Agenda Management

Sie können alle Aktivitäten, Vorträge und Sitzungen, die auf dem Event stattfinden, in die Agenda aufnehmen. Die Anzahl der Aktivitäten ist unbegrenzt, und Sie können alle Informationen über den Veranstaltungsort, über Sprecher, Sponsoren und exklusive Materialien hinzufügen, und Sie können sogar Inhaltstracks für Ihre Teilnehmer erstellen.

Wie kann ich eine Aktivität erstellen?

Wenn Sie mehr als 100 Aktivitäten auf Ihrer Agenda haben möchten, ist es erforderlich, dass die Teilnehmer, die auf das Event zugreifen, einen i7-Computer oder einen Apple M1-Chip haben, damit diese die Virtual Lobby korrekt und ohne Verzögerung laden können.
  1. Manuell

Gehen Sie auf Agenda > Aktivitäten, und klicken Sie auf der oberen linken Seite auf die Schaltfläche + Aktivität hinzufügen, geben Sie dann die folgenden Informationen ein: Titel, Start- und Endzeit, Ort und Sichtbarkeit. Anschließend klicken Sie auf Erstellen.

create an activity
  1. Über eine Excel-Tabelle

Sie können Ihre Agenda auf einmal auch über eine Excel-Tabelle hochladen, mit allen Aktivitäten auf einmal. Gehen Sie auf Agenda > Aktivitäten > klicken Sie auf Bearbeiten >dann auf Importieren, und laden Sie die Demodatei herunter.

Sie können hier den Namen, die Beschreibung, die E-Mail-Adresse, den Ort, die Start- und Endzeit, die Anzahl der freien Plätze und weitere Informationen eingeben.

Sobald die Excel-Tabelle vollständig ausgefüllt ist, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche mit dem Ordnersymbol, klicken Sie dann auf Importieren.

Um mehrere Sprecher und Sponsoren über eine Tabelle hinzuzufügen, müssen Sie die Namen durch ein Komma (,) getrennt eingeben.
Ich kann anscheinend keine Aktivitäten über eine Tabelle hochladen. Woran liegt das?

Klicken Sie hier, wenn Sie die häufigsten Fehler beim Importieren von Aktivitäten in die Agenda überprüfen möchten.

Wie kann ich eine Aktivität bearbeiten?

Gehe zu Agenda > Aktivitäten > Bearbeiten > und wählen Sie die Aktivität aus, die Sie bearbeiten möchten.

Sie sollten in der Lage sein, die folgenden Felder zu bearbeiten:

  • Name, Start- und Endzeit
  • Beschreibung: Sie können Aufzählungslisten im WYSIWYG-Editor verwenden.
  • Ort: Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Orte erstellen können.
  • Anzahl der freien Plätze: wie viele Personen sich für diese Aktivität anmelden können.
  • Anzahl anwesender Personen: Wie viele Personen sind bei der Aktivität online.
Editing the activity's details

Virtuelle Räume einrichten

  • Virtueller Raum: Sie sollten dieses Kontrollkästchen aktivieren, wenn Ihre Aktivität online stattfindet.
  • Raumcover: Sie können ein Raumcover hochladen.
  • Replik der Sitzung: Wenn Sie die Einstellungen einer Aktivität replizieren möchten, klicken Sie hier für weitere Informationen.
  • Raumstatus-Label: Jeder Raum zeigt ein Status-Label in der oberen linken Ecke an.
  • Raum-Videomodus: Klicken Sie hier, um unsere Raumvideomodi zu überprüfen.
Je nachdem, welcher Raum-Videomodus ausgewählt ist, variieren einige der unten beschriebenen Felder.
Activitys details
  • Raumhost: Hier sollten Sie definieren, wer der Raumhost sein wird. Klicken Sie hier, um die Erlaubnis des Raumhosts zu erfahren.
  • Raum-Aufnahme: Sie sollten dieses Kontrollkästchen aktivieren, wenn Ihre Aktivität aufgezeichnet werden soll. Klicken Sie hier für weitere Informationen.
  • Anzahl der Moderatoren: Wie viele Moderatoren Sie im Raum haben möchten. Die maximale Anzahl der Sprecher beträgt je nach Plan entweder 9 oder 17.
  • Sprache-zu-Text- Transkription: Die Transkription wird automatisch in der Sprache Ihrer Wahl generiert. Sie können die Sprache und eine Übersetzungssprache auswählen. Klicken Sie hier für weitere Informationen.
  • Audio-Dolmetschen: Sie können Audio-Dolmetscherkanäle hinzufügen, um simultanes Sprach-Dolmetschen zu ermöglichen.
  • Folgesitzung: wenn Sie Ihre Zuschauer zur Folgesitzung schicken möchten.
  • Nach Feedback beim Verlassen fragen: Wenn die Aktivität über ein Feedback-Formular verfügt, wird beim Verlassen der Sitzung ein Pop-up angezeigt. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Zugriffsrichtlinie

Legen Sie fest, ob die Teilnehmer vor ihrer Startzeit und nach ihrer Endzeit an Aktivitäten teilnehmen können.

