Conférenciers

Cet article ira vous aider à gérer les conférenciers de l'événement de manière simple et efficace. Toutes les insertions et modifications apportées à la plateforme sont automatiquement mises à jour dans l'application et/ou le site web de l'événement.

Présentateur vc Conférencier lié

Il est important de comprendre la différence entre Présentateur et Conférencier lié au participant, afin de pouvoir choisir celui qui convient le mieux à votre type d'événement.

Vous trouverez ci-dessous les capacités des deux :

Maintenant que nous avons énuméré les capacités communes, voici ce qui les distingue les unes des autres :

  • Présentateur : il s'agit d'un type de permission qu'un administrateur peut choisir pour le participant. Elle permettra à cette personne d'accéder à toutes les activités avec les capacités décrites ci-dessus.
  • Conférencier lié : il s'agit d'un moyen d'accorder à un participant des autorisations de présentateur limitées à certaines activités.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, soit en tant que présentateur, soit en tant que conférencier lié, si vous souhaitez que leur profil soit affiché sur le site Web ou dans les détails d'une activité, vous devez créer un profil d'intervenant. Pour ce faire, veuillez lire la section suivante et suivre les étapes énumérées ci-dessous.

Comment puis-je ajouter un nouveau conférencier ?

Dans le cas où vous décidez de donner à tous les intervenants l'autorisation de Présentateur, une fois que vous avez ajouté les participants à votre événement, vous pouvez modifier leur permission pour leur donner accès à toutes les activités. Mais comme mentionné précédemment, les deux devront de toute façon être répertoriés sous Événement > Conferéncier.

  1. Sur la page dédiée aux Conférenciers

Lorsque vous naviguez sur Événement > Conferéncier, vous trouverez l'option de cliquer sur le bouton + Ajouter intervenant. Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom de l'intervenant et la catégorie (facultatif). Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton bleu Créer.

Gardez à l'esprit que cette action ne crée que le profil de l'intervenant, vous devez encore établir un lien avec son profil de participant pour leur donner accès au Virtual Lobby.
La case à cocher 'Ignorer les entrées de l'événement précédent' (Ignore entries on previous events) est facultative. Si elle est cochée, le système n'extraira pas les données des événements précédents dans le cas où il y aurait une correspondance.
  1. Lors de l'ajout d'un participant

Une autre façon d'ajouter un intervenant est de cocher la case du profil de conférencier lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur sous Personnes > Participants.

associer le profile de conférencier
Si vous sélectionnez cette option, cette personne apparaîtra automatiquement sous Événement > Conférenciers et son profil d'intervenant sera lié à son profil de participant, et donc toutes les informations ajoutées seront synchronisées.
  1. Via une feuille de calcul

En choisissant cette option, vous pourrez ajouter plusieurs intervenants à la fois. Pour ce faire, vous devrez importer une feuille de calcul Excel contenant toutes les informations nécessaires. Pour télécharger le document d'Excel, cliquez sur Modifier > Importer > Télécharger le fichier de démonstration.

Seulement le champ "Nom" (colonne A) est obligatoire, les autres colonnes peuvent être laissées vides.

Saisissez les informations de l'intervenant sur la feuille Excel. Après avoir enregistré les modifications dans le fichier, vous devez télécharger la feuille Excel sur la plate-forme. Pour ce faire, cliquez sur Modifier > Importer. Ensuite, appuyez sur le bouton vert, sélectionnez le fichier, et appuyez sur Importer.

Puis-je filtrer les conférenciers sur la page Liste des participants ?

Oui, si vous souhaitez vérifier si un participant est lié à un conférencier, vous pouvez utiliser l'option de filtrage dans la page Personnes > Participants > et sélectionner le filtre Intervenants liés. Une liste de vos intervenants liés apparaîtra et vous pourrez également ouvrir le profil de l'intervenant dans un autre onglet en cliquant sur l'icône en forme de mortier :

Une fois le nouvel onglet ouvert, vous pourrez modifier le profil de l'intervenant comme indiqué dans la section suivante.

Comment puis-je modifier les informations ?

Pour ajouter ou modifier les informations, cliquez sur Modifier et ensuite, cliquez sur le nom de le conférencier. Les informations du conférencier apparaîtront sur une nouvelle fenêtre au côté droit. Cliquez sur Fin après avoir terminé les modifications. 

Vous pouvez modifier ou ajouter de nouvelles informations relatives à :

  1. Image

La taille d'image souhaitée est de 750 x 750 (px par px). Il y a deux options pour insérer des photos:

  • Dossier externe - cliquez sur le bouton rouge et sélectionnez une image sur votre ordinateur, dans le cloud, etc.
  • Dossier interne - Lorsque vous sélectionnez la bibliothèque, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez télécharger et sélectionner les images pour tous les conférenciers en même temps. Il est également possible d'insérer des images via des archives ZIP. Après le téléchargement, vous pouvez associer les images au bon profil de conférencier.
  1. Participant lié

Cette fonction permet de s'assurer que vos conférenciers auront accès au Virtual Lobby et pourront donc entrer dans la session qu'ils présenteront avant l'heure de début de l'activité. Elle permet également de s'assurer que le présentateur dispose des capacités nécessaires (contrôle de la caméra et du microphone).

