Réunions : instructions pour les organisateurs d'événements

Il est essentiel de rencontrer des personnes pour mener des affaires sur place lors des événements parrainés. En plus de la fonctionnalité de mise en réseau, vous pouvez organiser des réunions en utilisant notre système de réservation en libre-service. Vous pouvez demander plus d'informations, ajouter votre boîte de réception, confirmer ou refuser une réunion, ajouter des options d'enregistrement et attribuer des formulaires d'enquête automatiques.

Comment puis-je activer le fonctionnement des réunions ?

Sélectionnez Réglages > Outils > Modifier et faites défiler jusqu'à la section Registration InEvent, et activez la fonction Réunions.

Si vous souhaitez que les participants puissent programmer eux-mêmes des réunions, vous devez activer le Networking et vous assurer que le verrouillage des profils est désactivé.

En activant le Networking, la liste des participants présents à votre événement sera affichée sur la page principale du Virtual Lobby et les participants pourront décider avec qui ils souhaitent se rencontrer. Cliquez ici pour plus d'informations sur le Networking.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce que devraient être les réglages de votre Virtual Lobby :

Organiser des réunions

Deux options s'offrent à vous lorsqu'il s'agit de planifier des réunions 1x1 :

  • Les participants peuvent décider avec qui et quand ils souhaitent se rencontrer en programmant des réunions via le Virtual Lobby.
  • Les organisateurs d'événements peuvent réserver les réunions de tous les participants dans le backend.

Réunions programmées par les participants

Pour définir les créneaux de réunions qui seront affichés dans le Virtual Lobby pour les participants, allez dans Agenda > Réunions > et cliquez sur le bouton Réglages dans le coin supérieur droit.

Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de définir l'heure de début et de fin par défaut des créneaux de réunion, ainsi que leur durée par défaut.

Cela affectera les créneaux de réunion affichés à tous les participants qui tentent de réserver des réunions 1x1, comme indiqué ci-dessous :

Pour plus d'informations sur les réunions programmées par les participants, consultez cet article.

Réunions programmées par les organisateurs d'événements

Si vous, l'organisateur de l'événement, souhaitez réserver les réunions de tous les participants dans le backend, suivez les étapes énumérées ci-dessous :

Créer un lieu de réunion

Pour pouvoir programmer des réunions, vous devez d'abord créer un lieu pour tenir votre réunion en allant dans Agenda > Lieux > +Nouveau lieu > Créer.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la FAQ sur les lieux de réunion.

Créer des créneaux horaires de réunion
Vous devez créer des créneaux de réunion dans la plate-forme uniquement si vous, l'organisateur de l'événement, souhaitez réserver toutes les réunions entre les participants. Si vous souhaitez que les participants eux-mêmes réservent leurs propres réunions dans le Virtual Lobby, il n'est pas nécessaire de créer des créneaux horaires dans le backend, il suffit de suivre les étapes énumérées dans la section précédente.

Pour créer des créneaux horaires de réunion, accédez à Agenda > Réunions > Sélectionnez un participant > +Ajouter un emplacement.

Si vous ne voyez pas le bouton +Ajouter un emplacement, cela signifie que vous n'avez pas sélectionné de participant dans la colonne de gauche.

Ensuite, sélectionnez le lieu que vous avez créé, une date de début et de fin (ainsi que les heures) pour toute la période dans laquelle vos créneaux de réunion se situeront, et la durée (en minutes) de chaque créneau de réunion individuel, puis cliquez sur Créer.

Vous pouvez également ajouter des créneaux en masse en appuyant sur l'icône + en haut à gauche.

Comment puis-je créer une rencontre entre les participants ?

Naviguez vers Agenda > Réunions > utilisez le filtre pour rechercher un participant, puis sélectionnez l'hôte de la réunion, en vous assurant qu'avant cette étape vous avez créé des créneaux horaires de réunion.

Assurez-vous que vous êtes dans la vue Afficher les réunions en tant qu'hôte, en sélectionnant l'icône ci-dessous.

Sélectionnez le participant

Les réunions sont créées par participant. Il est donc nécessaire de sélectionner d'abord un des participants pour les étapes restantes. Lorsqu'il s'agit de trouver des participants, l'utilisation d'étiquettes peut vous aider. Veuillez cliquer ici pour savoir comment créer et attacher des étiquettes.

Sous la boîte de recherche, sélectionnez le tag par lequel vous souhaitez filtrer. Pour effacer le filtre, sélectionnez l'étiquette Tout.

Vous pouvez également utiliser la boîte de recherche. Vous pouvez également rechercher le titre d'une personne, le nom de son entreprise ou une partie de son nom.