  1. Teilnehmen an Sitzungen vor dem Start

Wenn Sie Nein auswählen, können die Teilnehmer einer Aktivität nicht vor der geplanten Startzeit beitreten.

Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer vor Beginn der Aktivität einem Raum beitreten können, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie 5, 15, 30 Minuten oder 1 Stunde vor Beginn der Aktivität teilnehmen können.

Access policy for activities
  1. An Sitzungen nach Ende teilnehmen

Wenn Sie Nein auswählen, können die Teilnehmer nach der geplanten Endzeit nicht mehr an einer Aktivität teilnehmen.

Wenn Sie möchten, dass Teilnehmer nach dem Ende der Aktivität einem Raum beitreten können, wählen Sie Ja aus.

Wenn Sie eine Zugriffsrichtlinie für das gesamte Ereignis konfigurieren möchten, anstatt sie für jede Sitzung zu konfigurieren, können Sie dies auch tun. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Einstellungen

Auf dieser Seite können Sie Ihre Aktivitäten konfigurieren, indem Sie die Sichtbarkeit der folgenden Felder für Ihre Teilnehmer steuern:

Activity's Settings
Allgemeine Einstellungen
  • Automatische Registrierung: Alle Teilnehmer dem Event werden automatisch für die Aktivität registriert
  • Hervorgehobene Position: Die Raumcover wird in der virtual Lobby größer angezeigt.
  • Interaktionsbenachrichtigungen: Benachrichtigungen (Fragen, Umfragen, Feedback) von dieser Aktivität werden unter Meldungen angezeigt.
  • Für die Teilnehmer sichtbar: Wenn aktiviert, ist die Aktivität für die Teilnehmer sichtbar. Wenn deaktiviert, sehen nur Administratoren die unsichtbare Aktivität und es wird ein Tag mit der Aufschrift Unsichtbar angezeigt, um die Administratoren darüber zu informieren, dass die Aktivität für alle anderen unsichtbar ist.
  • Registrierungssperre: Registrierungsvorgänge werden gesperrt und Teilnehmer können sich nicht mehr für diese Aktivität registrieren.
  • Hände heben: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können die Teilnehmer während dieser Sitzung auf das Symbol Hände heben klicken. Wenn Sie diese Funktion für den innerhalb der Sitzung erstellten Breakout-Raum aktivieren möchten, klicken Sie hier, um zu erfahren, wie.
Sichtbarkeit der Tabs
  • Chat ausblenden: Damit wird der Tab "Chat" für diese Aktivität in der Virtual Lobby ausgeblendet.
Wenn Sie die Option Chat ausblenden aktivieren, verschwindet der öffentliche Chat, über den die Benutzer miteinander kommunizieren, aber der Privat Chat bleibt im Raum für Sprecher, Administratoren, Mitarbeiter und den Raummoderator verfügbar.
  • Umfrage ausblenden: Blendet die Registerkarte Polling in dieser Aktivität in der Virtual Lobby aus.
  • Fragen ausblenden: Blendet die Registerkarte Fragen in dieser Aktivität in der Virtual Lobby aus.
  • Personen ausblenden: Der Tab Personen wird für Benutzer in diesem Raum ausgeblendet. Admins und Sprecher können den Tab immer noch sehen.
  • Dateien ausblenden: Blendet den Tab Dateien in dieser Aktivität in der Virtual Lobby aus.
  • Breakout-Räume ausblenden: Den Tab Breakout-Räume innerhalb der Aktivität ausblenden.

Inhalt: Sprecher, Sponsoren, Dateien, Tracks und Breakout-Räume

  1. Um Aktivitäten mit Sprechern zu verknüpfen, lesen Sie diesen Artikel.
  2. Um Aktivitäten mit Sponsoren zu verknüpfen, lesen Sie diesen Artikel.
  3. Um Dateien in die Aktivitäten einzufügen, klicken Sie hier.
  4. Informationen zum Erstellen von Inhaltsspuren mithilfe von Tags finden Sie in diesem Artikel.
  5. Um Ketten zwischen Aktivitäten zu erstellen, lesen Sie diesen Artikel.
  6. Um Breakout-Räume zu erstellen, lesen Sie diesen Artikel.

Kann ich Aktivitäten verzögern?

Ja! Um eine Aktivität zu verzögern, klicken Sie auf Bearbeiten > wählen Sie die Aktivität aus, die Sie verzögern möchten, und klicken Sie auf Aktivität verzögern > zum Bestätigen klicken Sie auf Verzögern.

