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Liste des participants : enregistrement des participants à votre événement

InEvent author Mis à jour 19/11/24 par Amalia

Cet article a pour but de vous montrer comment ajouter des participants à votre événement, manuellement ou en masse, ainsi que comment supprimer des personnes de votre événement.

Comment puis-je ajouter des participants ?

Vous pouvez ajouter des participants manuellement ou à l'aide d'une feuille de calcul. En outre, vous pouvez également importer des participants à partir de CRM tels que HubSpot et Salesforce.

Avant de poursuivre, n'oubliez pas que, par défaut, lorsque vous ajoutez des participants à votre événement, ils reçoivent un courriel de confirmation automatique. Cliquez ici pour en savoir plus. Si vous souhaitez désactiver le courriel de confirmation, cliquez ici.

  1. Comment puis-je ajouter des participants manuellement ?

Sur la plateforme InEvent, les participants sont des personnes qui assisteront à l'événement auquel elles sont invitées. Nous pouvons ajouter des participants à la plateforme InEvent de plusieurs façons.

Lorsque des participants sont ajoutés à la plate-forme, cela compte comme un crédit d'inscription. Si vous avez une liste de personnes que vous souhaitez inviter à votre événement mais qui n'ont pas encore confirmé leur présence, vous pouvez utiliser la liste des invitations au lieu de la liste des participants afin d'éviter une mauvaise utilisation de vos crédits.

Allez sur Personnes > Participants. Pour insérer un nouveau participant, il suffit de cliquer sur +Ajouter personne > Insérer des informations sur le participant> de confirmer l'action et de terminer en cliquant sur Créer.

Insérer un nouveau participant

Vous pouvez également créer un profil de conférencier pour ce nouvel utilisateur si vous cochez la case en bas de cette fenêtre. Pour en savoir plus sur les conférenciers, veuillez consulter cet article.                                         

Nous n'autorisons pas les apostrophes dans le cadre des adresses électroniques. Aussi, lorsque vous ajoutez des courriels, assurez-vous de ne pas ajouter d'apostrophes (' ).
Le champ Salutation apparaît lorsque vous désactivez le verrou Salutation en naviguant vers Marketing > Formulaire d'inscription > Champs statiques, en cliquant sur Modifier et en décochant la case correspondante. Pour en savoir plus sur le champ Salutation, consultez l'article Formulaire d'inscription.

  1. Comment puis-je ajouter des participants à l'aide d'une feuille de calcul ?

L'outil d'importation de feuilles de calcul permet aux organisateurs d'événements d'ajouter un grand nombre de données de personnes sur la plateforme en une seule fois pour les répertorier comme participants. La feuille de calcul contient les informations suivantes : nom, courriel, mot de passe, entreprise, poste, résumé, url de l'image du profil du participant, message unique de l'itinéraire, option permettant de choisir si le profil sera visible ou non par le public, entre autres.

Télécharger le feuille de calcul

Lors de l'importation des données relatives aux participants, deux options s'offrent à vous : vous pouvez soit utiliser le fichier de démonstration fourni par InEvent, soit utiliser votre propre feuille de calcul préparée à l'avance. Pour utiliser le fichier de démonstration, il vous suffit de cliquer sur le bouton Télécharger notre fichier de démonstration. Pour plus de détails sur l'utilisation de votre propre feuille de calcul, reportez-vous à cet article.

Télécharger notre fichier de démonstration

Si vous optez pour le fichier de démonstration, téléchargez-le et remplissez les colonnes prévues à cet effet. Le fichier de démonstration comprend des informations d'inscription telles que la salutation, le nom, le courriel, le mot de passe, le rôle, l'entreprise, le téléphone, le résumé (brève information sur le profil du participant), l'image (l'URL de l'image pour le profil du participant), les Réglages de confidentialité (choisir si le profil sera visible publiquement ou non), la langue (code ISO 639), les balises et listes associées, les messages, l'ID du billet et les champs personnalisés du formulaire d'inscription, parmi d'autres.

le contenu du fichier de demonstration

Après avoir rempli la feuille de calcul, consultez cet article pour obtenir un guide détaillé sur la manière d'importer la feuille de calcul dans la plate-forme.

