Fichiers et documents

Avec le téléchargement de fichiers et de documents, vous pourrez partager des articles scientifiques, des catalogues de sponsors et même des présentations avec les participants de l'événement.

Cet article a pour but de vous montrer comment télécharger et supprimer des fichiers, ainsi que l'endroit où ils seront disponibles pour votre public au sein de votre événement.

Formats supportés

La plateforme InEvent prend en charge le téléchargement de différents formats de fichiers, tels que :

  • Documents : "xlsx", "pdf", "ppt", "doc", "docx", "xls", "csv", "pptx" ;
  • Vidéo : "mp4", "mov", "3gp" ;
  • Images : "gif", "jpeg", "jpg", "png" ;
  • Fichiers audio de transcription
En téléchargeant une vidéo en tant que fichier, les participants pourront la télécharger à partir du Virtual Lobby une fois qu'ils auront accédé à la page Mes fichiers. Elle ne sera pas ajoutée à la bibliothèque du Live Studio pour que l'hôte puisse la lire pendant la session en direct.

Ajout de fichiers

Fichiers de l'événement: ajout de fichiers dans l'onglet Fichiers de l'application et au Virtual Lobby

Pour ajouter un fichier qui n'est pas lié à une activité spécifique, mais à l'ensemble de l'événement, cliquez sur Événement > Contenu > Fichiers. Les fichiers téléchargés sur cette page seront affichés dans l'onglet Fichiers de l'application et dans l'onglet Mes fichiers du Virtual Lobby.

fichiers et documents

Maintenant, appuyez sur +Ajouter un fichier. Ensuite, cliquez sur le bouton vert pour choisir les documents de votre appareil à télécharger. Une fois que vous avez choisi les fichiers, cliquez sur Créer.

Ensuite, cliquez sur le bouton vert +Ajouter fichier pour choisir un document à télécharger dans votre appareil. Une fois que vous avez choisi le fichier, cliquez sur Créer.

Comment ajouter un fichier dans la page des fichiers

Ensuite, une fois que tous les fichiers ont été chargés, vous devrez remplir le nom du fichier et appuyer sur Créer.

Veuillez noter que plusieurs fichiers peuvent être téléchargés en même temps, et dans ce cas, vous pouvez les nommer séparément.
Nommez les fichiers qui viennent d'être téléchargés et le compteur de clics

Dans l'image ci-dessus, le compteur de clics est également mis en évidence. Il est donc facile de voir quels fichiers ont été cliqués. Gardez à l'esprit que si le participant clique sur Prévisualiser et Télécharger tout en visualisant les fichiers téléchargés, cela comptera comme 2 clics !

En tant que compte Entreprise, vous pouvez également télécharger des fichiers de plus de 100 Mo ! Pour ce faire, il vous suffit de contacter le chef de projet qui vous a été attribué par e-mail et en moins de 48h votre demande sera exécutée.

Ajout des fichiers à une activité

Pour ajouter un fichier à une activité, allez dans Agenda > Activités et, dans le coin droit, appuyez sur Modifier.

Cliquez sur une activité, puis dans le coin droit, sélectionnez l'onglet Fichiers. Ensuite, cliquez sur le bouton rouge pour choisir un fichier à télécharger - une fois le téléchargement terminé, le fichier sera visible pour les participants. Cliquez sur le bouton Fin lorsque vous avez terminé pour enregistrer les modifications.

Ajout des fichiers à une activité
Il est possible d'ajouter jusqu'à 100 fichiers par activité.

Ensuite, une fois que tous les fichiers ont été chargés, vous devrez remplir le nom du fichier et appuyer sur Créer.

Vos fichiers sont maintenant visibles pour le public !

Dans le Virtual Lobby

Cette option est très utile pour les présentateurs et les conférenciers qui souhaitent télécharger de la documentation, des diapositives ou tout autre fichier qu'ils souhaitent partager sans avoir accès à la plateforme InEvent.

Pour télécharger un fichier, il suffit de cliquer sur le texte Télécharger des fichier, et de choisir le fichier sur votre ordinateur.

Pour terminer le téléchargement, cliquez sur l'icône circulaire envoyer.

Télécharger des fichier dans le Virtual lobby
Lorsque vous téléchargez des fichiers vers une activité ou une salle de sponsor, n'oubliez pas que vous pouvez télécharger jusqu'à 100 fichiers et que chaque fichier est limité à 100 Mo. Cependant, si vous avez sélectionné la vidéo préenregistrée comme mode de salle, il n'y aura pas de limitation de taille lors du téléchargement de la vidéo.

Ajout de fichiers dans les salles des sponsors

Cliquez ici pour savoir comment télécharger des fichiers qui seront disponibles dans vos salles des sponsors.

Comment puis-je supprimer un fichier partagé ?

Suppression des fichiers d'événements (à partir de l'onglet Fichiers de l'application et de Virtual Lobby)

Pour supprimer un fichier partagé, vous devez aller dans Événement > Contenu > Fichiers, appuyer sur le bouton Modifier > choisissez le fichier que vous souhaitez supprimer et un onglet de modification apparaîtra sur le côté droit. Là, appuyez sur le bouton orange Supprimer le fichier. Une fenêtre contextuelle s'affiche > Appuyez sur Supprimer pour confirmer. Enfin, appuyez sur Fin pour terminer la modification et enregistrer les changements.

