Détails de l'événement

Cette page d'information initiale est généralement le premier contact du participant ou de l'invité avec l'événement lui-même et il est important que toutes les informations soient disponibles et claires pour eux.

Cet article a pour but de vous expliquer toutes les options de paramétrage disponibles sur la page des détails de l'événement.

Comment accéder à la page des détails de l'événement ?

Pour configurer les informations initiales de votre événement et celles qui constitueront le premier contact et la première expérience du participant via l'application, le site Web ou le Virtual Lobby, cliquez sur Réglages > Outils > Modifier > faites défiler la page jusqu'à la section InEvent Start et activez la fonction Détails.

Allez ensuite sur Événement > Détails. Appuyez sur Modifier pour commencer à apporter des modifications aux détails de votre événement.

Image de couverture

Cette image peut être visualisée par le participant sur l'application, le site web et le formulaire d'inscription. L'image doit être de la taille exacte de 1700x630 (px par px) et 5MB pour les GIFs. Appuyez sur l'icône du dossier rouge pour choisir une image à télécharger.

Date et heure de l'événement

• Début de l'événement : date et heure du début de l'événement
• Fin de l'événement : date et heure de fin de l'événement

• Début de l'inscription : permet de configurer le moment où le participant peut s'inscrire et interagir avec l'application ou d'autres outils de la plate-forme, sous la forme d'un formulaire de demande.
• Fin de l'inscription : permet de configurer le moment où le participant ne peut plus s'inscrire et interagir avec l'application ou d'autres outils de la plate-forme.
• Fin d'accès à l'événement : date à laquelle le participant ne pourra plus accéder à l'événement. Dans ce cas, il reviendra à la page principale.

Nom de l'événement

Vous pouvez modifier le nom initial de votre événement. Vous pouvez également ajouter des traductions manuelles ou automatiques pour le nom de votre événement. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Ajouter traduction, une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Sélectionnez une langue dans la liste déroulante Sélectionner une langue pour la traduction et cliquez sur Ajouter traduction pour ajouter la langue. Saisissez votre traduction manuelle ou cliquez simplement sur le bouton Générer en vert pour générer automatiquement une traduction dans la langue souhaitée. Sauvegardez ensuite vos modifications.

Les participants pourront voir les traductions linguistiques ajoutées sur le site web de l'événement en cliquant sur le menu déroulant de langue et en sélectionnant l'option de langue ajoutée.

Adresse de l'événement:

Modifiez ou saisissez l'adresse de votre événement, votre géolocalisation ou le nom de l'espace où il aura lieu entre parenthèses. Le site web effectuera une recherche automatique via Google Maps et ajoutera l'emplacement.

Virtual Lobby

Si vous avez sélectionné le mode Virtuel/en ligne comme mode d'événement, vous verrez le champ Virtual Lobby contenant un lien vers le Virtual Lobby de l'événement.

Code de l'entreprise et de l'événement

Ce champ contient deux codes à 5 chiffres :

• Le code de l'entreprise (Company code): Requis pour la connexion initiale à l'application.

• Le code de l'événement (Event code): L'identifiant automatiquement attribué à l'événement lors de sa création.

Confidentialité de l'événement (public / privé)

Cette fonction est utilisée pour déterminer si l'événement est accessible au public ou s'il doit être accessible uniquement aux participants inscrits sur votre liste. Lorsque vous sélectionnez Privé, seuls les participants figurant sur la liste peuvent se joindre à l'événement en saisissant un mot de passe d'accès, ce qui rend l'événement exclusif aux invités.

1. Privé : En cliquant sur l'événement, il est nécessaire d'entrer un mot de passe à 4 chiffres pour y accéder via l'application et le formulaire d'inscription. Ceci vaut pour l'ensemble de l'événement et est considéré comme un niveau de sécurité secondaire.

1. Publique : Aucun mot de passe n'est nécessaire pour cliquer sur l'événement.

Mode d'événement : En personne/en ligne:

1. Hybride : dispose d'une adresse physique mais aussi de sessions en ligne. En choisissant cette option, il sera possible d'écrire l'adresse de l'événement et celle-ci sera située sur la carte. Le lien du Virtual Lobby sera également disponible
2. En ligne/ Virtual Lobby : n'a pas d'adresse physique et les sessions en ligne se déroulent dans le Virtual Lobby.
3. En personne : dispose d'une adresse physique. En choisissant cette option, il sera possible d'écrire l'adresse de l'événement et celle-ci sera située sur la carte.

Description générale

Une description de l'événement lui-même, sans limite de caractères.

Surnom de l'événement

Vous pouvez créer une URL plus unique en modifiant le surnom de vos événements; cliquez simplement sur le texte à modifier.

Réseaux sociaux

Ajoutez des informations sur les réseaux sociaux comme une page Facebook publique, Instagram (hashtag), Twitter (profil et hashtag) et un flux RSS. Pour plus d'informations sur les liens avec les médias sociaux, cliquez ici.

