Guide d'utilisation pour les conférenciers

Virtual Lobby est un outil qui permet aux événements de se dérouler virtuellement. En tant que conférenciers, vous pourrez partager votre écran, répondre aux questions des participants, créer des sondages, télécharger des fichiers et établir un réseau avec d'autres présentateurs et participants. En tant qu'hôte de salle, vous pourrez non seulement contrôler la mise en page de la session, mais aussi démarrer et arrêter le streaming.

Premières étapes

Il est important que vous vous familiarisiez avec le Virtual Lobby et que vous vous assuriez que votre ordinateur répond à toutes les exigences de la plateforme.

Avant de vous lancer, n'oubliez pas de consulter le Top 5 des conseils de dépannage, y compris les vérifications du système et les navigateurs compatibles.

Les conférenciers et/ou les présentateurs (ceux qui partageront leur vidéo, leur microphone et/ou leur écran) doivent accéder au Virtual Lobby et à l'activité via un ordinateur, et de préférence en utilisant Google Chrome.

Comment puis-je accéder au Virtual Lobby ?

En tant que conférencier ou hôte de salle d'un événement, vous pourrez accéder au Virtual Lobby en recevant un courriel contenant un lien unique et non transférable.

Les liens exclusifs sont uniques et non transférables. Si le lien est partagé et qu'une autre personne accède à l'événement, le premier accès sera déconnecté.

Comment naviguer dans le Virtual Lobby ?

InEvent offre deux options de mise en page différentes :

  • Classic
  • Neo

Dans cet article, nous allons vous montrer ce que vous verrez lorsque vous naviguerez dans le Virtual Lobby avec la mise en page Neo.

Cliquez ici pour voir ce que vous verrez si votre événement utilise la disposition classique.

Lorsque vous utilisez la mise en page Neo, le Virtual Lobby apparaît comme suit.

mise en page Neo

Une fois que vous y avez accédé, vous pouvez sélectionner une session que vous souhaitez rejoindre. Une fois que vous êtes entré, vous verrez un écran similaire à celui-ci :

l'intérieur de la salle d'activité Neo

Configuration des appareils

Lorsque vous entrez dans une activité, une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous permettre de configurer vos périphériques tels que la caméra, le haut-parleur et le microphone.

Cliquez sur Rejoindre maintenant pour joindre l'activité avec la caméra et le microphone activés. Cliquez ici pour plus d'informations sur la façon de donner à InEvent l'accès à votre caméra et à votre microphone.

rejoindre maintenant

Une fois que vous êtes dans la salle, vous devriez voir différents boutons selon que vous êtes un conférencier invité ou l'hôte de la salle.

Un orateur invité de votre événement peut entrer dans une activité en contrôlant sa caméra et son microphone, et en ayant des capacités de partage d'écran. L'hôte de la salle peut faire de même et, en outre, il sera également responsable du flux en direct de la salle de contrôle.

Cliquez ici pour mieux comprendre la différence entre les conférenciers et les hôtes de salle et les permissions dont chacun dispose dans une salle.

Je suis un conférencier

En tant qu'intervenant, vous n'avez pas besoin d'attendre que l'hôte vous donne accès à votre présentation.

Une fois que vous êtes dans la salle, vous devriez voir les quatre boutons ci-dessous en bas de la page :

  • Couper le son : vous devez cliquer ici pour activer ou désactiver votre microphone.
  • Activer : vous devez cliquer ici pour activer ou désactiver votre caméra.
  • Début du partage : vous devez cliquer ici pour partager l'écran. Cliquez ici pour savoir comment partager des présentations de diapositives dans le Virtual Lobby.
  • Réglages : cliquez ici pour configurer votre appareil.
  • Salle de contrôle : cette option permettra aux orateurs d'interagir en temps réel. Il s'agit de l'affichage recommandé pour les intervenants, car ils subiront une latence dans l'aperçu en direct, comme c'est le cas avec la technologie de diffusion en direct.
  • Aperçu en direct : cette option permet aux conférenciers de voir ce que les participants voient. Ils pourront également voir les modifications apportées à la disposition sélectionnée par l'hôte de la salle. Dans l'aperçu en direct, il y a une latence du flux, qui correspond au délai entre la capture d'une image par les caméras et son affichage aux spectateurs.
Les conférenciers sont libres de basculer entre les deux vues de la salle de contrôle sans que cela n'ait d'impact sur le flux ou l'expérience des participants.

Je suis l'hôte de la salle

Un seul hôte est autorisé par salle. Si vous avez été choisi comme hôte et que vous utilisez le mode vidéo de la salle de contrôle, vous serez responsable du lancement et de l'arrêt du streaming. Vous pourrez également choisir la mise en page de la session. Pour savoir comment procéder, cliquez ici.

L'hôte de la salle verra deux paramètres supplémentaires dans ses paramètres de conférencier : le bouton de début/arrêt du streaming et le bouton de mise en page (layout):

Si vous utilisez la salle de contrôle, nous vous recommandons de régler la disposition sur Automatique, afin qu'elle bascule entre Espace entre et Focus mixte. Lorsque les conférenciers ne partagent pas l'écran, la disposition affichée sera Espace entre. Si les conférenciers partagent l'écran, la disposition affichée sera Focus Mixte.

Interactions dans le Virtual Lobby

Sur le côté droit, vous verrez cinq onglets :

  • Chat : les participants pourront chatter pendant la session.
  • Personnes : tous les participants qui sont en ligne dans cette session seront listés.
  • Questions : tous les participants en ligne à cette session pourront poser des questions et voter pour elles.
  • Sondages : tous les participants en ligne à cette session pourront répondre à des sondages. Cliquez ici pour savoir comment créer des sondages pendant une session.
  • Fichiers : les participants pourront afficher et télécharger les fichiers disponibles. Cliquez ici pour savoir comment télécharger des fichiers pendant une session.

Si vous ne voyez pas les cinq onglets, c'est que l'organisateur de l'événement a décidé de masquer l'onglet.

Comment changer de salle ?

À gauche de l'écran, vous pouvez faire défiler les sessions et entrer dans une autre en cliquant sur la session choisie et en appuyant sur Oui pour confirmer que vous voulez bien changer de salle.

Si vous voulez quitter les sessions et retourner à la page principale du Lobby, appuyez sur l'icône Retour au Lobby dans le coin supérieur gauche au-dessus des sessions. Ensuite, appuyez sur Oui pour quitter.

Networking

Sur la page principale du Virtual Lobby, il y a un espace de Networking, dans lequel vous pouvez simplement cliquer sur le nom d'une personne et créer une salle de groupe ou organiser des réunions individuelles. Lorsque vous envoyez une invitation à une personne, celle-ci reçoit une demande de vidéo et peut l'accepter ou la refuser.

Pour en savoir plus sur le Networking, cliquez ici

Si vous recevez une notification contextuelle indiquant Pour regarder la session, vous devez cliquer sur le lien ci-dessous et appuyer sur Regarder maintenant pour éviter d'éventuels blocages audio/vidéo de votre navigateur.


Comment ça a été?