Sesión de prueba

¡Se acerca el día de tu evento virtual o híbrido! Para evitar posibles puntos de falla durante la transmisión en vivo, es crucial que sus administradores, anfitriones de sala, oradores / presentadores y patrocinadores se unan a una sesión de prueba, que simulará la experiencia del participante el día del evento.

Este ensayo debe ocurrir antes de que el evento este en vivo, lo que ayuda a prevenir y resolver problemas para los que los 20 minutos o menos que los oradores se unen el día del evento y no dan tiempo. Nunca asuma que su público es conocedor de la tecnología. Asegúrese de probar la conexión a Internet y el equipo e identificar alternativas y planes de respaldo en caso de que las cosas no funcionen.

Sesión de prueba técnica

Las sesiones de pruebas en las que los oradores pueden probar la plataforma y familiarizarse con todos los controles son importantes para evitar dificultades técnicas el día del evento. Verifique el tipo de equipo que tienen los participantes y pruébelo de antemano. Evite usar el micrófono incorporado en computadoras portátiles o cámaras web. Una cámara web HD y un micrófono externo lo llevarán muy lejos.

Listas de verificación previas al evento

Asegúrese de revisar nuestras listas de verificación previas al evento, que tienen diferentes pasos según el rol del participante en el evento:

1. Lista de verificación previa al evento para administradores

   Haga que un administrador verifique dos veces los pasos enumerados en la lista de verificación previa al evento para administradores, asegurándose de que todo esté configurado de acuerdo con sus necesidades.

2. Lista de verificación previa al evento para los participantes con cámara

   Asegúrese de que todos los participantes hayan revisado nuestra lista de verificación previa al evento para los participantes con cámara y se sientan cómodos moviéndose por la plataforma.

Prueba logística

La prueba logística debe sentirse lo más cercano posible a lo que sucederá el día del evento, siguiendo su formato y orden cronológico y haciéndolos probar el orden exacto en el que sucederán las cosas y cuando salgan en vivo.

Estos simulacros le ayudarán a mantener las sesiones más coherentes y programadas para ajustarse a los espacios asignados de tiempo, lo que hará que sus oradores se sientan más cómodos y confiados el día del evento.

Planes de respaldo

Prepare planes de backup en caso de un mal funcionamiento del video, pérdida de conexión a Internet u otros escenarios que puedan surgir durante la presentación. Los oradores deben comprender qué eventualidad podría suceder al transmitir en vivo y tener un plan de respaldo para mantener las actividades en marcha.

Cree y comparta con su equipo un plan para cubrir:

1. Una falta de un orador de último momento: Tenga un orador de respaldo o contenido pregrabado listo para funcionar.
2. Problemas de Internet de su orador: Tenga a mano una conexión a Internet de respaldo, un orador de respaldo o incluso un video pregrabado. Una vez que se restablezca la conexión a Internet, vuelva a realizar la verificación del sistema de su orador.
3. Una falla de la computadora del host: Tenga asignado un host de respaldo, contenido pregrabado o incluso un dispositivo de respaldo.
4. Si tiene problemas para iniciar una transmisión en vivo o si la transmisión en vivo se está almacenando en búfer: Intente utilizar nuestras opciones de latencia baja y superbaja. Solo tenga en cuenta que no debe cambiar la latencia de video de la sala durante una sesión en vivo. Debe detener y reiniciar la transmisión.
5. Los participantes de determinadas regiones no pueden acceder al evento: Si su audiencia incluye participantes de China, le recomendamos que habilite los websockets nativos.
6. Oradores que utilizan un dispositivo diferente al que se utilizó en el ensayo: Vuelva a realizar los pasos 1 a 5 de la Lista de verificación general.
7. Oradores con una conexión a Internet diferente a la que se usó en el ensayo: busque VPN / firewalls y vuelva a realizar la verificación del sistema en la computadora del apresentador.

Consejos para ejecutar su evento virtual o híbrido

• Preguntas: A veces, los miembros de la audiencia pueden ejercitar un poco antes de hacer preguntas a los oradores. Prepare algunas preguntas con las que se sientan cómodos respondiendo en caso de que necesiten ponerse en marcha. Estas preguntas pueden inspirar a la audiencia y ayudarla a hacer sus propias preguntas. Para obtener más información sobre cómo hacer preguntas en sus sesiones en vivo, haga click aquí.
• Imagen inactiva: Tenga una imagen inactiva para el fondo de la sala personalizada lista para ser cargada en su Lobby Virtual para comunicarse con sus participantes en caso de una interrupción. Para obtener más información sobre cómo personalizar las imágenes inactivas del reproductor, consulte este artículo.
• Copia de seguridad del contenido pregrabado: Planifique el contenido pregrabado para reproducir durante una interrupción para garantizar que los participantes aún tengan contenido disponible y proporcionar tiempo adicional para corregir la situación. Para saber más sobre el contenido pregrabado, haga click aquí.
• Notificaciones push: Notificar a los participantes en caso de una interrupción es de gran importancia. Primero considerarán que son los únicos afectados y a menudo, intentarán corregir el problema por su parte. Una notificación push enviada garantizará que no se alejen de su sesión tratando de autocorregir el problema. Para obtener más información sobre las notificaciones automáticas, haga click aquí.