Paramètres du formulaire d'inscription

Vous pouvez recueillir des données importantes sur les participants inscrits à l'événement grâce au formulaire d'inscription.

Cet article a pour but d'expliquer ce que fait chaque outil du paramétrage du formulaire d'inscription et comment ils vont, individuellement ou groupés, affecter le formulaire. En fonction des besoins de votre événement, vous pouvez l'ajuster en conséquence.

Comment puis-je modifier les paramètres de mon formulaire d'inscription ?

Vous pouvez modifier et configurer la structure de votre formulaire en allant dans Marketing > Inscription > Formulaire d'inscription > appuyez sur l'onglet Réglages. Pour activer ou désactiver les réglages, appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit et cochez ou décochez les cases correspondantes.

Les paramètres sont divisés en deux groupes :

  • Réglages généraux (General Settings)
  • Réglages des champs statiques (Static fields settings)

Réglages généraux (General Settings)

réglages du formulaire d'inscription
  1. Billets

Si vous envisagez de vendre des billets lors de votre événement, cette fonction doit être activée pour créer et gérer les billets, les ventes groupées, les lots, les paramètres de paiement et les factures. Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des billets.

  1. Remise de billets

Cette option est disponible si vous souhaitez permettre aux participants de donner leurs propres billets.

Si l'option de distribution des billets est activée, le participant doit voir, sous Mes billets, trois points à côté de son billet.

Si un participant ou un administrateur donne son seul et unique billet, il sera retiré de l'événement. Si l'obligation d'achat de billets est activée, tout participant à l'événement ne peut être présent que si un billet est lié à l'utilisateur.

  1. Formulaire RSVP

Comme cette fonction fonctionne parallèlement à l'Exigence d'invitation, les participants doivent d'abord saisir leur nom d'utilisateur ou leur adresse électronique enregistrés sur la plate-forme par l'organisateur de l'événement. Ils peuvent ensuite accéder au formulaire RSVP comme indiqué ci-dessous. Pour plus d'informations sur ce formulaire Oui ou Non, cliquez sur RSVP de vos participants.

Si le Formulaire rapide n'est pas activé, une fois que les participants auront répondu au RSVP, ils seront dirigés vers le formulaire d'inscription normal.
  1. Formulaire rapide

Tout comme le formulaire RSVP, cette fonction fonctionne parallèlement à l'Exigence d'invitation. En activant cette fonction, vous permettrez à vos invités de saisir uniquement leur nom d'utilisateur ou leur adresse électronique et de terminer automatiquement leur inscription.

  1. Formulaire d'Invité

Cette fonction permet aux participants d'amener un invité pendant l'événement. Il n'y a pas de formulaire d'inscription à remplir par les invités, leurs informations peuvent être complétées par le participant.

  1. Modification sur les formulaires

Lorsque vous activez cette fonction, elle permet de modifier les réponses aux formulaires après qu'ils ont été soumis. Cette action peut être effectuée sur Mon compte en cliquant sur le bouton Modifier.

  1. Activités sur le formulaire

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une étape supplémentaire au cours de laquelle les participants peuvent s'inscrire à des activités pendant l'inscription. Il est conseillé d'utiliser cette fonction si vous avez fixé une limite de capacité pour les activités.

Si l'activité a déjà atteint sa pleine capacité, elle sera rayée sur le formulaire d'inscription :

Et sous Mon agenda, l'activité sera affichée comme 'Non disponible' :

La fonction Activités sur le formulaire ne fonctionnera pas si les options Liste d'attente et/ou Exigence d'approbation sont activées. Assurez-vous également que la case Inscription automatique n'est pas cochée dans l'onglet Détails de l'activité.
  1. Exigence de billets

Définissez si les billets sont obligatoires pour s'inscrire à cet événement. Si les exigences en matière de billets et d'invitations sont désactivées, toute personne pourra s'inscrire à l'événement pendant les dates d'inscription valides.

Si l'exigence de billet est activée parce que vous vendez des billets, le champ du mot de passe ne peut pas être supprimé. Si vous ne voyez pas ce champ sur le formulaire d'inscription, vérifiez si le verrouillage du mot de passe est activé dans les Outils de l'événement, car il bloquera le champ du mot de passe sur les canaux pertinents tels que les formulaires, les e-mails, les sites Web ou l'application. S'il est activé, assurez-vous de le désactiver en décochant la case correspondante.
  1. Exigence d'approbation

Lorsque cette case est cochée, les administrateurs doivent approuver l'inscription des participants. Une fois que les participants ont rempli le formulaire d'inscription, ils seront placés sur une liste d'attente et devront être approuvés par l'administrateur pour devenir un participant.

