Gestion des participants

Cet article a pour but de vous aider à gérer la liste des participants à votre événement. Vous serez en mesure de modifier en masse, de filtrer, de rechercher et de modifier toutes leurs informations.

Si vous avez besoin d'aide sur la façon d'ajouter des participants, cliquez ici.

Comment modifier manuellement les informations d'un participant ?

Détails du profil

Pour voir les informations sur les participants, allez sur Personnes > Participants dans la plateforme d'InEvent. Sur cette page, vous verrez toutes les personnes qui se sont inscrites à votre événement et tous les détails de leur profil.

Si les informations d'un participant doivent être modifiées, y compris son mot de passe, suivez les étapes ci-dessous. Juste après cette séquence de commandes ci-dessous, un écran apparaîtra sur le côté droit, avec les informations du participant en question que les administrateurs de l'événement peuvent modifier. Faites défiler l'écran vers le bas pour voir d'autres champs à modifier dans le menu de droite d'un participant :

Liste des participants
Les courriels des participants ne peuvent pas être modifiés. Dans le cas où vous avez activé l'accès au nom d'utilisateur, le nom d'utilisateur ne sera pas modifiable.

Sous la photo de profil des participants, qui peut être ajoutée par eux-mêmes sur la page Mon compte, vous verrez quelques boutons :

Boutons des participants
Permission

Il existe 6 types de permission pour un participant à l'événement. Pour en savoir plus sur les différentes permissions, cliquez ici, et pour modifier la permission d'un participant, cliquez ici.

Message

En cliquant sur Message, vous pouvez envoyer une notification push à ce participant spécifique. Cliquez ici pour plus d'informations.

Détails

En cliquant sur Détails, vous accéderez à une nouvelle fenêtre contenant les détails de ce participant, ce qui vous permettra de suivre les interactions liées à ce compte.

Détails des participants

Sur cette page, vous pourrez également voir les activités auxquelles ce participant s'est inscrit ainsi que les sondages auxquels il a répondu, et les listes auxquelles il a été ajouté.

Coupon

Les informations concernant les codes QR, les vols, la navette, etc. peuvent être consultées en cliquant sur le coupon du participant. Accédez à cet article pour plus d'informations.

Note

Cliquez sur le bouton Note si vous souhaitez saisir des notes importantes sur les participants à l'événement et les consulter quand vous le souhaitez. Cliquez ici pour en savoir plus.

Courriel

En cliquant sur le bouton Courriel, vous enverrez à nouveau l'e-mail de confirmation à ce participant spécifique. Après avoir cliqué sur le bouton, vous verrez apparaître une fenêtre contextuelle vous demandant si vous êtes sûr de vouloir renvoyer l'e-mail à cette personne. Cliquez sur Ok pour le confirmer.

Fenêtre pop-up de l'e-mail de confirmation

Cliquez ici pour plus d'informations sur l'e-mail de confirmation.

En appuyant sur le bouton Lien magique, le lien sera copié afin que vous puissiez le coller et le renvoyer à l'invité. Cliquez ici pour plus d'informations sur le lien magique.

Informations supplémentaires

Sur la page des participants, d'autres colonnes contiennent des informations que vous pouvez facilement vérifier en utilisant la barre de défilement à droite :

GIF montrant les informations supplémentaires sur vos participants

Les premières colonnes contiennent les informations insérées lors de l'ajout des participants à l'événement, telles que le nom, le rôle, la société, l'adresse électronique, etc. Les autres affichent les informations suivantes :

Les informations supplémentaires sur les participants
  • RSVP : Il affiche les personnes qui ont confirmé leur présence à l'événement en répondant au formulaire RSVP.
  • Privé : Le participant ne sera pas visible pour les interactions.
  • Présent : Il indique si les utilisateurs ont participé à au moins une activité en ligne ou se sont présentés à un événement en personne.
  • Imprimé : Il indique si les participants ont fait imprimer leur badge pour l'accréditation.
  • Téléchargé : Il indique qui a téléchargé l'application.
  • Dispositif : Il indique si l'utilisateur a téléchargé l'application en utilisant un appareil Android ou IOS.
  • Origine : Il en existe quatre types différents
  • Billet : Il indique quel billet l'utilisateur a acheté
  • Langue : Sur la base d'un modèle en cascade, la plateforme prend d'abord en compte la langue de l'utilisateur, puis l'événement, et enfin la langue de l'entreprise pour envoyer des courriels.
  • Navigateur : Il indique à partir de quel navigateur l'invité se connecte à la plateforme, comme Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, etc.
  • OS : Il indique le système d'exploitation utilisé par l'utilisateur, par exemple Windows, Macintosh, Linux, etc.
  • Tags : Il affiche les tags qui sont liés à l'invité.
  • Inscription : La date et l'heure auxquelles l'utilisateur est devenu un participant.
  • Mise à jour : Affiche la dernière mise à jour des informations sur les participants, soit par l'administrateur, soit par le participant via Mon compte.

