Interagir avec les participants pendant vos activités virtuelles

Dans le cadre de vos activités, il existe de nombreuses façons d'interagir avec les participants à votre événement.

Chaque activité comporte jusqu'à cinq onglets dans le panneau latéral droit : Chat, Questions, Sondages, Personnes et Fichiers.

Chacun de ces outils d'interaction peut être contrôlé et vous aidera à accroître l'engagement de vos participants.

Configuration de l'activité

Toutes ces options sont automatiquement activées dans chaque activité par défaut; mais bien évidement les activité peut être configurée différemment suite à vos besoin.

Pour masquer l'un de ces onglets à l'intérieur d'une activité particulière, allez dans Agenda > Activités, et sélectionnez votre activité. Faites défiler jusqu'à la fin de l'onglet Détails.

Cliquez sur Modifier et cochez simplement la case à côté de l'option que vous souhaitez masquer.

Chat

Dans l'onglet Chat, les participants pourront discuter pendant la session. Le chat peut être consulté par tous les participants dans la salle.

À l'intérieur de la salle, tous les participants (présentateurs et spectateurs) peuvent interagir dans la zone de chat en se rendant simplement à l'onglet Chat, en tapant un message et en appuyant sur Envoyer.

Approbation préalable des messages de chat

Si vous préférez avoir le contrôle sur les messages de chat qui sont envoyés, vous pouvez choisir d'approuver ou de rejeter chacun de ces messages.

Pour ce faire, il vous suffit d'aller dans Paramètres > Outils, et de rechercher les Commentaires des participants. Si vous décochez cette option, elle sera réglée sur Non, et tous les commentaires devront être approuvés avant d'être rendus visibles à vos participants. Vous aurez également la possibilité de rejeter les messages de chat avec ce paramètre.

Ce paramètre étant désactivé, vous verrez maintenant que tous les commentaires doivent être approuvés. L'administrateur et l'hôte de salle auront la possibilité d'approuver ou de rejeter ces commentaires dans le cadre de l'activité.

S'ils sont approuvés, le message sera alors visible par les participants. S'il est rejeté, ils seront retirés de l'activité et du système.

Messages épinglés

Si, en tant qu'administrateur, vous prenez votre curseur et survolez un message, vous verrez l'icône d'une punaise.

Le punaiser vous permet d'épingler le message que vous avez sélectionné, et celui-ci sera dupliqué dans une zone de messages épinglés.

Pour le désinscrire, il suffit de cliquer à nouveau sur l'icône de l'épingle à dessin, et celle-ci sera retirée de la zone des messages épinglés.

Suppression des messages

L'administrateur et les hôtes de salle peuvent facilement supprimer un message du chat. Il suffit de passer le curseur sur le message et de sélectionner l'icône de la poubelle. Un message d'avertissement s'affiche alors, vous demandant de confirmer cette action.

Questions

L'onglet Questions peut être utilisé pour rassembler les questions de vos participants en un seul endroit, ce qui permet à vos participants et intervenants de voir facilement quelles questions sont posées et quelles sont les plus populaires.

Les questions peuvent être ajoutées simplement en tapant une question dans la zone de texte et en appuyant sur "Envoyer".

Toutes les questions seront visibles ici, et les participants pourront voter pour les questions les plus populaires. Plus il y a de votes, plus la question apparaîtra en haut de la liste !

Approbation préalable des questions

Comme pour le Chat, vous pouvez choisir d'exiger l'approbation préalable des questions avant qu'elles ne deviennent visibles pour vos participants.

Pour activer la pré-approbation des questions, allez dans Paramètres > Outils, et cherchez Questions des participants. Si vous décochez cette option, toutes les questions devront être approuvées avant de devenir visibles par vos participants. Comme pour le Chat, vous aurez également la possibilité de rejeter les questions avec ce paramètre.

Après avoir désactivé ce paramètre, toutes les questions devront être approuvées ou rejetées avant d'être rendues publiques.

Suppression des questions

Les administrateurs et les hôtes de salle peuvent facilement supprimer une question de l'onglet "Questions" s'ils le jugent nécessaire. Pour supprimer une question, il suffit de cliquer sur l'option Supprimer sous le message. Un message d'avertissement s'affiche alors, vous demandant de confirmer cette action.

Sondages

L'onglet Sondages est l'endroit où tous les participants peuvent interagir avec les sondages ou les questions à option créés par les présentateurs, les hôtes de salle ou l'administrateur.

Créer des sondages

Pour créer un sondage dans le cadre de votre activité, il suffit de cliquer sur le bouton Créer un sondage dans cet onglet.

