Gestión de agenda

En la agenda, puede agregar todas las actividades, conferencias y sesiones del evento. La cantidad de actividades es ilimitada y puede agregar en cada una las informaciones sobre ubicación, oradores, patrocinadores, materiales exclusivos e incluso crear rastreo de contenido para sus participantes

¿Cómo creo una actividad?

Si desea tener más de 100 actividades en su evento, es necesario que los participantes que accedan al evento tengan una computadora i7 o un chip Apple M1 para que el Virtual Lobby se cargue correctamente y sin demora.
  1. Manualmente

Vaya a Agenda > Actividades, luego haga click en el botón en la esquina superior izquierda + Añadir actividad e inserte información como: título, hora de inicio y finalización, ubicación y visibilidad. Presiona Crear.

Agenda > Actividades

  1. Vía hoja de cálculo.

También puede cargar su agenda a través de una hoja de cálculo, todas las actividades a la vez. Vaya a Agenda> Actividades> presione Editar> Importar y descargar el archivo de demo.

Es posible completar el nombre, descripción, dirección, ubicación, hora de inicio y finalización, número de vacantes entre otra información.

Una vez que la hoja de cálculo esté completa, haga click en el botón verde con el icono de carpeta y luego presione Importar.

Importar

Para agregar varios oradores / patrocinadores a través de una hoja de cálculo, agregue los nombres separados por una coma (,).
Parece que no puedo cargar actividades a través de una hoja de cálculo. ¿Por qué pasa eso?

Haga click aquí para consultar los errores más comunes al importar actividades a la agenda.

¿Cómo edito una actividad?

Vaya a Agenda > Actividades > Editar > seleccione la actividad que le gustaría editar.

¿Cómo edito una actividad?

Debería poder editar lo siguientes campos:

  • Nombre, hora de inicio y finalización.
  • Descripción: Puede usar listas de viñetas en el editor WYSIWYG.
  • Lugar: Haga click aquí para aprender a crear lugares.
  • Número de vacantes: Cuántas personas pueden inscribirse en esta actividad.
  • Número de personas presentes: Cuántas personas están en línea en la actividad.
Detalles

Configurar salas virtuales

  • Sala virtual: Debe marcar esta casilla si su actividad se realiza en línea.
  • Portada de la sala: Puede cargar una imagen de portada de la sala.
  • Réplica de sesión: Si desea replicar la configuración de una actividad, haga click aquí para obtener más información.
  • Etiqueta de estado de la sala: Cada sala mostrará una etiqueta de estado en su esquina superior izquierda.
  • Modo de video de sala: Haga click aquí para ver nuestros modos de video de sala.
Dependiendo del modo de video de la sala seleccionado, algunos de los campos que se describen a continuación variarán.

Configurar salas virtuales

  • Anfitrión de la sala: aquí debe definir quién será el anfitrión de la sala. Haga click aquí para conocer el permiso del anfitrión de la sala.
  • Grabación de la sala: debe marcar esta casilla si desea que se registre su actividad. Click aquí para más información.
  • Número de presentadores: cuántos presentadores le gustaría tener en la sala. El número máximo de oradores será 17.
  • Transcripción de voz a texto: la transcripción se generará automáticamente en el idioma de su preferencia. Podrá seleccionar el idioma del habla y un idioma de la opción de traducción. Click aquí para más información.
  • Interpretación de audio: puede agregar canales de interpretación de audio para permitir la interpretación simultánea de idiomas.
  • Sesión de seguimiento: si desea enviar a sus espectadores a la sesión de seguimiento.
  • Solicite comentarios al salir: si la actividad tiene un formulario de comentarios, se mostrará una ventana emergente al salir de la sesión. Click aquí para más información.

Política de acceso

Defina si desea que los participantes puedan unirse a las actividades antes de la hora de inicio y después de la hora de finalización.

  1. Únase a las sesiones antes de comenzar

Si selecciona No, los participantes no podrán unirse a una actividad antes de la hora de inicio programada.

Si desea que los participantes puedan unirse a una sala antes de que comience la actividad, se le dará la opción de decidir si deben poder unirse 5, 15, 30 minutos o 1 hora antes de la hora de inicio de la actividad.

Únase a las sesiones antes de comenzar
  1. Unirse a las sesiones después de finalizar
Unirse a las sesiones después de finalizar

Si selecciona No, los participantes no podrán unirse a las actividades después de la hora de finalización programada.

Si desea que los participantes puedan unirse a las salas después de que finalicen las actividades, seleccione .

Si desea configurar una política de acceso diferente para cada actividad, también puede hacerlo. Haga click aquí para más información. 

