Como cadastrar / deletar participantes?

Atualizado 11/1/20 ​por Taís Hamamoto

Gerencie as principais informações dos participantes  do seu evento. Visualize a agenda de cada um, envie mensagens individuais, adicione notas e mova grupos de pessoas para listas customizadas em poucos cliques.

O que acontece se eu adicionar e-mails que não existem? 

A InEvent segue políticas internacionais para garantir as melhores soluções globalmente. Nossa política determina que qualquer campanha de envio de emails que tem uma taxa de rejeição maior que 5% é considerada abusiva, sendo automaticamente bloqueada de nossos sistemas. Sendo assim, caso seja cadastrado na plataforma uma quantidade de emails falsos, errados ou inexistentes superior a este limite, o envio de e-mails é bloqueado.

Adicionar participantes

Manualmente

Para inserir o novo cadastro do participante, basta clicar em “ADICIONAR PESSOAS”.

Apenas o nome e o usuário/e-mail são obrigatórios. Após o preenchimento das informações, confirmar a ação em “CRIAR”.

Inserir participantes via planilha

Faça o download da planilha padrão clicando em “Editar” > “Importar” > “Baixar arquivo padrão”. A planilha já vem com um exemplo de como preencher cada uma das colunas, sendo que obrigatoriamente devemos preencher os campos nome, usuário (quando habilitado) e email. 

Depois de preenchidas as informações, faça o upload do arquivo clicando em “Editar” > “Importar” > Selecione o arquivo>”Importar”.

CARGO E EMPRESA: se as ferramentas Crachás e Credenciamento estiverem ativadas, será necessário preencher as colunas Cargo e Empresa na planilha.
SENHA: Se o E-mail de confirmação estiver desabilitado, será necessário cadastrar uma senha na coluna PASSWORD.

Deletar participante

Para deletar o cadastro de determinado participante, devemos clicar em ”EDITAR” > “SELECIONAR O PARTICIPANTE PELO CHECKBOX” > “REMOVER”.

Alterar informação do participante

Manualmente

Clique no nome do participante e em seguida em Editar. Na janela que se abrir, você poderá qualquer informação excetuando o usuário.

Caso exista um formulário de inscrição, as informações deste formulário também poderão ser alteradas nesta janela.

Via planilha

Para atualizar os dados de participantes já inscritos, leia Sincronização de Planilhas.

Edições em massa (etiquetas, atividades, listas e campos)

Para inserir etiquetas em um grupo grande de pessoas ou transferir participantes para uma lista customizada ou a atividade, clique em Editar e selecione o grupo a ser movimentado. Em seguida, escolha a ação a ser realizada, clique em Executar operação em massa e confirme em Executar

Enviar mensagens individuais (Push ou E-mail)

Mande mensagens push ou e-mails personalizados de até 140 caracteres para o participante. 

Reenviar e-mail de confirmação

Dispare os e-mails de confirmação individualmente ao clicar neste botão.

Atenção: uma nova senha é gerada neste caso.  Leia E-mail de confirmação para saber mais.

Ver agenda, voucher ou notas

Agenda: Possibilita visualizar a agenda individual dos participantes. Para saber mais sobre a agenda do evento, clique em Gestão da agenda e Minha Agenda.

Voucher: Informações como QRCode, voos, translados, quartos e ingressos estão no voucher seguro individual. Para mais informações, acesse Voucher de Ingresso Digital

Notas: Caso precise adicionar qualquer comentário sobre o participante. Leia mais em Notas (Participantes).

Exportar para Salesforce

Selecione participantes para serem enviados para sua base no Salesforce. Leia mais aqui.

Como extrair um relatório?

Clique no botão EDITAR. Em seguida, clique no botão RELATÓRIO.

Ele será enviado ao seu e-mail e também ficará armazenado na central de relatórios.

Ao utilizar filtros ou pesquisas antes de extrair um relatório, você poderá criar uma versão mais concisa de dados.
Por exemplo, ao usar o filtro APP NÃO BAIXADO, você poderá visualizar e extrair somente os participantes que não realizaram o download do app, ao invés de ter que filtrar na planilha posteriormente.

