Tags et pistes d'évements

Les tags et les pistes sont des outils pour aider à l'organisation de votre événement. L'organisateur peut choisir différents thèmes liés à votre événement. Ces tags peuvent donc être utilisés sur les participants, les conférenciers, les sponsors, , ainsi que des pistes pour les activités, afin de les catégoriser.

Il existe des tags d'entreprise et des tags d'événement. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer des tags/Pistes d'événement. Si vous souhaitez en savoir plus sur les tags d'entreprise, cliquez ici.

Comment puis-je créer des tags et des pistes ?

Création manuelle de tags

Pour créer un tag manuellement, suivez ces étapes :

  1. Allez dans Réglages > Tags.
  2. Sélectionnez + Nouveau tag situé dans le coin supérieur gauche.
  3. Une nouvelle fenêtre apparaît pour vous permettre de saisir le nom du tag, de sélectionner/créer une catégorie de tag, d'ajouter une couleur pour le tag, de choisir un type de tag et de définir la visibilité du tag.
  4. Cliquez sur Créer une fois que vous avez rempli les champs.
Capture d'écran montrant comment créer un nouveau tag

En ce qui concerne le type de tag, vous pouvez choisir parmi les catégories suivantes :

  • Participants
  • Conférenciers
  • Sponsors

En ce qui concerne la visibilité du tag, si vous le définissez sur Oui, le tag sera visible pour tous les participants. Si vous le définissez sur Non, il ne sera visible que pour les administrateurs et donc invisible pour les participants à l'événement.

Catégorie de tag

La catégorie de tag (Tag category) est utilisée pour regrouper les tags, ce qui permet aux participants de rechercher et de filtrer facilement plusieurs tags à l'aide des catégories créées.

Pour créer une nouvelle catégorie de tag, cliquez sur le menu déroulant à côté de Sélectionner un type, tapez le nom de la catégorie, puis appuyez sur la touche entrée du clavier. Cette catégorie créée sera disponible pour sélection dans le menu déroulant.

L'ajout d'une catégorie de tag lors de la création d'un nouveau tag est optionnel.

Capture d'ecran montrant comment ajouter une catégorie pour votre tag

Si le verrouillage des tags est désactivé à partir du bouton Réglages en haut de la page, le(s) nom(s) de tag (s) ainsi que la(les) catégorie(s) de tag (s) apparaîtront automatiquement sur le formulaire d'inscription pour les participants uniquement si le type de tag est défini sur Participants, comme indiqué ci-dessous :

Tags

Création manuelle de pistes

Pour créer une piste manuellement, suivez les étapes suivantes :

  1. Allez dans Agenda > Pistes.
  2. Cliquez sur + Nouveau suivre dans le coin gauche.
  3. Une nouvelle fenêtre apparaît pour vous permettre de saisir le nom de la piste, de sélectionner/créer une catégorie de piste, d'ajouter une couleur de piste, de choisir un type de piste et de définir la visibilité de la piste.
  4. Cliquez sur Créer une fois que vous avez défini les champs.
Capture d'écran montrant comment créer une nouvelle piste

En ce qui concerne la visibilité de la piste, si vous la définissez sur Oui, le tag sera visible pour tous les participants. Si vous le définissez sur Non, il ne sera visible que pour les administrateurs et donc invisible pour les participants à l'événement.

Lorsque vous définissez la couleur des tags et des pistes - manuellement ou en important une feuille de calcul - veillez à ajouter le hashtag (#) au code hexadécimal, sinon cela ne fonctionnera pas.
Il n'y a pas de limite au nombre de tags et de pistes qui peuvent être créés. Cependant, vous ne pouvez ajouter qu'un maximum de 100 caractères dans les noms de tags/pistes.
Chaque tag créé possède un identifiant unique et sera différent lorsqu'il est ajouté à différents événements au sein d'une entreprise.
Catégorie de piste

La catégorie de piste (Track category) est utilisée pour regrouper les tags, ce qui permet aux participants de rechercher et de filtrer facilement plusieurs pistes à l'aide des catégories créées.