Suppression des fichiers d'événements à partir de l'onglet Fichiers de l'application et de Virtual Lobby

Suppression de fichiers dans les activités

Pour supprimer un fichier d'une activité, allez dans Agenda > Activités > sélectionnez une activité, puis dans le coin droit, appuyez sur Modifier > Fichiers.

Vous devriez voir un bouton orange avec une icône de corbeille près de chaque fichier que vous avez mis à jour. Cliquez dessus pour supprimer le fichier de cette activité.

Comment supprimer un fichier qui se trouve dans une activité
Sur cette page, vous pouvez également voir combien de clics ont été effectués sur chaque fichier. Seuls les fichiers ajoutés à l'intérieur des activités afficheront ce type de rapport.

Suppression de fichiers dans le Virtual Lobby

Pour supprimer un fichier dans Virtual Lobby, cliquez sur l'onglet Fichiers à droite et appuyez sur l'icône de la corbeille.

Suppression de fichiers dans le lobby virtuel

Consultez cet article pour comprendre la différence entre les niveaux de permission pour les participants et apprendre qui aura la permission de supprimer des fichiers dans une salle.

Visualisation des fichiers

Lorsque vous téléchargez des fichiers pour l'ensemble de l'événement, vous avez la possibilité de choisir leur visibilité. Il vous suffit de cliquer en haut du fichier sélectionné, d'appuyer sur Modifier et de choisir la visibilité en conséquence. Appuyez sur Fin pour enregistrer les modifications.

Choisir la visibilité des fichiers

Visualisation des fichiers dans le Virtual Lobby

Mes fichiers

Si vous souhaitez avoir une page dédiée aux fichiers dans le Virtual Lobby, allez dans Réglages > Onglets et cliquez sur Virtual Lobby. Ensuite, assurez-vous que l'onglet Mes fichiers est défini sur Visible.

mes fichiers

Dans le Virtual Lobby, vous pouvez accéder à la page dédiée en sélectionnant l'onglet correspondant dans le menu de gauche, comme indiqué ci-dessous :

mes fichiers au Virtual Lobby

Sur cette page, tous les fichiers de l'événement seront listés, y compris leur emplacement (dans quelle salle ce fichier a été ajouté) et l'option de le prévisualiser ou de le télécharger.

Rechercher un fichier

Vous pouvez également rechercher facilement un fichier lié à votre événement en saisissant son nom dans le bouton Rechercher situé à droite.

Rechercher un fichier

Les fichiers téléchargés vers les stands des sponsors, les activités et l'Événement > Contenu > Fichiers seront également affichés sur cette page.
Mon Agenda

Les participants peuvent accéder à des fichiers préchargés liés à une activité à laquelle ils s'étaient inscrits dans leur agenda - cliquez ici pour en savoir plus.

Pour voir tous les documents liés à une activité : choisissez l'activité, cliquez sur Détails et ensuite sur Matériaux.

mon agenda > details > matériaux
Le participant doit être inscrit à une activité pour pouvoir consulter ses dossiers.
A l'intérieur de la salle

Lorsque vous êtes dans une salle du Virtual Lobby, vous devez cliquer sur l'onglet Fichiers pour visualiser tous les fichiers disponibles.

L'onglet Fichiers dans une activité

Visualisation des fichiers dans l'application

Pour visualiser un fichier dans l'application, appuyez sur Menu > Fichiers. Pour que vos fichiers soient affichés dans cet onglet, ils doivent être ajoutés à la plate-forme via Événement > Contenu > Fichiers comme mentionné ci-dessus.

L'onglet Fichiers dans l'application

Visualisation de fichiers dans une activité à l'aide de l'application

Appuyez sur l'onglet Agenda dans l'application, choisissez une activité et appuyez sur Détails > Fichiers (Files).

Affichage des fichiers dans l'onglet Mes fichiers sur l'application

Si le Virtual Lobby est disponible sur l'application, vous pouvez également accéder aux fichiers via l'onglet Mes fichiers.

L'onglet Mes Fichiers sur l'application

Rechercher un fichier

Vous pouvez également rechercher facilement un fichier lié à votre événement en saisissant son nom dans le bouton Rechercher situé à gauche de l'écran.

Masquer des fichiers sur l'application

Il est possible de masquer les fichiers sur l'application et de les rendre disponibles pour les participants uniquement dans les sessions listées dans le programme. Pour ce faire, allez dans Evénement > Virtual Lobby > Outils. Décochez la case Fichiers, puis sélectionnez Fin pour enregistrer les modifications.

Cette action désactivera automatiquement l'onglet Mes fichiers.
Décocher la case Fichiers dans les outils de l'événement

Rapport sur les fichiers d'activités

Si vous souhaitez générer un rapport sur les fichiers des activités, vous devez sélectionner l'activité > cliquer sur Modifier en haut à droite > sélectionner l'onglet Fichiers > cliquer sur Rapporter des fichiers.

rapport de fichiers

Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton, un message apparaîtra en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique lorsque le processus sera terminé.

La feuille de calcul couvrira des catégories telles que les personnes qui ont consulté le fichier et le nombre de clics qu'il a obtenu, l'URL du fichier, la date du premier clic, entre autres données.


Comment ça a été?