Conférenciers

Gérez les conférenciers de l'événement de manière simple et efficace. Toutes les insertions et modifications apportées à la plate-forme sont automatiquement mises à jour dans l'application, le site web et/ou le Virtual Lobby de l'événement.

Présentateur vs Conférencier lié

Il est important de comprendre la différence entre Présentateur et Conférencier lié, afin de pouvoir choisir celui qui convient le mieux à votre type d'événement.

Vous trouverez ci-dessous les capacités communes aux présentateurs et aux intervenants liés :

• Pouvoir entrer dans une salle avant le début de l'activité ;
• Passez du chat public au chat privé ;
• Rejoindre la salle avec une caméra et un microphone activés ;
• Partager leur écran pour une présentation ;
• Créer des sondages dans le Virtual Lobby et choisir sa visibilité ;
• Ajouter/supprimer des fichiers à l'intérieur de l'activité.

Maintenant que nous avons énuméré les capacités communes, voici ce qui les distingue les unes des autres :

• Présentateur : il s'agit d'un type de permission qu'un administrateur peut choisir pour le participant. Elle permettra à cette personne d'accéder à toutes les activités avec les capacités décrites ci-dessus.
• Conférencier lié : il s'agit d'un moyen d'accorder à un participant des autorisations de présentateur limitées à certaines activités.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, soit en tant que présentateur, soit en tant que conférencier lié, si vous souhaitez que leur profil soit affiché sur le site Web ou dans les détails d'une activité, vous devez créer un profil de conférencier. Pour ce faire, veuillez lire la section suivante et suivre les étapes énumérées ci-dessous.

Comment puis-je ajouter un nouveau conférencier ?

Dans le cas où vous décidez de donner à tous les intervenants l'autorisation de Présentateur, une fois que vous avez ajouté les participants à votre événement, vous pouvez modifier leur permission pour leur donner accès à toutes les activités. Mais comme mentionné précédemment, les deux devront de toute façon être répertoriés sous Événement > Conferéncier.

1. Sur la page dédiée aux Conférenciers

Lorsque vous naviguez sur Événement > Conferéncier, vous trouverez l'option de cliquer sur le bouton + Ajouter conférencier. Dans la nouvelle fenêtre, tapez le nom de l'intervenant et la catégorie (facultatif). Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton bleu Créer.

1. Lors de l'ajout d'un participant

Une autre façon d'ajouter un intervenant est de cocher la case du profil de conférencier lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur sous Personnes > Participants.

1. Via une feuille de calcul

En choisissant cette option, vous pourrez ajouter plusieurs intervenants à la fois. Pour ce faire, vous devrez importer une feuille de calcul Excel contenant toutes les informations nécessaires. Pour télécharger le document d'Excel, cliquez sur Modifier > Importer > Télécharger le fichier de démonstration.

Saisissez les informations du conférencier sur la feuille Excel. Après avoir enregistré les modifications dans le fichier, vous devez télécharger la feuille Excel sur la plate-forme. Pour ce faire, cliquez sur Modifier > Importer. Ensuite, appuyez sur le bouton vert, sélectionnez le fichier, et appuyez sur Importer.

Puis-je filtrer les conférenciers sur la page Liste des participants ?

Oui, si vous souhaitez vérifier si un participant est lié à un conférencier, vous pouvez utiliser l'option de filtrage dans la page Personnes > Participants > et sélectionner le filtre Intervenants liés. Une liste de vos intervenants liés apparaîtra et vous pourrez également ouvrir le profil de l'intervenant dans un autre onglet en cliquant sur l'icône en forme de mortier :

Une fois le nouvel onglet ouvert, vous pourrez modifier le profil de l'intervenant comme indiqué dans la section suivante.

Comment puis-je modifier les informations ?

Pour ajouter ou modifier les informations, cliquez sur Modifier et ensuite, cliquez sur le nom du conférencier. Les informations du conférencier apparaîtront sur le côté droit. Cliquez sur Fin après avoir terminé les modifications. 

Vous pouvez modifier ou ajouter de nouvelles informations relatives à :

1. Image

La taille d'image souhaitée est de 750 x 750 (px par px). Il y a deux options pour insérer des photos:

• Dossier externe - cliquez sur le bouton rouge et sélectionnez une image sur votre ordinateur, dans le cloud, etc.
• Dossier interne - Lorsque vous sélectionnez la bibliothèque, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez télécharger et sélectionner les images pour tous les conférenciers en même temps. Il est également possible d'insérer des images via des archives ZIP. Après le téléchargement, vous pouvez associer les images au bon profil de conférencier.

