Importer et exporter une feuille de calcul

Vous pouvez importer ou exporter une feuille de calcul qui contient différents types d'informations sans avoir à ajouter des unités individuelles une à une. Cet article a pour but de vous apprendre à télécharger des données en masse à l'aide d'une feuille de calcul standard au format Excel.

Comment puis-je activer cette fonctionnalité ?

Pour activer cet outil, vous devez aller dans Réglages > Outils > appuyer sur Modifier et cocher la case pour Importer/Exporter.

Caractéristique de la feuille de calcul

Lorsque vous importez ou exportez la feuille de calcul, n'oubliez pas que : 0 est toujours synonyme de non et 1 est toujours synonyme de oui.

Par exemple, lors de l'importation des activités de l'agenda, la colonne H indique : "C'est une activité ouverte ? Tout le monde peut s'inscrire ?" Si vous tapez '0', l'inscription automatique sera désactivée. Parce que '0' signifie non.

Ou, pour illustrer, lorsque vous exportez le fichier pour vérifier si l'agenda des participants est complet, si vous voyez '0' cela signifie que l'agenda n'est pas encore complet et '1' que l'agenda est complet. 

Comment puis-je importer des données sur une feuille de calcul ?

Lorsque vous importez des données, vous avez deux possibilités : vous pouvez utiliser le fichier de démonstration fourni par InEvent ou votre propre feuille de calcul.

1. En utilisant le fichier de démonstration fourni par InEvent

La fonction d'importer une feuille de calcul vous permet d'ajouter à la fois de nombreuses informations telles que les participants, les sponsors et les conférenciers.

Le bouton Importer est disponible sur des pages telles que Participants, Invités, Activités, Tags et Tickets.

Vous devez d'abord télécharger le fichier par défaut en cliquant sur Modifier > Importer > puis cliquez Télécharger le fichier de démonstration.

Ensuite, le fichier doit être enregistré sur votre ordinateur.

Une fois que vous avez saisi vos données dans la feuille Excel, téléchargez le fichier sur la plate-forme en cliquant sur le bouton Modifier > Importer. Ensuite, cliquez sur le bouton vert, sélectionnez le fichier Excel et appuyez sur Analyser.

Vous pourrez avoir un aperçu des informations qui seront téléchargées, ainsi que des colonnes laissées vides (pas d'aperçu - don't have preview). Ensuite, appuyez sur Importer.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le délai de traitement pour l'importation de feuilles de calcul.

1. Utilisation de votre propre feuille de calcul

Lors de l'importation des participants, des invités et des prospects, vous pourrez utiliser votre propre fichier.

Pour importer votre propre feuille de calcul, appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Importer dans le coin supérieur gauche de l'écran. Ensuite, cliquez sur le bouton vert et sélectionnez le fichier excel que vous souhaitez importer et appuyez sur Analyser.

Ensuite, vous devrez choisir la ligne de votre feuille de calcul qui sera la ligne d'en-tête. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Analyser.

Ensuite, vous devrez définir les colonnes de votre feuille de calcul qui correspondront à chaque propriété InEvent.

Par exemple, si votre feuille de calcul contient une colonne intitulée 'Nom du participant', vous devez la faire correspondre à la propriété InEvent 'Nom'.

Le texte en lecture qui indique Colonnes manquantes (missing columns) vous indique tous les champs obligatoires qui n'ont pas encore été ajoutés. Une fois que vous avez fait correspondre tous les champs, appuyez sur Importer.

Quel est le temps de traitement pour l'importation de feuilles de calcul ?

Le temps de traitement pour l'importation de feuilles de calcul dépend de la longueur de votre feuille de calcul, puisqu'il faut 1 seconde par ligne. Par exemple, si vous téléchargez la feuille de calcul d'un participant contenant des informations sur 100 participants, cela devrait prendre moins de 1 minute et 40 secondes.

Pendant le téléchargement de la feuille de calcul, vous verrez un message vous informant que votre feuille Excel est en cours de traitement :

Vous devriez également recevoir un courriel confirmant que votre feuille Excel a été téléchargée avec succès.

Si votre feuille de calcul n'a pas pu être importée, un courriel vous informera de l'erreur.

Centre d'importation

Si votre feuille de calcul n'a pas été téléchargée avec succès, vous pouvez accéder aux détails de l'erreur en accédant au centre d'importation.

Vous pouvez le faire à partir du niveau de l'événement en cliquant sur Analytics > Centre d'importation.

Ou au niveau de l'entreprise, en cliquant sur Rapports > Centre d'importation. Tous les journaux d'importation seront affichés. Pour vérifier pourquoi votre feuille de calcul n'a pas été mise à jour avec succès, cliquez sur le bouton bleu dans la colonne Actions de l'événement souhaité.