Si la fonction Exigence de Billets est activée, les participants seront automatiquement approuvés une fois que leurs billets auront été achetés et validés.
  1. Exigence d'Invitation

Définissez que seuls les invités disposant d'une invitation seront autorisés à s'inscrire à l'événement. Si l'approbation manuelle est activée, les invités devront également être approuvés en plus de leur invitation.

Cliquez ici pour savoir comment ajouter des invités à la plate-forme.

En utilisant le mécanisme de la Whitelist, vous pourrez permettre à des domaines de messagerie spécifiques de contourner certaines restrictions du formulaire d'enregistrement telles que l'exigence d'invitation, l'exigence de ticket et l'exigence d'approbation. Cliquez ici pour plus d'informations.
  1. Exigence de Liste d'attente

Lorsque la fonction de liste d'attente est activée, les invités sont automatiquement ajoutés à la liste d'admission de l'événement lorsqu'elle a atteint sa pleine capacité, et leur inscription doit être approuvée manuellement par les administrateurs.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l'article sur les listes d'attente.

Réglages des champs statiques (Static field settings)

  • Verrouillage du profil : Il limitera l'accès à tous les outils contenant des données personnelles, comme la mise en réseau et la modification du profil, et supprimera par conséquent les champs Rôle et Entreprise du formulaire. Cliquez ici pour plus d'informations sur le verrouillage du profil.
  • Verrouillage du mot de passe : Le champ Mot de passe sera supprimé du formulaire d'inscription.
  • Serrure pour téléphone : Le champ Téléphone est supprimé du formulaire d'inscription.
  • Verrouillage des tags : La section Tags sera supprimée du formulaire d'inscription.
  • Verrouillage de l'image du profil : Le champ Photo de l'utilisateur sera supprimé du formulaire d'enregistrement.
  • Désactiver la confirmation du mot de passe : Le champ Confirmer le mot de passe sera supprimé du formulaire d'enregistrement ou d'achat.

Vous pouvez voir ci-dessous les champs du formulaire d'inscription qui seront affectés par ces paramètres :

Tous les réglages sont-ils compatibles les uns avec les autres ?

Non. Consultez le tableau ci-dessous pour vérifier quelle fonctionnalité fonctionne avec les autres.

Réglages

Définition

Incompatible avec

Requis avec

Billets

Gérer les lots de billets et créer un code QR pour chaque personne.

Activités sur le formulaire

Exigence d'approbation

Liste d'attente

Formulaire rapide, Formulaire RSVP

Exigence des billets

Remise des billets

Cette option doit être activée pour que les participants puissent donner leurs propres billets.

Activités sur le formulaire

Exigence d'approbation

Formulaire rapide

Formulaire RSVP

Liste d'attente

Exigence de billets

Formulaire RSVP

Créez un formulaire pratique de type « oui ou non » afin de confirmer la présence de vos participants. Il sera affiché sur la page avant que les champs du formulaire d'inscription n'apparaissent.

Exigence de billets

Exigence d'approbation

Exigence d'invitation

Formulaire rapide

Permettez aux participants de répondre à leur RSVP et terminez automatiquement leur inscription.

Activités sur le formulaire

Exigence d'invitation

Formulaire d'invité

Permettez aux participants d'amener un invité (ou plusieurs invités) à l'événement.

Définissez les paramètres du formulaire d'invité

Modifications sur le formulaire

Permettez aux participants de modifier leurs réponses d'inscription après l'envoi du formulaire.

L'onglet « Mon Compte »

Activités sur le formulaire

Ajoutez une étape supplémentaire dans le formulaire d'inscription pour que le participant puisse sélectionner les activités auxquelles il souhaite s'inscrire.

Exigence d'approbation

Exigence de billets

Formulaire rapide

Liste d'attente

Désactivez l'option « Inscription automatique » dans les détails des activités

Exigence de billet

Définissez si les billets sont obligatoires pour s'inscrire à cet événement. Si les billets et les invitations sont désactivés, toute personne pourra s'inscrire à l'événement pendant les dates d'inscription valides.

Activités sur le formulaire

Exigence d'approbation

Formulaire rapide

Formulaire RSVP

Liste d'attente

Billets

Exigence d'approbation

Définissez si les administrateurs doivent approuver l'inscription des participants pour que ceux-ci puissent accéder à l'événement.