Vous devez choisir qui accueillera la réunion (choisir un participant) et ensuite choisir l'un des créneaux vacants. Pour ce faire, cliquez sur Modifier, puis sur le bouton bleu Planifier la réunion.

Maintenant, vous devez sélectionner la deuxième personne que vous souhaitez ajouter à la réunion.

Matchmaking

L'option de jumelage vous permettra de programmer automatiquement des rencontres, en tenant compte des restrictions et des labels.

Pour ce faire, accédez à Agenda > Réunions > utilisez le filtre pour rechercher un participant, puis sélectionnez l'hôte de la réunion, en vous assurant qu'avant cette étape, vous avez créé des créneaux horaires de réunion.

Assurez-vous que vous êtes dans la vue Afficher les réunions en tant qu'hôte et cliquez sur Auto-correspondance automatique en haut à droite de la page.

Si vous ne voyez pas le bouton Auto-correspondance, cela signifie que vous n'avez pas encore créé de créneau de rencontre.

Sélectionnez la case Étiquettes du candidats et choisissez les balises avec lesquelles vous souhaitez correspondre, puis répétez l'opération dans la case Exclure les étiquettes avec les balises avec lesquelles vous ne souhaitez pas correspondre > Aperçu > Correspondance.

Lorsque vous lancez un matchmaking et que vous ne trouvez aucune correspondance, le message d'erreur suivant s'affiche : Aucune personne éligible pour le matchmaking. Dans ce cas, vérifiez à nouveau les emplacements créés et les tags associés.
Outre la fonction de réunion, nous proposons également une autre option de mise en réseau qui attribue de manière aléatoire des rencontres 1x1 dans le Virtual Lobby : le Speed Networking.
Liste d'attente

Une fois le correspondance automatique effectué, les participants qui correspondent à votre enquête, mais qui n'ont pas pu être affectés aux créneaux disponibles, seront placés sur la liste d'attente. Vous pouvez consulter cette liste avant la combinaison ou après en cliquant sur le bouton Afficher la liste d'attente.

Utiliser des feuilles de calcul pour fixer vos réunions

Vous avez également la possibilité d'utiliser des feuilles de calcul pour organiser les réunions de votre événement. Pour l'utiliser, cliquez sur le bouton Modifier (en haut à droite de l'écran) > Importer > Télécharger le fichier de démonstration et remplissez la feuille de calcul avec les emails des participants, le lieu, la date de début, la durée et la capacité de la réunion.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de feuille de calcul lors de la mise en place de votre événement et de vos activités virtuelles, consultez cet article.
Comment puis-je créer une contrainte ou une restriction de réunion pour un hôte ?

Accédez à Agenda > Réunions pour créer une restriction de réunion (une contrainte qui interdit à l'organisateur de tenir des réunions à certains moments), sélectionnez un organisateur de réunion et, dans la barre d'outils, sélectionnez l'icône Restrictions.

Cliquez sur +Ajouter une restriction située en haut à droite de la page.

Sélectionnez une date et une heure de début et de fin pour la restriction et sélectionnez Créer.

Par défaut, le fait d'être inscrit à des activités fonctionnera également comme une contrainte. Par exemple, si des participants sont inscrits à une activité qui commence à 15 heures et se termine à 16 heures, ils ne seront pas disponibles pour des réunions pendant cette période. Si vous souhaitez changer cela, vous devez activer la programmation simultanée sous Réglages > Outils. Ainsi, les participants pourront s'inscrire à des activités et à des réunions qui se déroulent simultanément et choisir celle à laquelle ils souhaitent assister.
Comment puis-je échanger des horaires de réunion ?

Pour ce faire, accédez à Agenda > Réunions > utilisez le filtre pour rechercher un participant, puis sélectionnez l'hôte de la réunion, en vous assurant qu'avant cette étape, vous avez créé des créneaux horaires de réunion.

Assurez-vous que vous êtes dans l'icône Afficher les réunions en tant qu'hôte > Modifier > Réunion d'échange.

Sélectionnez l'icône Planifier une réunion à côté de l'heure à laquelle vous souhaitez reprogrammer la réunion.

Comment puis-je supprimer une réunion ?

Accédez à Agenda > Réunions et filtrez ou recherchez un hôte ou un invité > sélectionnez le participant > sélectionnez l'icône Afficher les réunions en tant qu'hôte ou Afficher les réunions en tant qu'invité.

Appuyez sur Modifier > sélectionnez la réunion que vous souhaitez supprimer > appuyez sur Retirer la sélection.

