Virtual Lobby

Virtual Lobby es una herramienta que permite que sus eventos ocurran virtualmente. Un entorno en línea que puede transmitir desde un gran evento de networking, una sola sesión o incluso varias sesiones simultáneas de conversaciones individuales.

Con esta herramienta, es posible ver las sesiones en las que te has registrado o estás interesado, cambiar de sala, participar en un grupo de chat, o incluso una conversación particular, con solo hacer click en el nombre del participante que elijas.

Averigua qué salas o actividades están disponibles, así como presentaciones, contenidos y personas que se encuentran en el mismo entorno que tú.

Especificaciones

  • Anfitrión: Un anfitrión por habitación. Pueden agregar, eliminar y otorgar acceso a la presentación a los presentadores y también a él mismo.
  • Presentador: Hasta 17 por sala, con capacidad de compartir pantalla, audio y video.
  • Participantes: Hasta 100.000 desde el Virtual Lobby o desde el enlace de transmisión en vivo integrado.

Recursos disponibles

  • Compartir pantalla: Comparta su pantalla actual con soporte de imágenes.
  • Control de micrófono: Defina qué oradores e invitados pueden hablar durante su panel o sesiones en vivo.
  • Networking: Haga click en un participante para comenzar una conversación cara a cara.
  • Chat grupal: Cree una sala de chat interactiva con mensajes en vivo de los participantes.
  • Análisis (todas las métricas): Genere informes con sesiones de video en vivo, audiencia, ancho de banda y más.
  • Uso compartido de archivos: Comparta materiales que se pueden ver y descargar.
  • Transmisión en vivo: Transmita sus sesiones en vivo a su sitio web.
  • Anuncios de patrocinio: Agregue anuncios en forma de imagen para sus patrocinadores, dentro de las sesiones.

¿Cómo configuro mi evento en línea?

Su evento debe estar configurado como Publicado, Público, Visible y en línea

Cuando se establece en Online / Virtual, se generará automáticamente un enlace para acceder y ver el Virtual Lobby:

También puede acceder al vestíbulo virtual haciendo click en Evento > Vestíbulo virtual > Vista previa

Screenshot of how to access the Lobby. Event > Virtual Lobby > Preview

¿Cómo configuro mis preferencias de lobby virtual?

Para hacerlo, haga click en Evento > Virtual Lobby En esta página, podrá cargar una imagen de fondo, seleccionar el diseño que le gustaría usar, habilitar o deshabilitar Redes, Encuestas y Archivos, entre otras opciones..

Gif showing the Virtual Lobby page in the backend

¿Cómo selecciono el diseño que me gustaría usar?

Verá una barra desplegable con los dos tipos de diseño del Lobby.

Screenshot of the layout options: Classic and Neo
  1. El diseño clásico.
  2. El diseño Neo.

Haga click aquí para conocer la diferencia entre estos dos diseños.

¿Como puedo configurar el esquema de la tarjeta de bienvenida?

Si ha seleccionado el diseño clásico, no verá esta opción.

Cuando utilice el diseño de Neo, podrá configurar la disposición de la tarjeta de bienvenida. Debería ver dos opciones:

Screenshot of how to set up the welcome card disposition
  1. Contenido superpuesto (Overlay Contents): Si selecciona esta opción, el suministro de noticias y la descripción general se superpondrán a la portada del evento.
Screenshot of overlay content
  1. Mostrar contenido (Display Contents): Si selecciona esta opción, el suministro de noticias no se superpondrá al video y la descripción general aparece justo debajo de la portada del evento.
Screenshot of the display content option

¿Cómo configuro el tipo de diseño de actividad?

Si ha seleccionado el diseño clásico, no verá esta opción.

Para seleccionar el tamaño y el estilo de la tapa de la actividad, debe hacer click en la barra desplegable debajo de Tipo de diseño de la actividad.

Haga click aquí para obtener más información al respecto.

Política de acceso

Defina si desea que los participantes puedan unirse a las actividades antes de la hora de inicio y después de la hora de finalización.

Únase a las sesiones antes de comenzar

Si selecciona No, los participantes no podrán unirse a las actividades antes de la hora de inicio programada.

Si desea que los participantes puedan unirse a la sala antes de que comiencen todas las actividades, se le dará la opción de decidir si deben poder unirse 5, 15 o 30 minutos antes de la hora de inicio de la actividad.

Unirse a las sesiones después de finalizadas

Si selecciona No, los participantes no podrán unirse a las actividades después de la hora de finalización programada.

Si desea que los participantes puedan unirse a las salas después de que finalicen las actividades, seleccione .

Si desea configurar una política de acceso diferente para cada actividad, también puede hacerlo. Haga click aquí para más información. 

¿Cómo configuro la tarjeta de bienvenida?

En Interfaz, tendrá dos opciones de tipos de cobertura.

Si selecciona Portada del evento predeterminada, la imagen de portada que actualizó en la página de detalles del evento también se refleja en la portada del Lobby.

El texto que aparecerá en el lado derecho de la tarjeta de bienvenida en el lobby es la descripción general agregada en la página de detalles del evento.

Es importante recordar que para que la portada de bienvenida aparezca en el vestíbulo, deberá asegurarse de que Ocultar bienvenida no esté habilitado en la configuración del vestíbulo virtual.

¿Cómo agrego un video como portada de un evento?

Para agregar un video como portada de un evento, seleccione Portada del video e inserte un enlace de Youtube en el espacio negro que sigue a https://www.youtube.com/watch?v=

Así es como se verá su tarjeta de bienvenida del Virtual Lobby:

¿Cómo cambio el estilo de fuente del vestíbulo virtual?