Comment puis-je faire de l'édition en masse : activité, étiquettes et liste ?

En faisant défiler la page vers le bas, vous verrez plus de champs qui peuvent être modifiés dans le menu latéral droit d'un participant.

Vous serez en mesure de :

  • Ajouter des tags à un groupe de personnes
  • Envoyer à une liste personnalisée
  • Inscrire à une activité
  • Mettre à jour d'autres champs.
Les champs qui peuvent être mis à jour en masse sont les suivants : prénom, nom, rôle, entreprise, téléphone, langue, autorisation, e-mail de l'assistant, message, résumé, site web, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Télécharger votre photo.

Pour effectuer l'une des actions énumérées ci-dessus, cliquez sur Modifier, et sélectionnez le groupe souhaité en cochant les cases des participants correspondants.

Ensuite, choisissez l'action à effectuer (Ajouter un tag, Ajouter à l'activité, Ajouter à la liste, Mettre à jour le champ).

opération en bloc

Si vous ajoutez une étiquette aux participants, ou si vous les ajoutez à une activité ou à une liste, vous devez aller de l'avant et cliquer sur Opération groupée, puis confirmer en cliquant sur Exécuter dans la fenêtre contextuelle.

Si vous mettez à jour un champ, une fois que vous avez sélectionné le champ qui doit être modifié, vous devez définir la nouvelle valeur sous Avec la valeur.

Ensuite, cliquez sur Opération groupée, puis sur Exécuter.

Si vous souhaitez apprendre comment modifier en masse les autorisations des participants, accédez à cet article.

Tags pour les participants

Les participants peuvent également ajouter des étiquettes eux-mêmes lorsqu'ils remplissent le formulaire d'inscription.

étiquettes sur le formulaire d'inscription

Ou en allant sur Mon compte lorsque vous êtes dans le Virtual Lobby. Il suffit de cliquer sur Modifier, de choisir les balises souhaitées, puis de cliquer sur Terminé.

ajouter les étiquettes sur Mon Compte

Filtrage des participants

Cliquez ici pour savoir comment filtrer les participants.

Concours

Pour répartir les participants au hasard tout au long de l'événement, cliquez sur Choisissez aléatoire en haut à gauche. La personne choisie apparaîtra en noir sur l'écran.

Comment puis-je modifier le mot de passe d'un participant ?

Cliquez sur Modifier et entrez le nouveau mot de passe dans le champ correspondant.

N'oubliez pas que lorsque vous réinitialisez le mot de passe du participant, celui-ci ne reçoit pas de courriel de confirmation avec le nouveau mot de passe. Celui-ci doit être envoyé à l'extérieur (hors de la plate-forme).

modifier le mot de passe

Les participants peuvent également récupérer eux-mêmes leurs mots de passe. Accédez à cet article pour découvrir toutes les options disponibles.

Comment puis-je bloquer les informations personnelles des participants ?

Pour désactiver les informations, vous devez accéder aux Outils de la plateforme, faire défiler la page vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez le champ Bloc et cliquer sur Modifier

Par conséquent, nous pouvons sélectionner les informations qui seront visibles dans le profil de chaque participant, en cochant la case de chaque fonctionnalité et en confirmant dans Fin.

Pour en savoir plus, consultez l'article sur les outils de l'événement.

Comment puis-je bloquer l'interaction des participants ?

Pour bloquer les interactions entre les participants à l'événement, il suffit de les définir comme des participants Privés, ce qui signifie qu'ils deviendront invisibles pour les autres participants.

Comment définir la visibilité d'un participant
Si vous souhaitez le faire à l'aide de feuilles de calcul, devez écrire Oui dans l'espace indiqué dans la colonne de la question 'Cette personne devrait être invisible pour les autres ?'.

Cliquez ici pour savoir comment la visibilité des participants affectera leurs options de réseautage dans le Virtual Lobby.

Rapport sur les détails des participants

Pour disposer des informations sur les participants dans une feuille Excel, cliquez sur Modifier > Rapport. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton, un message apparaîtra en haut de l'écran, vous avertissant que vous recevrez le fichier contenant les données dans votre courrier électronique lorsque le processus sera terminé.

Cliquez ici pour plus d'informations sur la manière d'extraire et de visualiser les rapports.

Vous pouvez également générer un rapport complet de l'événement qui centralisera les informations provenant de plusieurs modules de l'événement, comme la liste de tous les participants et leurs données, toutes les activités auxquelles ils ont participé, toutes les salles des sponsors qu'ils ont visitées, tous les commentaires qu'ils ont faits, entre autres données. Cliquez ici pour plus d'informations.


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