Interacciones

  • Inscripción automática: Todos los participantes al evento serán inscritos automáticamente en la actividad.
  • Posición resaltada: La tapa de la sala aparecerá más grande en el Virtual Lobby.
  • Notificaciones de interacciones: Las notificaciones (preguntas, encuestas, comentarios) de esta actividad aparecerán en Alertas.
  • Visible para los participantes: Si está habilitado, todas las actividades serán visibles para los participantes. Si está deshabilitado, solo los administradores verán la actividad invisible y habrá una etiqueta que dice Invisible para que los administradores sepan que la actividad es invisible para todos los demás.
  • Bloqueo de inscripción: Las operaciones de inscripción se bloquearán y los participantes ya no podrán registrarse en esta actividad.
  • Levantar la mano: Al habilitar esta función, los participantes podrán hacer click en el icono Levantar la mano durante esta sesión. Si desea activar esta función para la sala de trabajo creada dentro de la sesión, haga click aquí para saber cómo hacerlo.
  • Ocultar chat: Ocultará la pestaña Chat en esta actividad en el Virtual Lobby.
Si se activa la opción Ocultar el chat, el chat público que los usuarios utilizan para comunicarse entre sí va a desaparecer, pero el chat privado seguirá estando disponible en la sala para los oradores, los administradores, el personal, y el anfitrión de la sala.
  • Ocultar encuesta: Ocultará la pestaña Sondeo en esta actividad en el Virtual Lobby.
  • Ocultar preguntas: Ocultará la pestaña Preguntas en esta actividad en el Virtual Lobby.
  • Ocultar personas: La pestaña Personas se ocultará a los usuarios de esta sala. Los administradores y oradores aún podrán ver la pestaña
  • Ocultar archivos: Ocultará la pestaña Archivos en esta actividad en el Virtual Lobby.
  • Ocultar salas de discusión: Ocultará la pestaña Salas de discusión dentro de la actividad.
Interacciones

Contenido: oradores, patrocinadores, archivos, rastreo y etiquetas.

  1. Para asociar actividades a los oradores, consulte este artículo
  2. Para asociar actividades a patrocinadores, consulte este artículo.
  3. Para insertar archivos en las actividades, haga click aquí. 
  4. Para crear rastros de contenido usando rastreo (tracks), consulte este artículo.
  5. Para crear cadenas entre actividades, consulte este artículo.
  6. Para crear salas de discusión, consulta este artículo.

¿Puedo retrasar las actividades?

¡Si! Para retrasar una actividad, presione Editar > seleccione la actividad que desea retrasar y presione Retrasar actividad > confirme haciendo click en Retraso.

Tenga cuidado al retrasar actividades, ya que retrasa las otras actividades.

¿Cómo puedo definir en qué orden aparecerán mis actividades para los participantes?

Nuestra agenda respeta el orden alfabético y numérico. Entonces, si necesita determinar una secuencia específica, puede hacer uso de las siguientes opciones:

  1. Orden numérico: coloque un número delante del nombre de la actividad, como 1) Nombre de la actividad; 2) Nombre de la actividad; 3) Nombre de la actividad.
  2. Orden alfabético: coloque una letra delante del nombre de la actividad, como A) Nombre de la actividad; B) Nombre de la actividad; C) Nombre de la actividad;
  3. Orden temporal: registre las actividades con horarios secuenciales para determinar su orden, como 08:00:01; 08:00:02; 08:00:03

¿Cómo crear horarios para diferentes audiencias dentro del mismo evento?

Si desea tener diferentes horarios para diferentes audiencias, puede vincular listas de personas a actividades. De esta manera, solo los que están en la lista pueden ver la actividad y suscribirse a ella.

Alternativamente, puede crear actividades con restricciones y bloques de elección, eche un vistazo a este artículo para obtener más información.

¿Cómo guardo las actividades del calendario como un archivo PDF?

Para guardar actividades en formato PDF, también puede agregar una sección de Agenda a su sitio web y, mientras visualiza el sitio web en el navegador en una PC, seleccione CTRL + P en el teclado o en la Mac, ⌘ + P y seleccione la impresora de destino como Guardar como PDF y presione Guardar.

Solo será posible agregar una sección de sitio web para extraer la Agenda en PDF si hay una herramienta de sitio web en el paquete comprado con InEvent.

¿Cómo comprobar si la agenda de los participantes está llena?

Vaya a Configuración > Herramientas > desplácese hacia abajo hasta la sección Extra y habilite hojas de Excel con actividades.

Hojas de cálculo con actividades

Descarga el informe del participante. En el informe, busque la columna "fillSchedule". Las opciones de llenado son "0" y "1", donde "0" significa que la agenda aún no está llena y "1" que la agenda está llena.

¿Cómo puedo inscribir a los participantes en las actividades?

Existen numerosas posibilidades para registrar a los participantes en sus actividades. Consulte este artículo para conocer todas las posibilidades.

¿Puedo enviar un mensaje push solo a los participantes inscritos en una actividad específica?

¡Si! Haga click aquí para aprender cómo.

¿Cómo puedo eliminar actividades?

Si desea eliminar una o más actividades, simplemente puede seguir los siguientes pasos. Tenga en cuenta que verá un mensaje emergente diferente para confirmar la acción dependiendo de la actividad (si tiene grabación o no).

Actividades sin grabación

  1. Vaya a Agenda > Actividades > presione Editar
  2. Seleccione las actividades que desea eliminar y presione Remover
  3. Presione Remover una vez más en el mensaje emergente.
  4. Click en Fin.
¿Cómo puedo eliminar actividades?

Actividades con grabación

  1. Vaya a Agenda > Actividades > presione Editar
  2. Seleccione las actividades que desea eliminar y presione Remover
  3. Escriba en el campo correspondiente: ELIMINAR ACTIVIDAD Y GRABACIONES (DELETE ACTIVITY AND RECORDINGS).
  4. Presione Borrar para confirmar la acción > presione Fin.
Actividades con grabación

¿Puedo extraer un informe?

¡Si! Para extraer un informe de todas sus actividades, presione Editar y verá un botón exportar en la parte superior izquierda. Haga click en él y debería recibir un correo electrónico con el informe.

¿Puedo extraer un informe?


¿Cómo lo hicimos?