para aprender cómo cargar archivos que estarán disponibles en las salas de sus patrocinadores. 

¿Cómo borrar un archivo compartido?

Eliminar archivos de eventos (desde la pestaña Archivos en la aplicación y en el Virtual Lobby)

Para eliminar un archivo compartido debes ir a Evento > Contenido > Archivos, presionar el botón Editar y elegir el archivo que deseas remover. Aparecerá una pestaña de edición en el lado derecho, que contiene un botón naranja Borrar archivo y presione Fin para terminar de editar y guardar los cambios.

¿Cómo borrar un archivo compartido?

Eliminar archivos de actividades

Para eliminar un archivo de una actividad, vaya a Agenda > Actividades > seleccione una actividad y luego en la esquina derecha presione Editar > Archivos.

Debería ver un botón naranja con un ícono de papelera cerca de cada archivo que ha actualizado. Haga click en él para eliminar el archivo de esta actividad.

Eliminar archivos de actividades

En esta página, también puede ver cuántos clicks recibe cada archivo. Solo los archivos agregados dentro de las actividades mostrarán este tipo de información.

Eliminar archivos en el Virtual Lobby

Para eliminar un archivo en el Virtual Lobby, haga click en la pestaña Archivo en el lado derecho y presione el ícono de la papelera.

Eliminar archivos en el Virtual Lobby

Consulte este artículo para comprender la diferencia entre cada función y saber quién tendrá permiso para eliminar archivos en una sala.

Ver archivos

Cuando cargue archivos para todo el evento, tendrá la posibilidad de elegir su visibilidad. Solo necesita hacer click en la parte superior del archivo seleccionado> presionar Editar> y elegir la visibilidad correspondiente. Pulse Fin para guardar los cambios.

Ver archivos

Ver archivos en el Virtual Lobby

Mis archivos

Si desea tener una página dedicada a los archivos en el Virtual Lobby, vaya a Configuración > Pestañas y haga click en Virtual Lobby. Luego, asegúrese de que la pestaña Mis archivos esté configurada como Visible.

En el Virtual Lobby, puede acceder a la página dedicada seleccionando la pestaña correspondiente en el menú del lado izquierdo, como se muestra a continuación:

Mis archivos

En esta página, se enumerarán todos los archivos de eventos, incluida su ubicación (a qué sala se ha agregado este archivo) y la opción de obtener una vista previa o descargarlo.

Buscar archivos

También puede buscar fácilmente un archivo relacionado con su evento escribiendo el nombre en el botón Buscar en el lado derecho.

Buscar archivos
Los archivos cargados en los stands de los patrocinadores, las actividades y la página Evento> Contenido> Archivos se mostrarán en esta página.
Mi Agenda

Los participantes pueden acceder a archivos precargados vinculados a una actividad en la que se habían inscrito en su Agenda; haga click aquí para obtener más información al respecto.

Para ver todos los documentos vinculados a una actividad: elija la actividad, haga click en Detalles debería ver los archivos en la sección Materiales.

Ver archivos en el Virtual Lobby

Los participantes deben estar inscritos en la actividad para poder ver el archivo.
 Dentro de la sala

Cuando esté dentro de una sala en el Virtual Lobby , debe hacer click en la pestaña Archivos para visualizar todos los archivos disponibles.

Ver archivos en el Virtual Lobby

Ver archivos en la aplicación

Para ver su archivo en la app, presione Menú > Archivos. Sus archivos serán mostrados en esta pestana si fueron añadidos en la plataforma Evento > Contenido > Archivos, como mencionado previamente.

Ver archivos en la aplicación

 

Viendo archivos en una actividad usando la aplicación

Presione Mi Agenda, elige una actividad y presione Detalles > Archivos.

Viendo archivos en una actividad usando la aplicación
Ver archivos en la pestaña Mis archivos usando la aplicación

Si el Virtual Lobby está disponible en la aplicación, también puede acceder a los archivos a través de la pestaña Mis archivos.

Ver archivos en la pestaña Mis archivos usando la aplicación

Buscar archivo

También puede buscar fácilmente un archivo relacionado con su evento escribiendo el nombre en el botón Buscar en el lado izquierdo.

Buscar

Ocultar archivos en la aplicación

Es posible ocultar archivos en la aplicación y solo ponerlos a disposición de los participantes dentro de las sesiones enumeradas en el programa. Para hacerlo, vaya a Evento > Virtual Lobby> Herramientas. Desmarque la casilla de verificación de Archivos y seleccione Fin para guardar los cambios.

Esta acción desactivará automáticamente la pestaña Mis archivos.
Mis archivos.

Informes de archivos de actividades

Si desea generar un informe sobre los archivos de actividades, debe seleccionar la Actividad > presionar Editar en la parte superior derecha > seleccionar la pestaña Archivos > hacer click en Exportar informe.

Informes de archivos de actividades

Una vez que haga click en el botón, aparecerá un mensaje en la parte superior de la pantalla, advirtiéndole que recibirá el archivo con los datos en su correo electrónico cuando se complete el proceso.

La hoja de cálculo cubrirá categorías como quién vio el archivo y cuántos clicks recibió, la URL del archivo, la fecha del primer click, entre otros datos.


¿Cómo lo hicimos?