Activités sur le formulaire

Exigence de billets

Formulaire rapide

Formulaire RSVP

Remise de billets

Exigence de Liste d'attente

Exigence d'invitation

Définissez que seuls les invités disposant d'une invitation seront autorisés à s'inscrire à l'événement. Si l'approbation manuelle est activée, les invités devront également être approuvés en plus de leur invitation.

Ajouter des invités à la page Invités

Exigence de liste d'attente

Définissez si des invités peuvent être ajoutés à la liste d'attente de l'événement lorsque celui-ci a atteint sa pleine capacité. Les invités seront automatiquement ajoutés à la liste d'admission de l'événement et pourront être approuvés par les admins.

Exigence de billets

Remise des billets

Définissez la capacité de l'événement dans les détails de l'événement

Comment puis-je ajuster les réglages en fonction des besoins de mon événement ?

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la manière d'ajuster les réglages en fonction des besoins de votre événement.

  1. Ouvert au public

Si votre événement n'est soumis à aucune restriction et qu'il est ouvert au public, vous devez désactiver toutes les exigences (approbation, invitation et billet).

  1. Formulaire privé

Si vous souhaitez restreindre l'accès au formulaire aux seules personnes possédant le code d'accès, vous devez configurer votre événement comme étant privé.

Pour ce faire, allez dans Evénement > Détails > appuyez sur Modifier et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez Confidentialité de l'événement. Ensuite, réglez-le sur Privé.

C'est ce que les gens verront lorsqu'ils essaieront d'accéder au formulaire d'inscription. Veillez à partager le code d'accès à 4 chiffres avec les personnes que vous souhaitez voir s'inscrire.

formulaire d'inscription privé
Pour saisir le mot de passe de votre événement, vous devez d'abord aller dans Outils et désactiver les fonctions Exigence de billet, Exigence d'invitation et Exigence d'approbation. Ensuite, revenez à l'onglet Détails et sélectionnez Privé pour que le champ du mot de passe apparaisse.

Cliquez ici pour plus d'informations.

  1. Liste des invitations

Si votre événement comporte une liste de participants qui n'a qu'à répondre au formulaire RSVP, vous devez alors activer l'exigence d'invitation.

Dans ce type d'événement, vous devez utiliser la fonction de liste d'invitation.

Vous pouvez utiliser les options suivantes dans ce type de format d'inscription :

- RSVP : Cliquez ici pour savoir comment activer la confirmation de RSVP.

- Listes personnalisées pour créer des formulaires d'inscription multiples : créez des questions à un groupe spécifique de participants. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Formulaires d'inscription multiples.

- Activités sur le formulaire : Vous pouvez permettre à vos participants de choisir les activités auxquelles ils souhaitent s'inscrire. Pour en savoir plus, voir Comment inscrire les participants aux activités.

- Permettre aux participants d'amener un invité : Pour en savoir plus, consultez le formulaire Invité.

  1. Seuls les participants approuvés

Si votre événement permet les inscriptions qu'après approbation, vous devrez alors activer l'exigence d'approbation.

Vous pouvez utiliser les options suivantes dans ce type de format d'inscription :

- Activités sur le formulaire : Vous pouvez permettre à vos participants de choisir les activités auxquelles ils souhaitent s'inscrire. Pour en savoir plus, consultez la section Comment inscrire les participants aux activités.

- Autoriser les participants à amener un invité : Pour en savoir plus, voir le formulaire Invité.

- Exigence de Liste d'attente : Si la capacité de votre événement a atteint son maximum, vous pouvez activer cette fonction et toutes les personnes qui tenteront de s'inscrire par la suite seront inscrites sur la liste d'attente.

Dans ce type d'événement, vous pouvez laisser votre formulaire d'inscription à la disposition de toutes les personnes intéressées.

Si vous avez une liste spécifique de participants qui sera analysée, vous devrez activer la fonction de liste d'invitation.

  1. Utilisation de Billets

Si vos participants doivent acheter un billet pour accéder à votre événement, vous devez activer l'option Exigence de Billet.

Pour ce type d'événement, vous devez créer vos billets et activer un mode de paiement (Paypal, Stripe, Wirecard, Facture...).

Vous pouvez utiliser les options suivantes dans ce type de format d'inscription :

- Listes personnalisées pour créer plusieurs formulaires d'inscription : créer des questions à un groupe spécifique de participants. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Formulaires d'inscription multiples.


Comment ça a été?