Comment puis-je supprimer toutes les réunions d'hôtes ou d'invités prévues ?

Accédez à Agenda > Réunions et filtrez ou recherchez un hôte ou un invité > sélectionnez le participant > sélectionnez l'icône Afficher les réunions en tant qu'hôte ou Afficher les réunions en tant qu'invité.

Sélectionnez l'option Modifier > Supprimer toutes les réunions. Tapez Supprimer réunions dans la case de confirmation et sélectionnez Supprimer.

Comment puis-je supprimer toutes les réunions d'un même lieu ?

Naviguez vers Agenda > Réunions > Modifier > Supprimer les emplacements par catégorie de place> sélectionnez le lieu que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant > Supprimer.

Comment puis-je libérer toutes les places de réunion d'un hôte ou d'un invité ?

Accédez à Agenda > Réunions et filtrez ou recherchez un organisateur ou un invité > sélectionnez le participant > sélectionnez l'icône Afficher les réunions en tant qu'hôte ou Afficher les réunions en tant qu'invité.

Sélectionnez l'icône Modifier > appuyez sur Effacer toutes les réunions.

Comment puis-je afficher ou projeter les heures de réunion sur un téléviseur ou un projecteur ?

Naviguez jusqu'à Agenda > Réunions et sélectionnez l'icône de la télévision. Une nouvelle fenêtre apparaîtra, que vous pourrez utiliser pour projeter les heures de réunion sur une télévision ou un projecteur.

Comment puis-je créer un formulaire d'évaluation ?

Naviguez vers Agenda > Réunions > sélectionnez l'icône Mégaphone > +Ajouter une question.

Entrez les questions en cliquant sur le bouton + Ajouter une question. Vous pouvez également surveiller à l'écran le nombre d'évaluations auxquelles vous avez déjà répondu et le nombre restant, en tenant compte du nombre total de participants.

Comment puis-je vérifier le rapport des réunions ?

Pour vérifier les analytiques des réunions qui ont eu lieu, vous pouvez aller dans Analytics> Rapports du Virtual Lobby. Et à la Performance en direct, au nom de la colonne, vous pouvez voir le numéro de la salle de réunion.

Capture d'écran du rapport sur les réunions

En cliquant sur le bouton bleu à l'extrême droite, vous pouvez trouver plus de détails tels que les participants, le temps passé dans la salle, etc.

réunions détaillées

Si vous souhaitez extraire une feuille de données Excel de ces rapports, il vous suffit de cliquer sur Modifier > Rapport.

Comment puis-je notifier les participants de leurs réunions ?

Automatiquement

Les participants recevront une notification dans le Virtual Lobby indiquant que quelqu'un leur a envoyé une invitation à une réunion. En outre, ils peuvent également recevoir un courriel de réunion, comme celui affiché ci-dessous :

courriel confirmant la réunion

Par défaut, le courriel de réunion sera activé, ce qui signifie que les deux personnes (la personne qui invite et l'invité) recevront un e-mail comme celui affiché ci-dessus.

Si le courriel de réunion est activé, chaque réunion consommera deux crédits de courriel puisque les deux participants recevront un e-mail de confirmation avec les détails de la réunion.

Si vous ne voulez pas que les participants reçoivent cet e-mail, vous devez aller dans Réglages > Outils > appuyez sur Modifier > faites défiler jusqu'à la section Contrôle > et assurez-vous que la case correspondant est décochée.

outils pour désactiver le courriel de Réunion

Cliquez ici pour plus d'informations sur les notifications des réunions.

Envoyez un fichier .ics joint à l'e-mail de confirmation de la réunion

Comme pour l'e-mail de réunion, le fichier .ics est également activé par défaut dans l'e-mail de confirmation de la réunion. Si vous souhaitez le désactiver, allez dans Réglages > Outils > Registration > décochez la case pour le fichier .ics sur l'e-mail de confirmation de la réunion.

capture d'écran de l'outil de confirmation des fichiers ics par courriel

Manuellement

Si vous avez programmé les réunions dans le backend ou si vous avez permis aux participants de se programmer eux-mêmes dans le Virtual Lobby, dans tous les cas, vous pouvez envoyer des e-mails avec leurs tables de réunion individuelles. C'est très simple et facile :

lien dynamique > événement > réunion
  • Et le participant recevra un courriel avec un tableau de réunion ressemblant à ceci :

table de réunion dans l'email

Instructions pour les participants

Si vous êtes un participant et que vous souhaitez savoir comment obtenir des informations sur vos réunions, comment répondre à des enquêtes de satisfaction sur vos 1x1 et bien plus encore, cliquez ici.


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