Capacité de l'événement

• Capacité de l'événement : Le nombre de participants qui peuvent être inscrits à l'événement.
• Capacité d'invitées : Le nombre de participants qui peuvent s'inscrire à l'événement via la liste d'invitations.

Invités autorisés par inscription

Définissez le nombre d'invités que chaque participant peut amener à l'événement.

Pour activer cette option, allez dans Réglages > Outils, cliquez sur Modifier puis faites défiler jusqu'à Contrôle, cochez la case Formulaire d'Invité pour permettre à cette option d'être visible sur la page de détails.

Statut de l'événement : Publier votre événement

Définissez si l'événement sera publié ou s'il restera à l'état de brouillon. L'événement doit être en mode publié pour que les participants soient inscrits à votre événement et puissent commencer à communiquer par courriel.

1. Publié : Apparaissant dans la liste des événements de l'application, il est possible de déclencher des courriels, de pousser des messages et d'inscrire des participants.
2. Brouillon : Il est uniquement possible d'insérer du contenu et de créer la règle de communication.

Recherche : Visible / Invisible

Définissez si l'événement doit être visible ou non dans les résultats de recherche sur l'application mobile et le répertoire d'événements, en d'autres termes, il déterminera si l'événement peut être visualisé et accessible.

1. Visible : Tout le monde peut voir l'événement après avoir téléchargé l'application depuis les magasins, même s'il n'est pas connecté à l'application.

1. Invisible : Après s'être connecté à l'application, seuls les participants inscrits à l'événement pourront le voir.

Devise

Définissez la devise de l'événement

Fuseau horaire

Sélectionnez le fuseau horaire en fonction de l'emplacement de l'événement.

Langue Principale

La langue principale détermine la langue dans laquelle la plate-forme de l'arrière-plan et la structure de base de l'événement seront rédigées. Elles peuvent être prédéterminées par l'administrateur ou définies par le dispositif de l'utilisateur.

Sélecteur de langue du site web

Vous pouvez améliorer l'accessibilité de votre événement en permettant à vos participants de sélectionner la langue dans laquelle le contenu de la page web est affiché.

Pour activer le menu déroulant des langues sur votre site web, veillez à définir la langue principale sur Défini par l'utilisateur, comme indiqué ci-dessous.

Selon le modèle que vous choisissez, voici à quoi ressemble le menu déroulant des langues.

Langue du contenu

Celle-ci, différente de la langue principale, définit la langue utilisée pour le contenu de l'événement. Elles peuvent être définies par l'appareil, et de nombreuses autres langues également.

En cliquant sur Afficher les traductions, vous pourrez visualiser et supprimer les traductions que vous avez ajoutées à la plateforme, comme indiqué ci-dessous :

Pour plus d'informations à ce sujet, consultez la rubrique Aide à la traduction multilingue.

Page principale

Page qui s'ouvre chaque fois que vous cliquez sur cet événement dans la liste des événements de l'entreprise.

Page de Contenu

C'est la page où votre participant atterrira lorsqu'il accédera à l'événement pour la première fois après avoir soumis le formulaire d'inscription.

Cliquez ici pour plus d'informations sur chaque option de page de contenu.

Page d'achat

Configurez la page vers laquelle vos participants seront redirigés après avoir acheté des billets.

Les achats de billets ont deux issues : Succès et Erreur. En fonction de ces résultats, vous pouvez configurer la page sur laquelle les participants seront redirigés après le processus d'achat de billets.

Une fois que les demandeurs ont rempli le formulaire d'achat et cliqué sur Commander, ils verront le bouton Voir mes billets. Une fois qu'ils auront cliqué sur ce bouton, ils seront redirigés vers la page de succès ou d'erreur en fonction du résultat de l'achat.

• Succès : Choisissez une page vers laquelle votre participant sera redirigé après l'achat d'un billet et l'approbation du paiement. Les options disponibles sont Mes billets, Virtual Lobby, Virtual Lobby - Activités, Virtual Lobby - Exposants, Virtual Lobby - Réunions, Virtual Lobby - Sponsors, Lecteur de cartes, Mon compte, Mon agenda, Mon appli, Mes événements, Mes fichiers, Formulaires, Site web ou Page personnalisée.

• Erreur : Choisissez une page vers laquelle votre participant sera redirigé lorsqu'un billet a été acheté mais que le paiement n'a pas encore été approuvé. Les options disponibles sont Mes billets, Site web et Page personnalisée.

Lieu

Sélectionnez un lieu répertorié dans les détails de la société. Pour plus d'informations cliquez ici

Organisé par

Sélectionnez l'organisateur responsable de l'événement (la personne doit être inscrite dans la liste des participants en tant qu'administrateur).

Champs

Cette section n'apparaît que si des champs personnalisés ont été ajoutés au niveau de l'entreprise. Pour en savoir plus, reportez-vous à l'article Champs personnalisés pour les événements.