Résolution des erreurs d'importation

Erreurs les plus fréquentes lors de l'importation d'activités à l'agenda

Nous énumérons ici les principales erreurs qui peuvent survenir lors de l'importation de l'agenda des événements :

1. Date ou heure incorrecte : la principale erreur lors de l'importation de la feuille de calcul des activités est l'insertion d'une date ou d'une heure en dehors des limites de votre événement. Pour vérifier si les dates de vos événements correspondent à vos activités, allez à Événement > Détails > Modifier. Pour plus d'informations : Lire les détails de l'événement.​
2. En-têtes de tableau manquants : Cela peut se produire lorsque des onglets personnalisés sont insérés dans votre formulaire d'inscription, ou activés dans l'outil d'utilisation de l'entreprise. Pour résoudre ce problème, téléchargez à nouveau la feuille de calcul standard et insérez les données.
3. L'attribut est un paramètre obligatoire : Cela se produit si une information requise manque. Les champs obligatoires sont le nom ou le nom d'utilisateur. Pour corriger ce problème, insérez les informations manquantes.
4. Format de la date : Veuillez noter que le format de la date lors de l'édition est dd/mm/aa - hh/mm/ss mais que lorsque l'importation est terminée, il est converti en mm/dd/aa - hh/mm/ss. Le système essaiera d'analyser les mauvais types de données Excel avant d'émettre une erreur.​

Erreurs les plus fréquentes lors de l'importation de participants

Nous énumérons ici les principales erreurs qui peuvent survenir lors de l'importation de la liste des participants :

1. Changements dans la structure de la feuille de calcul : La suppression ou l'insertion de nouvelles colonnes ou la modification de l'une des rubriques de la feuille de calcul la rend non reconnaissable par la plate-forme. Pour éviter ce problème, téléchargez le fichier de démonstration e ne modifiez pas sa structure.
2. Espacement à la colonne du courrier électronique, formules ou caractères spéciaux sur les cellules : Lorsque vous remplissez la colonne du courrier électronique, vérifiez si des espaces ou des caractères spéciaux comme les points-virgules n'ont pas été copiés dans la cellule. Cela peut également se produire dans d'autres cellules, lorsque des formules sont insérées (comme RECHERCHEV). La plateforme InEvent ne reconnaîtra pas l'information et importera le fichier. Comment éviter ce problème ? Nettoyez la feuille de calcul (collez les valeurs) avant de la télécharger sur la plateforme. Éliminez tous les espaces et les caractères spéciaux du champ du courrier électronique. Éliminez également les caractères spéciaux du champ du nom.

1. Fonctionnalités des badges et de l'accréditation : certains plans disposent des fonctionnalités de badges et d'accréditation (Mon code QR, Contrôle d'accès, Enregistrement). Ces fonctionnalités nécessitent de remplir les champs Rôle et Entreprise dans la feuille de calcul de l'invité. Par conséquent, vous devez désactiver ces fonctions dans les outils de votre événement avant d'importer les feuilles de calcul si vous ne souhaitez pas envoyer ces informations à la plate-forme. Vous pouvez également remplir correctement ces données lorsque vous créez la feuille de calcul de votre participant afin d'éviter cette erreur d'importation.
2. Le courriel de confirmation est désactivé et aucun mot de passe n'est saisi dans le tableur : Lorsque vous choisissez de ne pas utiliser d'e-mail de confirmation lors de votre événement, il est nécessaire de définir un mot de passe sur la feuille de calcul avant de l'importer sur la plateforme. Il s'agit d'une mesure de sécurité de notre part car il ne serait pas possible pour les participants d'accéder à leur compte individuel sans e-mail de confirmation ou mot de passe.
3. La date d'inscription de l'événement n'a pas commencé ou est terminée : avant d'importer la feuille de calcul d'un participant, assurez-vous de vérifier la date de début et de fin d'inscription dans les détails de l'événement. Pour plus d'informations, consultez l'article sur les détails de l'événement pour savoir comment définir les dates d'inscription.

Importation de tags, de sponsors et de conférenciers aux activités

Lorsque vous ajoutez des tags, des conférenciers et des sponsors aux feuilles de calcul des activités, vous pouvez les séparer en utilisant des virgules.

De même, lors de l'ajout de balises, de conférenciers et de sponsors aux feuilles de calcul des activités, si la balise, le conférencier ou le sponsor fourni n'a pas été ajouté précédemment à la plateforme, le système le créera automatiquement.

Comment puis-je exporter une feuille de calcul ?

La plateforme InEvent offre également une fonction d'exportation qui vous permet d'extraire des données de la plateforme. Cliquez ici pour savoir comment extraire et visualiser les rapports.

Est-il possible d'avoir un rapport affichant les activités auxquelles le participant est inscrit ?

Oui, vous pouvez voir toutes les activités dans la feuille de calcul rapportée à partir de la page Participants et Prospects. Pour ce faire, assurez-vous d'activer l'outil suivant dans la section Extra :

Une fois cette fonctionnalité activée, vous verrez apparaître une colonne sur la feuille de rapport avec toutes les activités, séparées par une virgule.