Pour apprendre comment sélectionner ou créer une catégorie de piste, suivez les mêmes instructions que celles données ici.

L'ajout d'une catégorie de piste lors de la création d'une nouvelle piste est optionnel.

Importation d'un fichier de démonstration - Tags et Pistes

Vous pouvez également importer un fichier de démonstration avec tous vos tags et tracks sur la plateforme InEvent.

Le même fichier de démonstration se trouve sur Agenda > Pistes et sur Réglages > Tags. Suivez les instructions ci-dessous pour savoir comment l'importer sur la plateforme InEvent.

Cliquez sur Modifier > Importer > Télécharger le fichier de démonstration. Remplissez ensuite le fichier et téléchargez-le à nouveau sur la plateforme en cliquant sur le bouton vert du fichier, puis sur Importer.

importer un fichier de démonstration avec tous les tags

Lorsque vous ajoutez vos tags et vos pistes dans le fichier de démonstration, vous voyez quatre colonnes :

importer des tags avec le fichier de démonstration

  • Sous Nom, ajoutez jusqu'à 100 caractères lorsque vous remplissez la feuille de calcul. Si vous en ajoutez plus, les noms des tags/pistes seront affichés de manière incomplète sur la plate-forme.
  • Sous Catégorie, ajoutez le nom de la catégorie de tag/piste.
  • Sous Couleur, veillez à ajouter le hashtag (#) au code hexadécimal, sinon cela ne fonctionnera pas.
  • Sous Type, au lieu d'utiliser Personne, Conférencier ou Sponsor.

Comment puis-je modifier ou supprimer des informations ?

Tableau de bord des tags

Pour gérer toutes les tags crées dans votre événement, vous pouvez facilement les filtrer par type dans le tableau de bord.

Cliquez sur le bouton bleu pour vérifier les informations et appuyez sur Modifier si vous souhaitez modifier le nom, la couleur ou la visibilité. Cliquez sur Fin lorsque vous avez terminé

Tableau de bord des tags

Notez que si vous cochez l'une des cases à côté du nom, un bouton Supprimer sera également disponible pour supprimer les tags.

Tableau de bord des pistes

Si vous souhaitez modifier toute information relative aux pistes, cliquez sur le bouton bleu et une nouvelle fenêtre s'ouvre sur la droite. Cliquez sur Modifier pour effectuer les changements nécessaires et puis sur Terminé.

Tableau de bord des pistes

Notez que si vous cochez l'une des cases à côté du nom, un bouton Supprimer sera également disponible pour supprimer les pistes.

Comment puis-je ajouter une piste à une activité et créer des pistes de contenu ?

Pour ajouter une piste à une activité, naviguez vers Agenda > Activités. Dans le coin supérieur droit cliquez sur Modifier.

Cliquez sur n'importe quelle activité dans la partie gauche. Dans la fenêtre de droite, cliquez sur Pistes, choisissez une étiquette dans la barre déroulante, puis appuyez sur le bouton bleu Ajouter une piste. Cliquez sur Fin pour terminer.

Ajouter une piste à une activité

Comment ajouter des pistes à plusieurs activités en même temps ?

Pour ajouter des pistes à plusieurs activités en même temps, sélectionnez les activités en cochant la case sur le côté gauche, puis cliquez sur Définir la piste dans le coin supérieur droit.  Choisissez la piste et confirmez en appuyant sur Ajouter une piste.

Ajouter des pistes à plusieurs activités en même temps

Puis-je filtrer les activités en fonction de leurs pistes dans le Virtual Lobby ?

Sur la page principale de la Virtual Lobby, tous les utilisateurs ont la possibilité de filtrer les activités par piste. Pour ce faire, cliquez sur l'icône entonnoir et sélectionnez Filtrer par pistes. Cette action affichera les pistes créées, regroupées dans leurs catégories respectives (si créées). Cliquez sur une piste ou plusieurs pistes, et les activités liées à la ou aux pistes sélectionnées seront affichées.