Tout d'abord, cliquez sur Modifier et associez le profil de participant à l'intervenant correspondant, puis cliquez sur Fin lorsque vous avez terminé.

Cette action peut également être effectuée via la feuille de calcul en utilisant la colonne linkAttendee.
  1. Informations complémentaires

Il est possible de créer un profil complet d'intervenant en ajoutant le rôle, l'entreprise, le courriel et tous les réseaux sociaux associés tels que : Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter et le site web.

Vous pouvez également rédiger un texte racontant l'histoire et les réalisations du Conférencier dans le champ Mini-bio (formateur).

Il est possible d'utiliser des listes à puces dans l'éditeur WYSIWYG pour les conférenciers.
WYSIWYG
WYSIWYG est un sigle technique qui signifie 'ce que vous voyez est ce que vous obtenez. Il fait généralement référence à une interface utilisateur qui vous permet de modifier et de manipuler directement l'aspect et le contenu d'un document, d'une page ou d'un fichier. Cela signifie que les modifications que vous apportez à un document s'afficheront de la même manière lorsque le résultat final sera produit.

Si un tag du conférencier est créé, vous pouvez les associer au profil de l'intervenant en cliquant sur +Tag ou en ajoutant à la feuille de calcul qui sera téléchargée.

Ces informations seront disponibles pour les participants à la fois dans l'application et sur le site web.

Pour savoir comment créer des étiquettes, cliquez ici.

Comment puis-je lier les conférenciers aux activités ?

Vous pouvez relier les conférenciers à une activité en cliquant sur Agenda > Activités. Cliquez sur Modifier puis choisissez une activité. Dans la fenêtre qui s'affiche à droite, appuyez sur Conférenciers, sélectionnez l'orateur à l'aide de la barre déroulante, puis appuyez sur Ajouter un intervenant. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Fin et l'intervenant sera lié à l'activité.

Cette action peut également être effectuée via une feuille de calcul. Vous devez ajouter toutes les activités associées, séparées par une virgule ou un point-virgule, à la colonne Activities du fichier de démonstration par défaut.

Pour savoir comment créer des activités, cliquez ici : Gestion de l'Agenda

Puis-je modifier l'ordre des conférenciers ?

Pour modifier la disposition de l'ordre des orateurs, cliquez sur Modifier, puis faites glisser le conférencier jusqu'à la position correcte à l'aide de l'icône en pointillés, présentée dans l'image ci-dessous.

Puis-je utiliser les conférenciers de mes événements précédents ?

Une fois que vous avez créé un conférencier dans un événement, ses informations seront sauvegardés au dossier de votre entreprise, de sorte que vous pourrez l'utiliser à nouveau pour de nouveaux événements, ce qui vous fera gagner du temps.

Cliquez sur + Ajouter un Intervenant et une fois que vous commencez à taper le nom de le conférencier, une liste déroulante apparaîtra avec les conférencier précédemment enregistrés.

Tout le contenu du conférencier sera repris dans votre nouvel événement.

Contourner le cache

Manuellement

Si vous ne souhaitez pas que la plateforme récupère les données des événements précédents, cochez la case 'Ignorer les entrées des événements précédents' (Ignore entries on previous events) lorsque vous ajoutez le conférencier sur la page dédiée :

case à cocher pour contourner le cache pour les conférenciers
Utilisation d'une feuille de calcul

Si vous ajoutez les conférenciers à l'aide de la feuille de calcul, vous pouvez simplement entrer le nombre '1' dans la colonne O du fichier de démonstration de l'intervenant.

Contournement du cache pour les conférenciers utilisant une feuille de calcul

Puis-je envoyer un courriel automatique aux conférenciers ?

Lorsque vous saisissez les informations relatives aux conférenciers sur la feuille Excel, vous verrez une colonne qui indique "Doit-on envoyer le courriel de confirmation s'il s'agit d'un nouveau participant ?

Pour répondre à cette question, utilisez 0 pour Non et 1 pour Oui.

In case you didn't link the speaker to their attendee profile, you can safely ignore this question.Si vous n'avez pas lié le conférencier à son profil de participant, vous pouvez ignorer cette question.

Cliquez ici por en savoir plus sur le courriel de confirmation.

Comment envoyer un courriel de notification aux conférenciers

Est-il possible pour les conférenciers de répéter avant l'événement ?

Oui, non seulement possible mais fortement recommandé ! Voici quelques articles qui peuvent être partagés avec les orateurs avant la répétition générale :


Comment ça a été?