InEvent suit des politiques internationales afin de garantir les meilleures solutions au niveau mondial. Notre politique détermine que les listes de diffusion présentant un taux de rejet de 5% ou plus seront automatiquement bloquées de notre système. Si vous ajoutez divers participants en utilisant des emails invalides ou inconnus, que vous leur envoyez des emails et que le taux de rebond de 5% est atteint, votre quota d'emails sera bloqué. Cliquez ici pour savoir comment vérifier si le courriel est sécurisé ou non.
Que se passe-t-il lorsque je télécharge la feuille de calcul sans les mots de passe des participants ?

Lorsque vous téléchargez une feuille de calcul sans mot de passe, la plateforme crée des mots de passe aléatoires pour chaque participant qui a été ajouté à l'événement.

Une fois le téléchargement terminé, si le courriel de confirmation est activé, un courriel automatique sera envoyé aux utilisateurs avec les informations d'accès à l'événement. Le courrier de confirmation contiendra le lien magique avec lequel les utilisateurs pourront accéder au Virtual Lobby et modifier leur mot de passe depuis l'onglet Mon compte.

Comment puis-je insérer plusieurs listes de participants dont les données se chevauchent ?

Pour mettre à jour les données des participants qui sont déjà inscrits, vous devez activer la fonction Syncronisation des données dans les outils de l'événement. Pour ce faire, allez dans Réglages > Outils > appuyez sur Modifier, et sous la section Start, assurez-vous que Syncronisation des données est activée (définie sur Oui).

Syncronisation des données

Dans ce cas, vous devez compléter le champ utilisateur/email dans la feuille de calcul standard, de la même manière que pour l'enregistrement précédent. Ensuite, complétez les colonnes avec les nouvelles informations et téléchargez-les sur la plate-forme. Il est possible de modifier toutes les informations, à l'exception du nom d'utilisateur/email (lorsqu'il s'agit du login).

Importer des participants depuis des CRM

Vous pouvez importer des participants depuis des CRM tels que HubSpot et Salesforce.

  • Cliquez ici pour savoir comment importer des participants depuis HubSpot.
  • Cliquez ici pour savoir comment importer des participants depuis Salesforce.
Si vous souhaitez recevoir des notifications automatiques par courriel chaque fois qu'une nouvelle inscription est ajoutée à votre événement, cliquez ici pour savoir comment procéder.

Comment puis-je ajouter des participants sans utiliser de courrier électronique ?

Pour savoir comment ajouter des participants sans utiliser le courrier électronique, vous pouvez les enregistrer en utilisant un nom d'utilisateur. Pour plus d'information cliquez ici.

Comment puis-je gérer les données de mes participants ?

Cliquez ici et apprenez-en plus dans notre article Gestion des participants.

Comment puis-je supprimer un participant ?

Cliquez sur Modifier> Cocher la case à cote du nom du participant >Supprimer.

Capture d'écran montrant comment supprimer un participant
Si vous supprimez un participant de la liste des participants et qu'il est en ligne dans le Virtual Lobby, il sera instantanément expulsé du Lobby. La même chose se produit s'ils sont supprimés d'une session qu'ils regardent, ils seront instantanément expulsés de la salle.
Lorsqu'un participant est supprimé et réinscrit à un événement en utilisant le même nom d'utilisateur, aucun crédit d'inscription ne sera consommé, même si vous utilisez un nom et une adresse e-mail différents. Un crédit d'inscription ne sera consommé que si le participant est réinscrit avec un nom d'utilisateur différent. La consommation de crédit est liée à la valeur du nom d'utilisateur.

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