Lien de la FAQ

Les pages de questions fréquemment posées (FAQ) aident votre entreprise à répondre aux besoins de votre public plus rapidement et de manière plus appropriée. Si vous avez une page FAQ, vous pouvez ajouter le lien dans ce champ. La page FAQ sera affichée sur le centre des participants dans le Virtual Lobby.

Lien du site Internet

Ici, ajoutez le lien de votre site web. Ce lien sera affiché dans l'onglet Événement de l'application mobile et aussi en cliquant sur l'icône de votre entreprise dans le Virtual Lobby.

Condition générales d'utilisation

Ajoutez le lien vers vos conditions générales d'utilisation.Ce lien sera affiché sur le formulaire d'inscription.

Cliquez ici pour de plus amples informations sur les conditions d'utilisation.

Adresse virtuelle

Ajoutez un nom de lieu à votre événement virtuel / en ligne. Il apparaîtra sur votre site Web en fonction du modèle que vous utilisez.

Information Wi-fi

Décrivez le nom et le mot de passe du point d'accès Internet de votre événement.

Informations de contact

Vous pouvez saisir les informations de contact sans limite de caractères.

Créé par

Cela indique quel administrateur a créé l'événement et la date et l'heure de création de l'événement.

CSS personnalisé

L'outil CSS vous permet de modifier vos pages web. Le CSS est un langage et donc mieux utilisé par les développeurs, mais dans cette FAQ, nous vous montrerons un exemple de la façon dont vous pouvez ajouter des images de fond à vos pages web. Cliquez ici pour en savoir plus à ce sujet.

ID Facebook Pixel

Ajoutez l'ID de votre identifiant de pixel Facebook. Pour voir plus d'informations sur l'identifiant de pixel Facebook cliquez ici

ID Google Analytics

Entrez ici le lien correspondant à votre ID Analytics; ces informations analyseront la structure par défaut du site Web ou de la page de destination par défaut utilisée par projet. N'oubliez pas que toute la configuration de l'AG doit être effectuée au préalable. Pour voir plus d'informations sur Google Analytics Cliquez ici

Twitter Events Manager

Saisissez ici votre Twitter Events Manager ID, qui vous permet de gérer votre Twitter Website Tag et de configurer des événements de conversion pour indiquer à leur système les actions que vous souhaitez suivre. Cliquez ici pour plus d'informations.

LinkedIn Insight Tag

Saisissez ici votre ID partenaire pour suivre les conversions et obtenir des informations sur votre public. Pour plus d'informations, veuillez consulter cet article.

ID tag Intercom

Si vous disposez d'un support de chat par intercom pour parler à vos clients, vous pouvez désormais ajouter la fenêtre contextuelle de support de chat à vos événements du Virtual Lobby. Cliquez ici pour savoir comment procéder.

Domaine personnalisé

Permet d'accéder à un site externe comme s'il s'agissait de son propre domaine. Pour plus d'informations, cliquez ici.

Courriel personnalisé

Vous pouvez ajouter une adresse électronique et un nom personnalisés à votre événement.

• Courriel personnalisé : Les courriels envoyés pour cet événement proviendront de cette adresse une fois le DNS enregistré.
• Nom de courriel personnalisé : Les courriels envoyés pour cet événement seront envoyés avec ce nom une fois que le DNS est enregistré.

Pour plus d'informations, cliquez ici.

Réponse à l'email

Pour ajouter une adresse e-mail de réponse à votre événement, appuyez sur Modifier et ajoutez le courriel souhaité dans le champ Réponse à l'email. Appuyez sur Fin pour enregistrer les modifications.

Envoyer un message

Dans le coin supérieur gauche de la page, vous devriez voir un bouton permettant d'envoyer des notifications push à tous les participants simultanément. Cette fonction n'est disponible que si vous n'êtes pas en train de Modifier.

Vous pouvez également programmer l'envoi du message à une certaine heure et date. Pour en savoir plus sur la planification des messages, cliquez ici

Télécharger le rapport complet d'un événement

InEvent propose un rapport complet sur votre événement qui centralise les informations provenant de plusieurs modules d'événements. Cette feuille de calcul contient :

• La liste de tous les participants et leurs coordonnées
• Toutes les activités auxquelles ils ont participé
• Toutes les salles des sponsors qu'ils ont visitées
• Tous les commentaires qu'ils ont faits
• Toutes les questions qu'ils ont posées
• Tous les sondages auxquels ils ont répondu
• Tous les fichiers qu'ils ont téléchargés

1. Pour générer ce rapport, cliquez sur Modifier et appuyez sur Rapport dans le coin supérieur gauche de la page.
2. Deux fenêtres pop-up apparaîtront alors, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez trouver votre feuille de calcul dans votre e-mail ou vous pouvez appuyer sur Télécharger et vous serez dirigé vers le centre de rapport, où vous trouverez tous les rapports extraits.