Vous pouvez créer des salles virtuelles dédiées pour chaque entreprise soutenant votre événement. En utilisant le Virtual Lobby d'InEvent, les sponsors et les exposants peuvent s'engager et nouer des contacts avec les participants dans le cadre de réunions individuelles ou de groupes, ce qui leur permet d'accroître la notoriété de leur marque, de nouer des relations et d'étendre leur portée auprès de leur public cible. Entre les couvertures de marque, les publicités, les fichiers et les fonctionnalités attrayantes, les sponsors et les exposants disposent de nombreuses options pour tirer le meilleur parti de leur investissement.
Pour en savoir plus sur la manière d'ajouter des sponsors à votre événement et de créer des stands, cliquez ici et pour savoir comment ajouter des exposants et créer des stands d'exposants dans votre événement, cliquez ici.
Quel est le but de ces onglets ?
Il se peut que vous ne voyiez pas tous ces onglets car cela dépend du forfait que vous avez acheté. Cliquez ici pour plus d'informations sur les fonctionnalités incluses dans chaque forfait.
Si vous ne souhaitez pas que les onglets Chat,Fichiers ou Personnes soient affichés sur votre stand de sponsor, vous pouvez les masquer. Cliquez ici pour savoir comment faire.
Personnes
Il permet à chaque personne ajoutée de rejoindre la salle virtuelle du sponsor ou de l'exposant avec des capacités de présentateur.
En plus d'avoir des capacités de présentateur, les personnes ajoutées à l'onglet Personnes pourront également modifier le profil du sponsor ou d'exposant et attribuer des billets de sponsor ou d'exposant.
Pour ajouter une personne à l'onglet Personnes, cliquez sur Evénement > Sponsors > sélectionnez un sponsor > appuyez sur Personnes > +Ajouter une personne.
Suivez les mêmes étapes pour ajouter une personne à l'onglet personnes sous Événement > Exposants.
Vous pourrez ajouter autant de représentants des sponsors et des exposants que vous le souhaitez.
Vous ne devez pas ajouter la même adresse électronique à l'onglet Personnes de deux sponsors ou exposants différents, car cela entraînerait une erreur de permission. Par exemple, si vous avez ajouté l'adresse électronique lana@inevent.com à l'onglet Personnes du sponsor n° 1, vous ne devez pas ajouter cette même adresse électronique à l'onglet Personnes du sponsor n° 2, car si Lana se rend sur la page Mon compte, elle ne verra pas l'option permettant de modifier les profils des sponsors n° 1 et n° 2, elle ne verra que le premier sponsor auquel vous l'avez associée.
Lorsque les personnes ajoutées à l'onglet Personnes du sponsor ou de l'Exposant accèdent à leur page Mon compte, elles verront un onglet de profil des sponsors ou profil de l'exposant en fonction de celui auquel elles ont été ajoutées.. Sur cette page, il est possible de modifier des informations telles que le nom de l'entreprise, le logo, la mini-bio, etc. De plus, juste à côté du bouton Modifier, il y a une option 'Ouvrir la salle virtuelle', qui les redirigera automatiquement vers la salle virtuelle du sponsor ou de l'exposant
Les hôtes de salle auront également le droit de modifier le profil du sponsor ou de l'exposant, même s'ils n'ont pas été ajoutés à l'onglet Personnes.
Pour en savoir plus sur les billets de sponsor et d'exposant, voir le numéro 5 : Billets.
Il permet également d'activer une fonction appelée Collecteur de données (il s'agit d'une fonction complémentaire qui n'est donc pas disponible dans tous les plans). Pour en savoir plus sur le collecteur de données, cliquez ici
Représentants des Sponsors et des Exposants
La salle virtuelle des sponsors et des exposants doit être activée pour que les représentants soient affichés.
Une autre façon de s'engager avec les personnes qui rejoignent la salle des Sponsors ou des Exposants est de rendre les représentants des Sponsors et des Exposants disponibles pour des réunions. Après avoir suivi les étapes pour ajouter une personne dans l'onglet Personnes, il suffit de cliquer sur Modifier et de cocher la case correspondante comme indiqué ci-dessous :
Vous pourrez définir jusqu'à quatre représentants du Sponsor et de l'Exposant disponibles pour les réunions par salle de Sponsor ou d'Exposant.