1. Participant lié

Cette fonction permet de s'assurer que vos conférenciers auront accès au Virtual Lobby et pourront donc entrer dans la session qu'ils présenteront avant l'heure de début de l'activité. Elle permet également de s'assurer que le présentateur dispose des capacités nécessaires (contrôle de la caméra et du microphone).

Tout d'abord, cliquez sur Modifier et associez le profil de participant à l'intervenant correspondant, puis cliquez sur Fin lorsque vous avez terminé.

1. Informations complémentaires

Il est possible de créer un profil complet d'intervenant en ajoutant le rôle, l'entreprise, le courriel et tous les réseaux sociaux associés tels que : Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter et le site web.

Vous pouvez également rédiger un texte racontant l'histoire et les réalisations du Conférencier dans le champ Mini-bio (formateur).

Si un tag du conférencier est créé, vous pouvez les associer au profil de l'intervenant en cliquant sur +Tag ou en ajoutant à la feuille de calcul qui sera téléchargée.

Ces informations seront disponibles pour les participants à la fois dans l'application et sur le site web.

Comment puis-je lier les conférenciers aux activités ?

Vous pouvez relier les conférenciers à une activité en cliquant sur Agenda > Activités. Cliquez sur Modifier puis choisissez une activité. Dans la fenêtre qui s'affiche à droite, appuyez sur Conférenciers, sélectionnez l'orateur à l'aide de la barre déroulante, puis appuyez sur Ajouter un intervenant. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Fin et l'intervenant sera lié à l'activité.

Pour savoir comment créer des activités, cliquez ici : Gestion de l'Agenda

Puis-je modifier l'ordre des conférenciers ?

Pour modifier la disposition de l'ordre des orateurs, cliquez sur Modifier, puis faites glisser le conférencier jusqu'à la position correcte à l'aide de l'icône en pointillés, présentée dans l'image ci-dessous.

Puis-je utiliser les conférenciers de mes événements précédents ?

Oui, une fois que vous avez créé un conférencier dans un événement, ses informations seront sauvegardés au niveau de l'entreprise, afin que vous pourrez l'utiliser à nouveau pour de nouveaux événements, ce qui vous fera gagner du temps.

Cliquez sur + Ajouter un conférencier et une fois que vous commencez à taper le nom du conférencier, une liste déroulante apparaîtra avec les conférencier précédemment enregistrés.

Tout le contenu du conférencier sera repris dans votre nouvel événement.

Contourner le cache

Manuellement

Si vous ne souhaitez pas que la plateforme récupère les données des événements précédents, cochez la case 'Ignorer les entrées sur les événements précédents' (Ignore entries on previous events) lorsque vous ajoutez le conférencier sur la page dédiée :

Utilisation d'une feuille de calcul

Si vous ajoutez les conférenciers à l'aide de la feuille de calcul, vous pouvez simplement entrer le nombre '1' dans la colonne O du fichier de démonstration de l'intervenant.

Puis-je envoyer un courriel automatique aux conférenciers ?

Lorsque vous saisissez les informations relatives aux conférenciers sur la feuille Excel, vous verrez une colonne qui indique "Doit-on envoyer le courriel de confirmation s'il s'agit d'un nouveau participant ?

Pour répondre à cette question, utilisez 0 pour Non et 1 pour Oui.

Si vous n'avez pas lié le conférencier à son profil de participant, vous pouvez ignorer cette question.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le courriel de confirmation.

Puis-je envoyer un lien direct vers l'activité qui contient le lien magique?

Oui! Pour minimiser les erreurs et vous assurer que les conférenciers trouvent la bonne activité à laquelle ils vont s'exprimer, vous pouvez envoyer le lien vers l'activité liée.

Dans le profil du conférencier, faites défiler l'écran jusqu'à ce que vous voyiez les Activités des conférenciers, cliquez sur l'icône de la baguette magique comme indiqué ci-dessous et copiez dans le presse-papiers. C'est tout, vous pouvez maintenant partager le lien direct avec vos conférenciers !

Autrement, vous pouvez aller dans Agenda > Activité > sélectionnez l'activité et cliquez sur Conférenciers:

Une fois que vous cliquez sur l'icône, le lien sera copié afin que vous puissiez le coller et le renvoyer au conférencier!

Est-il possible pour les conférenciers de répéter avant l'événement?

Oui, non seulement possible mais fortement recommandé ! Voici quelques articles qui peuvent être partagés avec les orateurs avant la répétition générale :

• Guide d'utilisation pour les conférenciers
• Créer une zone de coulisses pour vos conférenciers
• Accès par téléphone : rejoindre l'événement par téléphone
• Partage d'écran dans le Virtual Lobby