Filtros e pesquisas

Clique em Filtrar para selecionar os parâmetros que serão utilizados para segmentar a sua lista de participantes. É possível inserir quantos filtros forem necessários, ao clicar no botão + Adicionar Filtro. Após selecionar os critérios de busca, clique em Fechar.

Clique em Pesquisar para fazer buscas em sua lista de participantes (segmentada por filtros ou não). Você pode buscar por nome, cargo, empresa, respostas do formulário ou ingressos ou realizar buscas genéricas.

Dúvidas frequentes

  1. Como alterar senha de participante?

Veja Como recuperar minha senha?.

  1. Como desabilitar e-mail de confirmação?

Leia E-mail de confirmação / automáticos.

  1. Posso fazer upload da planilha sem uma senha para os participantes?

Sim. Neste caso, a plataforma cria senhas aleatórias para cada participante que foi adicionado ao evento. Clique aqui para saber mais.

Além disso, para que dê certo é necessário que a funcionalidade de Envio de confirmação esteja habilitada no painel.

Importante: quando temos a funcionalidade “usuário” habilitada, a confirmação só será enviada caso um endereço de e-mail tenha sido atrelado a ele.
  1. Como bloquear acesso a informações pessoais de participantes?

Clique em Configurações > Ferramentas. Vá até a seção “BLOQUEIO” e clique em “EDITAR”. Selecione as informações que quer bloquear (e-mail, telefone, perfil) e clique em “FIM”.

  1. Como bloquear a interação de participantes?

Uma forma de bloquear as interações entre participantes do evento é defini-los como invisíveis (PRIVADOS”). Para isso:

  • Ao subir a planilha de participantes na plataforma, devemos marcar Yes, no espaço indicado na coluna da pergunta “Essa pessoa deve ser invisível para os outros?”. Confira imagem abaixo:
  • Via plataforma:  Clique em  “PESQUISAR” > “EDITAR” > marcar checkbox “PRIVADO”.
  1. É possível ter um login sem possuir um e-mail para registro?

Sim. Você pode usar a funcionalidade USUÁRIO, descrita neste artigo.

Importante: apenas o Administrador global consegue editar ferramentas neste nível.
  1. Como realizar sorteios na Plataforma InEvent?
    Para sortear participantes ao longo do evento, clique em "Escolher Aleatório" na lateral superior esquerda. O escolhido aparecerá em preto na tela.
  2. É possível ser notificado de novas pessoas em lista de espera em meu evento?

Sim. Para isso, o ADMIN do evento precisará ir até o seu próprio cadastro em 'Pessoas > Participantes' e clicar no seu nome para que a janela de configurações se abra ao lado direito. Desça a janela até o fim para encontrar a configuração de notificações. Marque o check-box 'Nova aplicação foi adicionada' para receber um e-mail de aviso sempre que um convidado for adicionado a Lista de Espera.

  1. É possível ser notificado de novas inscrições em meu evento?

Sim. Para isso, siga os mesmos passos da ativação de notificação de lista de espera (indicado acima). No momento de marcar o check box, escolha a opção 'Nova inscrição foi adicionada' para receber um e-mail de aviso sempre que um convidado for adicionado a Lista de Participantes.

  1. É possível ser notificado de que restam poucas vagas disponíveis em meu evento?

Sim. Para isso, siga os mesmos passos da ativação de notificação de lista de espera (indicado acima). No momento de marcar o check box, escolha a opção 'O evento está quase cheio', para receber um e-mail de aviso sempre que seu evento chegar a 90% da capacidade total. Este valor é fixo.

  1. É possível ser notificado de que meu evento atingiu a capacidade total (lotado)?

Sim. Para isso, siga os mesmos passos da ativação de notificação de lista de espera (indicado acima). No momento de marcar o check box, escolha a opção 'Evento está cheio', para receber um e-mail de aviso quando seu evento atingir a capacidade total de participantes.

  1. É possível saber quem excluiu um participante da lista do meu evento?

É possível ver essa informação pela API no endpoint audit. Saiba mais como fazer este processo no artigo sobre "Como acessar a API?".

  1. Como posso definir a forma (máscara) do usuário de cadastro?

Para saber como inserir uma máscara de conteúdo para sua lista, como um CPF para cadastro, acesse: Máscara para login/cadastro (username).