Comment éviter l'accès au Virtual Lobby avant la date de l'événement.

Par défaut, lorsque les participants s'inscrivent à un événement en ligne/hybride, ils reçoivent un courriel contenant un lien magique leur donnant un accès direct au Virtual Lobby. Si cette situation n'est pas idéale, il existe des moyens de l'éviter, et cet article a pour but de vous y aider.

L'article est divisé en deux sections :

  • Les possibilités de masquer l'accès au Virtual Lobby au début de l'organisation de l'événement ;
  • Le Virtual Lobby est déjà accessible, mais certaines actions peuvent être effectuées pour masquer son contenu ;

Avant d'ajouter les participants à l'événement

  1. Redirection vers une autre page après l'enregistrement

Si votre événement comporte un formulaire d'inscription, les participants pourront accéder au lobby virtuel après avoir complété l'inscription. Une fois l'enregistrement terminé, le participant pourra cliquer sur le bouton Allez à l'événement ! pour accéder au Virtual Lobby. Vous pouvez modifier :

  • La page de contenu à Événement > Détails et les rediriger vers le site web par exemple ;

Et/ ou

  • Les en-têtes dans Réglages > En-têtes et faire en sorte qu'il n'y ait rien à cliquer après avoir rempli le formulaire.
changer les en-têtes
Si vous préférez ne pas rediriger les participants vers une autre page une fois l'inscription terminée, vous pouvez simplement cacher le bouton Allez à l'événement ! Cliquez ici pour savoir comment procéder.
  1. Vérification des emails automatiques

Tout d'abord, il est conseillé de vérifier le contenu des courriels automatiques, en particulier le courriel d'admission et le courriel de confirmation. Il est possible de les désactiver ou simplement de supprimer le contenu dynamique du lien magique.

Suppression du lien magique

Vous pouvez conserver les courriels automatiques et simplement supprimer le contenu dynamique du lien magique, il vous suffit de suivre les étapes décrites en détail ici. Veillez également à désactiver les invitations de calendrier dans les e-mails, pour en savoir plus, consultez cet article.

Une autre possibilité est d'ajouter le lien vers le site Web ou la page d'accueil afin que les participants puissent obtenir plus d'informations sur l'événement.
Désactiver les courriels automatiques
Si vous choisissez de désactiver les e-mails automatiques, vous avez toujours la possibilité de les réactiver à tout moment. Toutefois, si des participants sont ajoutés à l'événement dans cet intervalle, l'e-mail devra être envoyé manuellement.

Pour désactiver les e-mails automatiques, vous pouvez naviguer dans Marketing > Communication > Courriels automatiques. Appuyez sur Modifier et mettez le commutateur sous Statut à gauche, une fenêtre pop-up vous demandera de confirmer cette action, pour confirmer appuyez sur Désactiver.

utiliser le commutateur pour désactiver un courriel automatique

Pour envoyer le courriel de confirmation manuellement, il suffit de sélectionner Copier courriel, d'entrer le Sujet et de sélectionner Bienvenue à {{nom de l'événement}}, sur Cible, sélectionnez Liste des participants, puis Sélection manuelle comme indiqué ci-dessous :

  1. Utilisation de CSS

Si vous vendez des billets lors de votre événement, une fois que les participants auront terminé leur achat, ils verront la possibilité d'accéder à l'onglet Mes billets et de gérer leurs billets.

Il y a un bouton Ouvrir Lobby situé en haut de la page, pour le masquer vous devez suivre ces étapes.

La personnalisation de la marque ou le CSS n'est disponible que pour les plans Advanced et Full.

Vous pouvez également utiliser le CSS pour masquer le lien du champ Envoyez-moi un lien sur le formulaire d'inscription :

.pageContent {

color: #FFFFFF;

width: 960px;

min-height: 50px;

text-align: center;

margin: 0 auto;

padding-bottom: 124px;

}

code CSS pour cacher les champs "envoyez-moi un lien"

Après avoir ajouté des participants à l'événement

Si le lien magique a déjà été envoyé ou si aucun CSS n'est inclus dans votre plan, voici quelques solutions de contournement qui pourraient être utiles.

  1. Rendre les onglets et les salles invisibles

Une alternative pourrait être de définir les éléments suivants comme invisibles :

Téléchargez ensuite une couverture de bienvenue, une image ou une vidéo du compte à rebours expliquant que l'événement aura lieu prochainement. Enfin, désactivez également le fil d'actualités et de Networking afin qu'il n'y ait aucune interaction avant l'événement.

Dès que vous décidez de mettre le Virtual Lobby à disposition, n'oubliez pas de passer en revue la liste de contrôle de l'événement pour vous assurer que vous avez activé tous les paramètres souhaités.

Le Virtual Lobby ressemblera à ceci :

Virtual Lobby avec les onglet invisibles
  1. Modification de la date de fin d'accès

Si vous choisissez une date passée comme date de fin d'accès, le participant ne pourra pas accéder au Virtual Lobby en cliquant sur le lien magique fourni par courriel.

Il verra à la place une page lui demandant d'entrer son adresse électronique pour demander un nouveau lien magique.

Sachez que cette action sera répétée en boucle, ce qui signifie que chaque fois que les utilisateurs cliqueront sur le nouveau lien magique envoyé par e-mail, la page affichera l'image ci-dessous.


Comment ça a été?