Les pistes non catégorisées seront répertoriées sous Autres.
GIF montrant comment filtrer les activités en fonction de leurs pistes dans le Virtual Lobby

Les utilisateurs pourront sélectionner plus d'une piste à la fois. Pour désélectionner une piste, il suffit de cliquer dessus une nouvelle fois.

L'option de filtre dans la page principale du Virtual Lobby n'est disponible que si vous utilisez Neo comme type d'aménagement.

Les utilisateurs peuvent également utiliser l'icône de la piste par l'activité comme un filtre en cliquant sur sa piste, comme il montre l'image ci-dessous.

Filtrer les activités en fonction de leurs tags dans le Virtual Lobby
L'icône du tag n'apparaîtra pas lors de l'utilisation du type de présentation de l'activité petite.
Mon agenda

Il est également possible de filtrer les activités dans l'onglet Mon agenda, comme le montre le gif ci-dessous :

Si plus de 2 pistes sont ajoutées à une activité, cliquez sur le signe + à côté des pistes visibles pour afficher toutes les pistes. Pour que les pistes soient affichées sur la tuile de l'activité, assurez-vous d'activer l'option La tuile d'activité affiche les 'Pistes'.
les activités dans l'onglet Mon agenda

Comment puis-je ajouter un tag à un participant ?

Pour ajouter un tag à un participant, naviguez vers Personnes > Participants. Appuyez sur Modifier et cliquez sur le nom du participant.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira à côte droite, dans le bas du menu vous verrez toutes les options de tags pour les participants (les boutons gris). Cliquez sur le tag auquel vous souhaitez que le participant soit associé.

Cliquez sur le bouton Fin une fois que vous avez terminé.

ajouter un tag à un participant

Puis-je filtrer les participants en fonction de leurs tags ?

Pour filtrer les participants en fonction de leurs balises, allez sur la page Personnes > Participants de la plateforme. Ensuite, cliquez sur l'icône Filtre en haut à droite > sélectionnez Tags dans la barre déroulante > et cliquez sur Ajouter un filtre.

Filtrer les participants en fonction de leurs tags

Ensuite, sous Filtre : Tags, sélectionnez le tag que vous souhaitez utiliser comme filtre et appuyez sur Ajouter pour voir les résultats filtrés.

sélectionnez le tag que vous voulez filtrer
Pour disposer de ces informations dans une feuille Excel, cliquez sur le bouton Modifier (en haut à droite) > Rapport (en haut à gauche). Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton, un message apparaîtra en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique lorsque le processus sera terminé. Cliquez ici pour plus d'informations sur la manière d'extraire et de visualiser les rapports.

Comment puis-je ajouter un tag à un conférencier ?

Pour ajouter un tag à un conférencier, naviguez vers Événement > Conférenciers. Dans le coin supérieur droit cliquez sur Modifier et cliquez sur le nom de l’orateur.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira à côte droite, dans le bas du menu vous verrez une case pour sélectionner les tags. Cliquez sur la balise à laquelle vous souhaitez que le conférencier soit associé et appuyez sur + Tag.

Cliquez sur Fin une fois que vous avez terminé.

ajouter un tag à un conférencier

Comment puis-je ajouter un tag à un sponsor ?

Pour ajouter un tag à un sponsor, naviguez vers Événement > Sponsors. Sélectionnez le sponsor et l'onglet de Détails ouvrira à côte droite. L'option Tags se trouve au bas de la page de Détails.

Dans le coin supérieur droit cliquez sur Modifier et sélectionnez votre choix de tag. Ensuite cliquez sur le + Tag.

Appuyez sur Fin afin d'enregistrer les modifications.

ajouter des tags pour les sponsors

Comment faire apparaître les tags sur mon formulaire d'inscription ?

Pour faire apparaître les tags sur votre formulaire d'inscription, cliquez sur le bouton Réglages et assurez-vous que l'outil de verrouillage des tags est désactivé, comme indiqué ci-dessous.

désactivez l'outil verrouillage des tags

Vous pouvez également activer cet outil si vous souhaitez masquer les tags de votre formulaire d'inscription.


Comment ça a été?