Podrá elegir el estilo de fuente de su preferencia en Estilo de fuente.

Configuración del Virtual Lobby

En configuración, puede habilitar o deshabilitar las siguientes funciones:

Screenshot of virtual lobby settings

  • Feed: Si lo habilitas, el Virtual Lobby mostrará una serie de contenido, anulando la información del evento.
  • Networking: Si lo habilita, el Virtual Lobby mostrará la lista de participantes que están en línea en su evento
  • Comentarios: Si lo habilitas, el Virtual Lobby permitirá que se envíen comentarios durante las actividades. Debería ver una pestaña de Chat dentro de la sala si comentarios está habilitado.
  • Encuestas: Si lo habilita, el Virtual Lobby permitirá que se creen y respondan encuestas en vivo y cuestionarios dinámicos durante las actividades. Debería ver una pestaña de Encuestas dentro de la salas si las encuestas estan habilitadas.
  • Bloqueo de perfil: Si lo habilitas, estarás restringiendo el acceso a los datos personales como redes y edición de perfiles.
  • Bloqueo de correo electrónico: Si lo habilita, bloqueará el correo electrónico de los participantes durante el registro y las interacciones.
  • Ocultar bienvenida: Si lo habilitas, la tarjeta de bienvenida estará oculta por lo que no tendrás una tarjeta con descripción y portada en la parte superior de tu Lobby Virtual.
  • Ocultar logotipo de patrocinador: Si lo habilita, los logotipos de los patrocinadores no se mostrarán en el lado izquierdo de los títulos de sus actividades en el Lobby virtual.
  • Colapsar el área de networking: Si la habilita, networking y salas de grupo deberían agrupar en la barra superior en lugar de aparecer en la parte inferior del lado derecho de la pantalla.

¿Cómo cambio la imagen de fondo?

Si desea tener una imagen como fondo en lugar de un color simple, presione Editar y haga click en la barra roja para cargar la imagen que desee. Presione Fin para guardar los cambios.

¿Cómo decido qué proveedor de WebRTC utilizaré?

WebRTC es un proyecto gratuito de código abierto que proporciona a los navegadores web y aplicaciones móviles comunicación en tiempo real a través de interfaces de programación de aplicaciones simples. Permite que la comunicación de audio y video funcione dentro de las páginas web al permitir la comunicación directa entre pares.

Tendrás dos proveedores de video disponibles en el Lobby Virtual: Agora.io y Tokbox.

Agora.io

Recomendado para eventos en Asia, América Latina, África y otros lugares.

Tokbox

Recomendado para eventos en los Estados Unidos y Europa que desean cumplir con la GDPR y la SOC 2. No recomendado para Asia, América Latina y otros lugares.

Para que aparezca esta opción, haga click en Configuración > Herramientas > desplácese hacia abajo hasta la sección EXTRA y asegúrese de que Usar Tokbox esté habilitado.

Tokbox todavía es una version Beta, lo que significa que no podemos garantizar que su conexión funcione perfectamente en todas las regiones.

Configurar actividades en línea

Para configurar sus actividades, vaya a Agenda > Actividades > seleccione la actividad y haga click en Editar (arriba a la derecha). La pestaña Detalles contiene la configuración de su actividad, incluida la posibilidad de convertirla en una sala virtual.

Patrocinadores y Publicidad

Puede habilitar anuncios de patrocinadores dentro de una sesión. Los agregados aparecerán en la esquina superior derecha si está usando el diseño clásico y en la parte inferior izquierda si está usando el diseño Neo.

Si agrega varios anuncios, estos se alternarán, según la preferencia que haya establecido; menos importante / importante / más importante.

Haga click aquí para aprender cómo agregar patrocinadores y crear anuncios.

¿Cómo cambio los colores del Lobby Virtual?

Puede personalizar los colores de su entorno virtual según sus preferencias.

Para hacerlo, en el menú empresa presione Compañía > Detalles.

Puede cambiar el "Color de fondo", el "Color de la barra" y el "Color principal" utilizando el código hexadecimal del color que desee.

Análisis del Virtual Lobby

Aquí podrá encontrar los informes del lobby virtual, incluyendo cuántas vistas han recibido sus sesiones, quién ha visto sus sesiones, cuánto tiempo pasó cada asistente en sus sesiones.

Para ver más sobre el lobby virtual, haga click aquí

¿Cómo poner a disposición de los participantes el acceso a la plataforma virtual?

  1. Mediante formulario de registro

Si su evento tiene un formulario para registrar participantes, podrá acceder al Lobby Virtual después de completar el registro.

  1. A través del sitio web

Puede agregar una sección Mi cuenta al sitio web para que los participantes puedan acceder al lobby a través de su sitio web.

  1. Mediante correo electrónico

Recomendamos agregar el enlace del Virtual Lobby al correo electrónico de confirmación.

Para obtener más información sobre cómo los participantes y oradores pueden acceder al Virtual Lobby, haga click aquí: Virtual Lobby: ¿Cómo pueden los participantes y oradores acceder al evento?

¿Cómo puedo invitar a oradores a participar en una actividad?

Para aclarar sus dudas, consulte este documento.

¿Cómo puedo crear un área entre bastidores para mis oradores y presentadores?

Puede crear un área oculta entre bastidores para que sus oradores y anfitriones vengan y se preparen o hablen antes de que comience la sesión.

Usando listas personalizadas puede crear una sala que sólo será visible para las personas en la lista. Para obtener más información, haga clic aquí

¿Puedo expulsar a alguien del Virtual Lobby?

Sí, haga click aquí para saber cómo expulsar un participante.


¿Cómo lo hicimos?