Lorsque les représentants des sponsors et des exposants sont disponibles pour les réunions, leurs photos de profil seront affichées sur la page de la salle des sponsors et des exposants (similaire à l'affichage des présentateurs dans les activités) :
S'il y a jusqu'à deux représentants, leurs noms, rôles et sociétés seront également affichés à côté de leurs photos de profil. Vous pourrez afficher jusqu'à quatre photos de profil des représentants des sponsors et des exposants.
Les participants peuvent survoler le profil du représentant du sponsor et de l'exposant et entrer en contact, soit par message, soit par téléphone :
Pour en savoir plus sur les réunions, cliquez ici.
Si vous souhaitez modifier l'etiquette "Étiquettes du Virtual Lobby - Représentants des sponsors", consultez l'article sur les En-têtes pour savoir comment procéder.
Invitations
Cet onglet permet d'activer une fonctionnalité par l'impression de badges. Cette fonctionnalité permet d'envoyer une notification push à une personne lorsque son invité est entré dans l'événement et a imprimé son badge. Pour en savoir plus, cliquez ici
Annonces
Pour créer une annonce, cliquez sur Événement > Sponsors > sélectionnez un sponsor > appuyez sur Annonces > + Nouvelle annonce. Suivez ce même processus pour créer des annonces pour les exposants sous Evénement > Exposants.Ensuite, vous devez choisir si vous souhaitez créer une annonce pour l'application événementielle ou pour le Virtual Lobby et appuyer sur Créer.
Cliquez ici pour savoir comment ajouter des publicités aux activités et connaître leurs exigences en matière d'image.
Cliquez ici pour savoir comment ajouter des publicités aux activités et connaître leurs exigences en matière d'image.
Pour ajouter un fichier, sélectionnez un sponsor ou un exposant sur la gauche, puis appuyez sur +Ajouter un fichier.
Vous pouvez ajouter autant de fichiers que vous le souhaitez dans ces formats : xlsx, pptx, docx, pdf, zip, png, jpg, mp4, gif et html.
Ensuite, cliquez sur le bouton vert pour choisir les documents de votre appareil à télécharger.
Une fois que vous avez choisi les fichiers que vous souhaitez télécharger, vous devez indiquer le nom du fichier et cliquer sur Créer.
Voilà ! Vos fichiers sont maintenant visibles pour le public !
Rapport sur les clics des fichiers
Comme le montre l'image ci-dessus, vous pourrez voir combien de clics chaque fichier a reçu dans la colonne Clics.
Si vous souhaitez savoir qui a cliqué sur chaque fichier, vous devez générer un rapport Excel en cliquant sur Modifier dans le coin supérieur droit et en cliquant sur Rapporter des fichiers.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, un message apparaît en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique, lorsque le processus sera terminé.
Le rapport vous indiquera quels participants ont cliqué sur chaque fichier et combien de fois.
Pour en savoir plus sur les fichiers, cliquez ici.
Billets
Cet onglet vous permet d'allouer gratuitement des billets à vos sponsors et exposants. La première étape consiste à activer l'outil de billets et à créer un billet pour votre événement. Pour savoir comment procéder, cliquez ici.
Chats
Cet onglet vous permettra de visualiser tous les commentaires de chat des stands des sponsors ou des exposants.
Outre la visualisation des commentaires de chat, vous pouvez également :
Modérer les commentaires de chat : Cliquez sur le commentaire de chat que vous souhaitez modérer, puis appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit. Vous serez en mesure d'approuver, de rejeter ou même de supprimer un commentaire. Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet.
Sauvegarder les commentaires de chat en générant des rapports : vous pourrez sauvegarder tous les commentaires de chat en appuyant sur Modifier> Rapport de chat. Une feuille de calcul contenant toutes les données sera envoyée à votre courrier électronique.
Guide d'utilisation pour les sponsors et les exposants
Si vous sponsorisez un événement qui se déroule sur notre plateforme, cet article va vous aider à comprendre ce que vous allez pouvoir faire et comment vous pouvez gérer vos propres informations sur InEvent.
Mis à jour 28/8/24
par
Chioma Okenwa