Achten Sie darauf, dass beim Verzögern einer Aktivität auch früher eingegebene Aktivitäten verzögern werden können.

Wie kann ich festlegen, in welcher Reihenfolge meine Aktivitäten den Teilnehmern angezeigt werden?

Unsere Agenda respektiert die alphabetische und numerische Reihenfolge. Wenn Sie also eine bestimmte Reihenfolge bestimmen müssen, können Sie die folgenden Optionen nutzen:

  1. Numerische Reihenfolge: Platzieren Sie eine Zahl vor dem Aktivitätsnamen, z. B. 1) Aktivitätsname; 2) Name der Aktivität; 3) Name der Aktivität.
  2. Alphabetische Reihenfolge: Setzen Sie einen Buchstaben vor den Aktivitätsnamen, z. B. A) Aktivitätsname; B) Name der Aktivität; C) Name der Aktivität;
  3. Zeitliche Reihenfolge: Registrieren Sie die Aktivitäten mit sequenziellen Zeitplänen, um ihre Reihenfolge zu bestimmen, z. B. 08:00:01; 08:00:02; 08:00:03.

Wie kann ich für verschiedene Zielgruppen innerhalb desselben Events Zeitpläne erstellen?

Wenn Sie verschiedene Zeitpläne für verschiedene Zielgruppen haben möchten, können Sie Personenlisten mit Aktivitäten verknüpfen. So kann nur derjenige, der auf der Liste steht, die Aktivität sehen und sich dafür anmelden.

Oder Sie können Aktivitäten mit Einschränkungen und Auswahlblocks erstellen; weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Wie kann ich Kalenderaktivitäten als PDF-Datei speichern?

Um Aktivitäten im PDF-Format zu speichern, können Sie auch einen Abschnitt "Agenda" zu Ihrer Hotsite hinzufügen, während Sie die Website im Browser auf einem PC anzeigen, die Tastenkombination STRG + P oder auf einem Mac ⌘ + P wählen und den Zieldrucker "Als PDF speichern" auswählen und auf "Speichern" klicken.

Es ist nur möglich, einen Hotsite-Abschnitt hinzuzufügen, um die PDF-Agenda zu extrahieren, wenn ein Hotsite-Tool in dem Paket enthalten ist, das mit InEvent erworben wurde.

Wie kann man überprüfen, ob die Agenda der Teilnehmer voll ist?

Gehen Sie auf Einstellungen > Tools > scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt Extra sehen, und hacken Sie die Option Excel-Kalkulationstabellen mit Aktivitäten an.

Laden Sie den Teilnehmerbericht herunter. Im Bericht finden Sie die Spalte "filledSchedule". Die Ausfülloptionen sind "0" und "1", wobei "0" bedeutet, dass die Agenda noch nicht voll ist, und "1", dass die Agenda voll ist.

Wie kann ich die Teilnehmer für Aktivitäten einschreiben?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Teilnehmer an ihren Aktivitäten zu registrieren. In diesem Artikel erfahren Sie alles über diese Möglichkeiten.

Kann ich Push-Nachrichten nur an Teilnehmer senden, die an einer bestimmten Aktivität teilnehmen?

Ja! Klicken Sie hier, um es zu erfahren.

Wie kann ich Aktivitäten löschen?

Wenn Sie dafür entscheiden, eine oder mehrere Aktivitäten zu löschen, befolgen Sie einfach die nächsten Schritte. Achten Sie darauf, dass je nach Aktivität (ob sie eine Aufnahme enthält oder nicht) eine andere Pop-up-Meldung zur Bestätigung der Aktion angezeigt wird.

Aktivitäten ohne Aufnahme

  1. Gehen Sie auf Agenda > Aktivitäten > und klicken Sie auf Bearbeiten
  2. Wählen Sie die Aktivität, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen
  3. Klicken Sie erneut auf Löschen in der Pop-up-Meldung
  4. Klicken Sie auf Ende

Aktivitäten mit Aufnahme

  1. Gehen Sie auf Agenda > Aktivitäten >und klicken Sie auf Bearbeiten
  2. Wählen Sie die Aktivitäten, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen
  3. Tippen Sie in das entsprechende Feld: DELETE ACTIVITY AND RECORDINGS.
  4. Um dies zu bestätigen, klicken Sie auf Löschen und dann auf Ende.

Kann ich einen Bericht extrahieren?

Ja! Um einen Bericht aller Ihrer Aktivitäten extrahieren zu können, klicken Sie auf Bearbeiten und es erscheint auf der oberen linken Seite eine Schaltfläche zum Bericht. Klicken Sie darauf und Sie sollten eine E-Mail mit dem Bericht erhalten.


Wie haben wir es gemacht?