Vous verrez alors apparaître une fenêtre contextuelle, dans laquelle vous pourrez écrire le nom de votre sondage, ajouter différentes options de réponse et choisir si vous souhaitez que ce sondage soit visible ou non pour vos participants.

Lorsque vous êtes satisfait de votre sondage, cliquez sur créer.

Le sondage sera désormais affiché dans l'onglet Sondage pour que votre public puisse y répondre.

Vous pouvez voir le nombre de votes sous le sondage lui-même et vérifier combien de votes chaque option a reçu en passant le curseur sur cette option.

Rendre les sondages in/visibles

Le petit symbole de l'œil indique si ce sondage est visible pour vos participants. Si vous souhaitez masquer ce sondage, il vous suffit de cliquer sur l'œil et une fenêtre de confirmation s'affichera pour rendre ce sondage invisible.

Cliquez sur Oui pour rendre ce sondage invisible, et vous verrez maintenant votre sondage avec un œil qui a été traversé par un coup. Si vous souhaitez ensuite le rendre visible, il vous suffit de cliquer sur ce symbole pour inverser le processus.

Personnes

L'onglet Personnes affiche les personnes présentes, les présentateurs et les téléspectateurs. Vous pouvez également utiliser la barre latérale pour voir tous les participants présents dans cette activité spécifique et cliquer sur le bouton Charger plus (Load more).

Dans la mise en page de Neo, vous pouvez également rechercher le nom du participant :

Lever la main

Les participants peuvent lever la main s'ils veulent avertir les présentateurs et/ou être invités à monter sur scène.

Pour lever la main, il suffit de cliquer sur la petite icône de la main en haut à gauche de la pièce.

Si les présentateurs/hôtes ont un autre onglet ouvert dans la session, ils verront une notification (point rouge ou bleu) sur l'onglet des personnes, et une fois que cet onglet est ouvert, une petite icône de main agitée à côté du nom du participant.

Ci-dessous, vous pouvez voir sur l'image de gauche comment cela se présente dans la disposition Neo, et sur l'image de droite dans la disposition Classique.

Une fois que l'organisateur de la réunion a constaté que le participant a levé la main, il peut cliquer sur l'icône située à droite pour inviter ce participant à prendre la parole.

Après avoir été invité à prendre la parole, le participant doit recevoir une demande d'appel vidéo. S'ils l'acceptent, ils deviendront présentateurs et pourront parler et avoir leur caméra allumée.

Cacher le nombre de personnes

Outre le fait de masquer l'onglet des personnes (uniquement pour les participants, les administrateurs et les conférenciers pourront toujours voir l'onglet), vous pouvez également masquer le nombre de personnes sur les tuiles de session du Virtual Lobby en cliquant sur Événement > Virtual Lobby > Outils, appuyez sur Modifier et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyez Cacher le nombre de personnes.

Et voici à quoi cela ressemble à l'intérieur de l'activité :

Fichiers

L'onglet Fichiers permet d'ajouter du matériel supplémentaire pour vos participants pendant la session.

Cette option est idéale pour les présentateurs et les orateurs qui souhaitent télécharger de la documentation, des diapositives ou tout autre fichier qu'ils souhaiteraient partager sans avoir accès à la plateforme InEvent.

Pour télécharger un fichier, il suffit de cliquer sur le texte Télécharger un fichier, et de choisir le fichier sur votre ordinateur.

Pour terminer le téléchargement, cliquez sur l'icône d'envoi circulaire.

Puis-je changer le nom de ces onglets ?

Oui ! En tant qu'administrateur, vous pouvez renommer n'importe lequel de ces onglets en vous rendant dans la section "En-têtes" de votre plate-forme.

Chacune de ces options commencera par Lobby virtuel -

Il suffit de sélectionner la rubrique que vous souhaitez modifier et d'entrer la valeur de l'en-tête que vous souhaitez lui donner. La valeur par défaut vous indiquera le nom original de cette rubrique.

Comment puis-je inviter quelqu'un à rejoindre la session à laquelle je participe?

Si vous êtes dans une session et que vous souhaitez inviter un autre participant à rejoindre la salle, il vous suffit de cliquer sur l'onglet Networking à gauche, de rechercher le participant que vous souhaitez inviter et de cliquer sur le bouton avec une icône de transfert pour inviter cette personne à cette session.

Intégrer un tableau blanc dans le Virtual Lobby

Vous pouvez intégrer un tableau blanc dans le Virtual Lobby et collaborer avec les participants et les conférenciers de l'événement pendant le déroulement de la session. Vous pouvez définir n'importe quel niveau d'accès au tableau et autoriser les personnes à visualiser, commenter ou modifier les tableaux intégrés. Cliquez ici pour plus d'informations.