Événements hybrides

La façon la plus simple de comprendre ce que sont les événements hybrides est de penser aux événements qui comportent à la fois des composantes en personne et des composantes virtuelles. En d'autres termes, peuvent être considérés comme des événements hybrides ceux qui combinent des éléments en face à face (physiques) et des éléments en ligne (virtuels).

Devenir hybride

L'ajout d'un élément virtuel à votre événement en direct ouvre bien plus de possibilités d'engagement que ne le permettrait un projet strictement en direct, tant pendant qu'après l'événement. Les événements hybrides stimulent la capacité de votre public à participer activement aux discussions à l'aide de leurs appareils mobiles ou de leur ordinateur de bureau, ce qui signifie qu'ils peuvent discuter, voter sur des sondages, poser des questions en tant que public unifié.

Quelles fonctionnalités dois-je envisager d'utiliser pour organiser un événement hybride ?

Les événements hybrides, quel que soit leur format, vous donnent la possibilité d'utiliser les outils d'engagement suivants :

• Inscription : Le fait que les clients remplissent le formulaire d'inscription est dans la plupart des cas le début de l'expérience du participant. Avec InEvent, vous pouvez collecter des données importantes auprès des participants inscrits à l'événement grâce à l'utilisation de formulaires personnalisables. Veuillez cliquer ici pour plus d'informations.
• Achat de billets : Le fait d'avoir différents types de billets pour les personnes qui participent à la version en personne ou à la version virtuelle de vos événements peut aider à relier les inscrits à des listes de segmentation, vous permettant, par exemple, de rendre certaines activités spécifiques disponibles exclusivement pour les participants virtuels. Pour en savoir plus sur la gestion des billets, consultez cet article.
• Vols, navettes et chambres d'hôtel : Organiser la logistique et les informations de vos voyageurs est devenu moins compliqué avec notre plateforme. Grâce à nos outils liés à l'accueil, vous pourrez télécharger les informations et les détails des vols pour chaque participant, télécharger les informations avec les détails des navettes/transferts afin que les participants sachent comment arriver à l'événement ou où ils vont rester, et créer une liste d'options d'hébergement pour que les participants puissent choisir leur propre chambre.
• Fil d'actualité : Le flux d'informations de l'entreprise peut être utilisé pour partager des images, des vidéos, des liens, des informations, des messages, etc. liés à un événement. Les participants peuvent interagir les uns avec les autres sur le fil d'actualité ainsi qu'avec l'organisateur de l'événement en commentant et même en partageant le contenu affiché. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article.
• Contrôle d'accès : Autorisez rapidement l'entrée des participants à un événement ou à une activité. Gérez, contrôlez et donnez l'accès aux participants grâce à leur propre code QR, améliorant ainsi votre contrôle d'accès et réduisant les fraudes éventuelles lors de votre événement. Cliquez ici pour en savoir plus.
• Impression de badges : La plateforme InEvent exporte tous les QR codes de votre base de participants vers un format d'impression facile, rendant tous les badges disponibles avant le début de l'accréditation. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article.

• Projection de contenu : Améliorez l'interaction entre votre public physique et virtuel en affichant en temps réel les commentaires, les résultats des sondages et les messages de votre flux d'applications sur vos écrans ou projecteurs. Pour plus d'informations, cliquez ici.
• Networking : Favorisez les interactions entre les participants grâce à l'application mobile. Les participants peuvent recevoir une liste de contacts générée des autres participants et leurs informations parmi celles qui sont présentes à l'événement. Les participants peuvent également choisir de partager leurs coordonnées, les liens de leurs réseaux sociaux, ainsi que d'envoyer un message à un autre participant parmi ceux présents à l'événement. Veuillez vous référer à cet article pour plus d'informations.
• Commenter les activités en direct : Suivez et contrôlez la communication et l'interaction des participants au sein d'une activité. Veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur l'envoi et la visualisation des commentaires via l'application. Consultez cet article pour plus d'informations sur le chat en direct via le Virtual Lobby.
• Sondage : Faites passer l'interaction avec le public à un niveau supérieur en utilisant notre application mobile et le Virtual Lobby pour interagir avec des publics physiques et virtuels. Cliquez ici pour en savoir plus sur les sondages via l'application mobile et cliquez ici pour en savoir plus sur les sondages dans le Virtual Lobby.
• Poser des questions pendant les sessions : Les participants peuvent interagir avec les conférenciers en leur posant des questions directes auxquelles l'orateur répond en temps réel. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de poser des questions lors d'événements en direct.
• Répondre à des enquêtes de satisfaction : Recevez les commentaires de vos participants concernant leur expérience. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de répondre aux enquêtes via l'application.
• Analyses : Suivez divers types d'informations et de contrôles en temps réel. Cette fonctionnalité présente une variété d'informations afin que vous puissiez mener à bien vos prises de décision et l'amélioration de vos processus. Cette fonctionnalité permet également d'analyser le retour sur investissement, les informations post-événement, et bien plus encore ! Consultez cet article pour plus d'informations.

Pour plus d'informations sur la façon de se connecter à votre compte à l'aide de l'application mobile, veuillez consulter cet article. Cliquez sur les liens suivants pour un aperçu de notre base de contenu sur les outils d'hospitalité et d'inscription.

Séance d'essai

Pour éviter les éventuels points de défaillance lors de la mise en ligne, il est essentiel que vos administrateurs, hôtes de salle, conférenciers/présentateurs et sponsors participent à une session d'essai, qui simulera l'expérience des participants le jour de l'événement. Veuillez consulter cet article pour passer en revue les sujets qui doivent être couverts lors de la répétition de votre événement.

Comment obtenir l'aide d'un partenaire certifié ?

Si vous avez besoin d'aide pour organiser votre prochain événement hybride, consultez EventMarket, notre place de marché exclusive qui regroupe des dizaines de partenaires certifiés qui vous aideront à garantir le bon déroulement de votre événement.