Reuniones: instrucciones para los organizadores de eventos

Conocer gente para hacer negocios en el sitio es clave en los eventos patrocinados. Además de la funcionalidad de la networking, puede programar reuniones utilizando nuestro sistema de reserva de autoservicio. Puede solicitar más información, agregar tu bandeja de entrada, confirmar o rechazar una reunión, agregar opciones de registro y asignar formularios de encuesta automáticos.

¿Cómo habilito la función de reuniones?

Seleccione Configuración > Herramientas > Editar y desplácese hacia abajo hasta la sección Registro de InEvent y habilite la funcionalidad Reuniones.

Si desea que los participantes puedan programar reuniones por sí mismos, deberá habilitar Networking y asegurarse de que el Bloqueo de perfil esté deshabilitado.

Al habilitar Networking, la lista de los participantes que están presentes en su evento se mostrará en la página principal del Virtual Lobby y los participantes podrán decidir con quién les gustaría reunirse. Haga click aquí para obtener más información sobre networking.

Vea un ejemplo a continuación de cómo debería verse la configuración de su Virtual Lobby.

onfiguración de su Virtual Lobby.

Configurar reuniones

Hay dos opciones cuando se trata de reuniones programadas 1x1:

  • Los participantes pueden decidir con quién y cuándo les gustaría reunirse mediante la programación de reuniones a través del Virtual Lobby.
  • Los organizadores de eventos pueden reservar todas las reuniones de los participantes en el backend.

Reuniones programadas por los participantes

Para definir los espacios para reuniones que se mostrarán en el Virtual Lobby para los participantes, vaya a Agenda> Reuniones> y haga click en el botón Configuración en la esquina superior derecha.

Reuniones programadas por los participantes

Aparecerá una ventana para que defina la hora de inicio y finalización predeterminada para los espacios para reuniones, así como su duración predeterminada.

Ventana emergente en la página de reuniones

Esto afectará a los espacios para reuniones que se muestran a todos los participantes que intentan reservar reuniones 1x1, como se muestra a continuación:

espacios para reuniones en el Virtual Lobby

Para más información sobre las reuniones programadas por los participantes, acceda a este artículo.

Reuniones programadas por los organizadores del evento.

Si usted, el organizador del evento, desea reservar todas las reuniones de los participantes en el backend, siga los pasos que se enumeran a continuación:

Creando un lugar para celebrar reuniones

Para poder programar reuniones, primero debe crear un lugar para realizar su reunión ingresando en Agenda > Lugares > + Nuevo lugar > Crear.

Consulte las Preguntas frecuentes sobre lugares para obtener más información.

Crear espacios de tiempo para reuniones
Debe crear espacios para reuniones en la plataforma solo si usted, el organizador del evento, desea reservar todas las reuniones entre los asistentes. Si desea que los asistentes reserven sus propias reuniones en el Virtual Lobby, no es necesario crear espacios en el backend, simplemente siga los pasos que se enumeran en la sección anterior.

Para crear horarios de reuniones, en la página de reuniones (Agenda > Reuniones), seleccione un participante > +Añadir slot.

Si no puede ver el botón + Agregar espacio, significa que no ha seleccionado un participante en la columna de la izquierda.

Después, seleccione el lugar que ya ha creado, una fecha de inicio y finalización (junto con las horas) para todo el período en el que se ubicaran sus espacios para reuniones y la duración (en minutos) de cada espacio para reuniones individuales, y luego haga click en Crear.

También puede agregar espacios en masa presionando el ícono + en la esquina superior izquierda.

 agregar espacios en masa
¿Cómo creo una reunión entre participantes?

Navegue a Agenda > Reuniones > Use el Filtro para buscar un participante y luego seleccione el anfitrión de la reunión, asegurándose de que antes de este paso haya creado horarios de reunión.

Asegúrese de estar en la vista Mostrar reuniones como anfitrión, seleccionando el icono que se muestra a continuación.

Selecciona el participante

Las reuniones se crean por participante. Por lo tanto, es necesario seleccionar primero a uno de los participantes para los pasos restantes. Cuando se trata de encontrar participantes, el uso de etiquetas puede ayudarlo. Haga click aquí para aprender a crear y adjuntar etiquetas.

Debajo del cuadro de búsqueda, seleccione la etiqueta por la que desea filtrar. Para borrar el filtro, seleccione la etiqueta Todo.

También puede utilizar el cuadro de búsqueda, puede buscar el puesto de trabajo de una persona, el nombre de la empresa o solo parte de su nombre.

Seleccionando el participante

Debe seleccionar quién será el anfitrión de la reunión (elegir un participante) y luego elegir uno de los espacios vacantes. Para hacer esto, haga click en Editar y luego en el botón azul Programar reunión.

Ahora, deberá seleccionar a la segunda persona que le gustaría agregar a la reunión.

seleccionando a la segunda persona

Matchmaking

La opción de emparejamiento le permitirá programar reuniones automáticamente, considerando restricciones y etiquetas.

Para hacerlo, vaya a Agenda > Reuniones > use el filtro para buscar un participante y luego seleccione el anfitrión de la reunión, asegurándose de que antes de este paso haya creado horarios de reunión.

Asegúrese de estar en la vista Mostrar reuniones como organizador y haga click en Coincidencia automática en la parte superior derecha de la página.

Botón de coincidencia automática

Si no puede ver el botón Coincidencia automática, significa que aún no ha creado ningún espacio para reuniones.

Seleccione el cuadro Etiquetas de candidatos y elija las etiquetas con las que desea hacer coincidir, y repita en el cuadro Excluir etiquetas con las etiquetas con las que no desee combinar > Vista previa > Coincidir.

Configuración de coincidencia automática
Al ejecutar un emparejamiento y no encontrar coincidencias, aparecerá el siguiente mensaje de error: No hay persona elegible para el emparejamiento. En este caso, vuelva a comprobar los slots creados y las etiquetas asociadas.
Además de la función de emparejamiento, también ofrecemos otra opción de networking que asignará aleatoriamente reuniones 1x1 en el Virtual Lobby: el Networking veloz.
Lista de espera

Una vez que se haya realizado el emparejamiento automático, los participantes que coincidan con su encuesta, pero que no pudieron ser asignados a los espacios disponibles, se colocarán en la lista de espera. Puede ver esta lista antes de la combinación o después haciendo click en el botón Mostrar lista de espera.

Botón de Lista de espera
Usar hojas de cálculo para configurar sus reuniones

También existe la opción de utilizar hojas de cálculo al configurar reuniones para su evento. Para usarlo, haga clic en el botón Editar (esquina superior derecha de la pantalla)> Importar > Descargar archivo de demostración y complete la hoja de cálculo con los correos electrónicos de los participantes, lugar, fecha de inicio, duración, capacidad y exclusividad.

Para obtener más información sobre el uso de hojas de cálculo al configurar su evento y actividades virtuales, consulte este artículo.
¿Cómo creo una restricción o restricción de reunión para un organizador?

Vaya a Agenda > Reuniones para crear una restricción de reunión (una restricción que prohíbe al organizador realizar reuniones en determinados momentos), seleccione un organizador de reunión y en la barra de herramientas seleccione el icono Mostrar restricciones.

Botón de  Mostrar restricciones

Haga click en +Agregar restricción ubicada en la parte superior derecha de la página.

Seleccione una fecha, hora de inicio y finalización para la restricción y seleccione Crear.

Agregando una restricción

De forma predeterminada, estar inscrito en actividades también funcionará como una restricción. Por ejemplo, si los participantes están inscritos en una actividad que comienza a las 3 pm y finaliza a las 4 pm, no estarán disponibles para las reuniones durante este período. Si desea cambiar eso, debe habilitar Programación concurrente en Configuración > Herramientas. Al hacerlo, los participantes podrán inscribirse en las actividades y reuniones que ocurren simultáneamente y decidir a cuál les gustaría asistir.
¿Cómo cambio los horarios de las reuniones?

Para hacerlo, vaya a Agenda> Reuniones> use el filtro para buscar un participante y luego seleccione el anfitrión de la reunión, asegurándose de que antes de este paso ha creado horarios de reunión.

Asegúrese de estar en la vista Mostrar reuniones como organizador> Editar> Intercambiar reunión.

Seleccione el icono agendar reunión junto a la hora a la que desea reprogramar la reunión.

¿Cómo elimino una reunión?

Vaya a Agenda> Reuniones y filtre o busque un organizador o invitado> seleccione el asistente> seleccione el icono Mostrar reuniones como organizador o Mostrar reuniones como invitado.

Presione Editar> seleccione la reunión que desea eliminar> presione Eliminar seleccionados.

 eliminando una reunión
¿Cómo elimino todas las reuniones programadas de invitados u organizadores?

Vaya a Agenda > Reuniones y filtre o busque un anfitrión o invitado > seleccione el participante > seleccione el ícono Mostrar reuniones como anfitrión o Mostrar reuniones como invitado.

elimino todas las reuniones programadas de invitados u organizadores

Seleccione Editar > Eliminar todas las reuniones. Escriba Eliminar reuniones en el cuadro de confirmación y seleccione Remover.

elimino todas las reuniones programadas de invitados u organizadores

¿Cómo elimino todas las reuniones de un solo lugar?

Vaya a Agenda > Reuniones > Editar > Eliminar espacios por categoría de lugar > seleccione el lugar que desea eliminar del menú desplegable > Remover.

eliminar todas las reuniones de un solo lugar
¿Cómo borro todos los espacios para reuniones de un anfitrión o invitado?

Vaya a Agenda > Reuniones y filtre o busque un anfitrión o invitado > seleccione el participante > seleccione el icono Mostrar reuniones como anfitrión o Mostrar reuniones como invitado.

Seleccione Editar > presione Borrar todas las reuniones.

borrar todos los espacios para reuniones de un anfitrión o invitado

¿Cómo muestro o proyecto los horarios de las reuniones en un televisor o proyector?

Navegue a Agenda > Reuniones y seleccione el ícono de la televisión y aparecerá una nueva ventana que puede usar para proyectar las horas de reunión en un televisor o proyector.

¿Cómo creo un formulario de evaluación?

Vaya a Agenda > Reuniones > seleccione el icono Megáfono > + Añadir pregunta.

Ingrese preguntas haciendo click en el botón + Agregar pregunta. También puede monitorear en la pantalla cuántas evaluaciones ya se han respondido y cuántas quedan, considerando el número total de participantes.

¿Cómo consulto el informe de las Reuniones?

Para consultar los análisis de las reuniones que tuvieron lugar, puede ir a Analítica> Virtual Lobby informes. Y en la actuación en vivo en el nombre de la columna, puede ver la sala de reuniones #

Al hacer click en el botón azul en el extremo derecho, puede encontrar más detalles, como los participantes, el tiempo que pasan dentro de la sala, etc.

Si desea extraer una hoja de cálculo de Excel de esos informes, simplemente haga click en Editar > Informe.

¿Cómo notifico a los participantes sobre sus reuniones?

Automáticamente

Los participantes recibirán una notificación en el Virtual Lobby informándoles que alguien les ha enviado una invitación a la reunión. Además de eso, también pueden recibir un correo electrónico de reunión, como el que se muestra a continuación:

Correo de invitación a la reunión

De forma predeterminada, el correo electrónico de la reunión estará habilitado, lo que significa que ambas personas (la persona que invita y el invitado) recibirán un correo electrónico como el que se muestra arriba.

Si el correo electrónico de la reunión está habilitado, cada reunión consumirá dos créditos de correo electrónico, ya que ambos participantes recibirán un correo electrónico de confirmación con los detalles de la reunión.

Si no desea que los participantes reciban este correo electrónico, debe ir a Configuración> Herramientas> presione Editar> desplácese a la sección Control> y asegúrese de que la casilla correspondiente no esté marcada.

notificar a los participantes sobre sus reuniones a través del correo

Haga click aquí para obtener más información sobre las notificaciones de reuniones.

Envíe un archivo .ics adjunto al correo electrónico de confirmación de la reunión

De manera similar al correo electrónico de la reunión, el archivo .ics también está habilitado de forma predeterminada en el correo electrónico de confirmación de la reunión. Si desea desactivar, vaya a Configuración > Herramientas > Registro > desmarque la casilla del archivo .ics en el correo electrónico de confirmación de la reunión.

archivo .ics en el correo electrónico de confirmación de la reunión.

Manualmente

Si programó las reuniones en el backend o permitió que los participantes se programen en el Virtual Lobby, de cualquier manera, puede enviar correos electrónicos con sus tablas de reuniones individuales. Es muy simple y fácil:

 Evento > Reuniones
  • Y el participante recibirá un correo electrónico con una tabla de reuniones con este aspecto:

tabla de reuniones

Instrucciones para participantes

Si es un participante y desea aprender cómo obtener información sobre sus reuniones, cómo responder encuestas de comentarios sobre sus 1x1 y mucho más haga click aquí.


¿Cómo lo hicimos?